Konsistenz von Publikationen mithilfe der Buch-Funktion gewährleisten

Die Verwaltung einer aus vielen Dokumenten bestehenden Publikation als Buch mit Adobe® InDesign® hat viele Vorteile. So lassen sich beispielsweise die zahlreichen Dokumente einer Publikation leichter verfolgen, wenn Sie in einem Buch zusammengefasst sind. Das gilt insbesondere, wenn die Publikation von einer Arbeitsgruppe erstellt wird, die über ein Netzwerk verbunden ist. Darüber hinaus lässt sich über ein Buch die Konsistenz bei der Formatierung und Seitennummerierung einer Publikation leichter gewährleisten. Außerdem ist es erst durch das Zusammenfassen in einem Buch möglich, ein Inhaltsverzeichnis oder ein Stichwortverzeichnis von mehreren Dokumenten zu erstellen.

Tipp: Für Publikationen mit mehr als 16 Seiten werden normalerweise mehrere InDesign-Dokumente angelegt. Dadurch behalten die Dateien eine überschaubare Größe und das Risiko, eine ganze Publikation aufgrund einer beschädigten Datei zu verlieren, verringert sich. Eine gute Möglichkeit zur Aufteilung einer Publikation in verschiedene Dokumente besteht darin, sich an der Konfiguration der Signatur zu orientieren, die beim Drucken verwendet wird. So könnte eine 68 Seiten umfassende Zeitschrift beispielsweise in fünf InDesign-Dokumente unterteilt werden, ein 4-seitiges Dokument für das Cover und vier 16-seitige Dokumente für den Inhalt.

Vorwort

In diesem Artikel erhalten erhalten Sie zunächst einige Informationen, die Ihnen beim Einstieg in die Verwendung der Buch-Funktion für Ihre Dokumente helfen sollen. Danach wird gezeigt, wie Sie Ihre als Buch zusammengefassten InDesign-Dokumente verwalten können. Sie erfahren unter anderem, wie Sie Dokumente einer Buchdatei hinzufügen, die Seiten neu nummerieren, eine Formatquelle zuweisen oder geänderte Dokumente über ein Netzwerk aktualisieren. Am Schluss stellen wir Ihnen noch einige weitere Vorteile einer Publikation in Buchform vor und zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Buch speichern und schließen.

Planung und Vorbereitung

Obwohl Ihnen die Buch-Funktion viel Flexibilität bietet (beispielsweise können Sie Kapitel hinzufügen, verschieben oder löschen, Formate und Farbfelder anpassen und Dokumente paginieren), ist die gründliche Planung und Vorbereitung Ihrer Publikation unerlässlich. Folgende Tipps erleichtern Ihnen den Einstieg:

• Erstellen Sie alle Dokumente auf der Grundlage einer Vorlage, die Sie in der gesamten Publikation durchgängig verwenden. Die Vorlage sollte Formate, Farbfelder und Voreinstellungen enthalten. Sie können diese Einstellungen später noch ändern. Die Erstellung einer solchen Vorlage wird Ihnen jedoch viel Zeit ersparen.

• Benennen Sie Ihre InDesign-Dokumente nach einem einheitlichen Schema, sodass sie leicht zu identifizieren sind. Die Position der Dokumente kann zwar jederzeit wieder geändert werden, wenn sie an falscher Stelle eingefügt wurden, aber das Benennen Ihrer Dateien hilft Ihnen dabei, den Überblick zu bewahren. Wenn Ihre Buch-Publikation auf verschiedenen Plattformen bearbeitet wird, vermeiden Sie die Verwendung von Zeichen, die nicht mit allen Plattformen kompatibel sind, wie z. B. der Schrägstrich.

• Stellen Sie bei Arbeitsgruppen sicher, dass jeder Benutzer auf den Server zugreifen kann, auf dem die Buchdatei, die Dokumente und die zugehörigen Hilfsmaterialien gespeichert sind. Um diese Dateien auf dem Netzwerk freizugeben, wählen Sie im Formatquellen-Dokument "Bearbeiten" > "Voreinstellungen" > "Arbeitsgruppe", und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Arbeitsgruppen-Funktionalität aktivieren". Nehmen Sie die verschiedenen Einstellungen vor, und klicken Sie auf "OK".

• Wenn Ihr Dokument von einer Arbeitsgruppe gemeinsam genutzt wird, vergewissern Sie sich, dass ein Dateimanagement-System wie z. B. WebDAV (www.webdav.org) vorhanden ist. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Buchdatei mit einer älteren Version überschrieben wird.

Neues Buch erstellen

Um Ihre Publikation in einem Buch zu verwalten, müssen Sie zunächst eine neue Buchdatei erstellen. Eine geöffnete Buchdatei wird als leere Palette angezeigt, ähnlich wie eine Bibliothekspalette.

Um eine Buchdatei zu erstellen, wählen Sie zunächst "Datei" > "Neu" > "Buch". Wählen Sie im Dialogfeld "Neues Buch" den Ordner aus, in dem Sie das Buch speichern möchten. (In einer Arbeitsgruppe muss das Buch auf einem Server mit gemeinsamem Zugriff gespeichert werden.) Geben Sie als Nächstes einen Dateinamen ein (die Dateierweiterung .indb wird in Windows automatisch hinzugefügt), und klicken Sie dann auf "Speichern", um Ihre neue Buchpalette mit dem entsprechenden Namen zu öffnen (siehe folgende Abbildung).

Eine Buchdatei enthält lediglich die Pfadangaben für die Dokumente, die Sie der Buchpalette hinzufügen.

Dokumente einer Buchdatei hinzufügen

Um Ihre Publikation als Buch zu verwalten, müssen Sie zuerst die InDesign-Dokumente Ihrer geöffneten Buchpalette hinzufügen. Während dieses Vorgangs werden die Dokumentpfade in der Buchdatei aufgezeichnet. Wenn das Buch über ein Netzwerk gemeinsam genutzt wird, müssen alle zur Buchdatei gehörenden Dokumente zunächst auf den Server kopiert werden, bevor sie der Buchpalette hinzugefügt werden. Geschieht das nicht, sind die Pfadangaben inkorrekt. In diesem Falle wird ein Hinweis angezeigt, dass die Dokumente geändert wurden, und Sie müssen sie entfernen oder ersetzen.

Um die Dokumente Ihrer Publikation der geöffneten Buchdatei hinzuzufügen, können Sie sie einfach durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) in die Buchpalette importieren. Sie können auch in der Buchpalette auf die Schaltfläche "Dokumente hinzufügen" klicken oder im Popup-Menü der Buchpalette die Option "Dokument hinzufügen" auswählen. Wählen Sie im Dialogfeld "Dokumente hinzufügen" das erste Dokument aus, das Sie dem Buch hinzufügen möchten (wenn Sie die Dokumente einzeln hinzufügen möchten), oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, und klicken Sie, um alle hinzuzufügenden Dokumente auf einmal auszuwählen. Klicken Sie dann auf "Öffnen". Wiederholen Sie den Vorgang so oft, bis Sie alle InDesign-Dokumente Ihrer Publikation der Buchpalette hinzugefügt haben.

Fügen Sie alle InDesign-Dokumente, aus denen sich Ihre Publikation zusammensetzt, der Buchpalette hinzu.

Hinweis: InDesign 1.5x-Dokumente werden automatisch in Version 2.x umgewandelt, wenn sie einer Buchdatei hinzugefügt weren.

Wenn Ihre Dokumente falsch angeordnet sind, können Sie sie in der Buchpalette in die richtige Reihenfolge bringen. Um die Reihenfolge der Dokumente zu ändern, klicken Sie einfach auf die jeweiligen Dokumente, und verschieben Sie sie nach oben oder nach unten an die gewünschte Position. Das Vorgehen ist das gleiche wie beim Verschieben von Ebenen in der Ebenenpalette. InDesign passt die Seitennummerierung Ihrer Buch-Dokumente automatisch an, wenn Sie ein Dokument wie beschrieben verschieben. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass das Kontrollkästchen "Automatische Paginierung" aktiviert ist. Sie finden dieses Kontrollkästchen im Dialogfeld "Seitennummerierungsoptionen für Buch", das über das Popup-Menü der Buchpalette aufgerufen werden kann.

Formatquelle festlegen

Das Dokument, links neben dessen Dateinamen das Symbol für die Formatquelle angezeigt wird, ist als Formatquelle festgelegt. Dieses Dokument sollte die Formate und Farbfelder enthalten, die Sie im gesamten Buch verwenden möchten. Standardmäßig wird dem ersten Dokument, das Sie der Buchpalette hinzufügen, die Funktion der Formatquelle zugewiesen. Sie können aber auch ein beliebiges anderes Dokument als Formatquelle festlegen. Klicken Sie dazu einfach auf das leere Kästchen links neben dem Dateinamen des Dokuments, das Sie als Formatquelle festlegen möchten (siehe folgende Abbildung).

Die Formatquelle sollte die Formate und Farbfelder enthalten, die Sie im gesamten Buch verwenden möchten.

Buch synchronisieren

Der wesentliche Vorteil der Buch-Funktion besteht darin, dass Sie die Formate und Farbfelder aller zugehörigen Dokumente gleichzeitig oder einzeln synchronisieren können. Sie können Ihr Buch synchronisieren, wenn Dokumente geöffnet oder geschlossen sind. Allerdings werden Änderungen an geöffneten Dokumenten erst gespeichert, wenn die Dokumente gespeichert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, gegebenenfalls den Befehl "Rückgängig" zu verwenden.

Wenn ein Buch synchronisiert wird, werden die aktuellen Versionen der Formate und Farbfelder aus der Formatquelle in die anderen Dokumente des Buches kopiert. Formate und Farbfelder mit identischen Namen werden in den anderen Dokumenten durch diejenigen der Formatquelle ersetzt; Formate und Farbfelder in den Dokumenten, die nicht in der Formatquelle vorhanden sind, bleiben unberührt. Voreinstellungen, die bei geöffnetem Formatquellen-Dokument geändert werden, oder andere Eigenschaften wie beispielsweise die Dokumenteinrichtung, werden nicht von der Formatquelle in die anderen Dokumente des Buches kopiert. Daher ist es sinnvoll, alle Dokumente auf der Grundlage der gleichen Vorlage zu erstellen.

Bevor Sie Ihr Buch synchronisieren, wählen Sie im Popup-Menü der Buchpalette "Synchronisierungsoptionen". Deaktivieren Sie im Dialogfeld "Synchronisierungsoptionen" alle Kontrollkästchen für Formate, die Sie nicht von der Formatquelle in die anderen Dokumente des Buches kopieren möchten. Klicken Sie dann auf "OK" bzw. auf "Synchronisieren" (sofern anwendbar).

Sie können die Arten von Formaten festlegen, die Sie von der Formatquelle in die anderen Dokumente des Buches kopieren möchten.

Wählen Sie als Nächstes die Dokumente in der Buchpalette aus, die Sie mit dem Formatquellen-Dokument synchronisieren möchten. Wenn Sie alle Dokumente synchronisieren möchten, vergewissern Sie sich, dass keine Dokumente ausgewählt sind. Klicken Sie dazu auf die graue Fläche unterhalb der Dokumente in der Buchpalette, oder klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste (Windows) bzw. Befehlstaste (Macintosh) auf das Dokument, für das Sie die Auswahl aufheben möchten. Klicken Sie zuletzt in der Buchpalette auf die Schaltfläche "Synchronisieren", oder wählen Sie im Popup-Menü der Buchpalette die Option "Buch synchronisieren" (oder "Ausgewählte Dokumente synchronisieren"). Klicken Sie im daraufhin angezeigten Meldungsfeld, das Sie darüber informiert, dass die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen wurde, auf "OK".

Mit Dokumenten eines Buches arbeiten

Im Allgemeinen können Sie ein Dokument, das in ein Buch integriert ist, wie gewohnt bearbeiten. Sobald ein Dokument zu einem Buch gehört, sollten Sie es allerdings nur über die Buchpalette öffnen. Das gilt insbesondere dann, wenn das Dokument von einer Arbeitsgruppe gemeinsam genutzt wird.

Überprüfen Sie vor dem Öffnen eines Buch-Dokuments dessen Status. Dokumente, die auf Ihrem Computer geöffnet sind, sind mit dem Symbol "Geöffnet" gekennzeichnet, Dokumente, die verschoben, umbenannt oder gelöscht wurden, mit dem Symbol "Fehlt". Dokumente, die bei geöffneter oder geschlossener Buchpalette bearbeitet oder paginiert wurden, erhalten ein Symbol für "Geändert", und Dokumente, die derzeit auf einem anderen Computer (innerhalb einer Arbeitsgruppe) geöffnet sind, sind mit dem Symbol "Wird verwendet" gekennzeichnet.

Bevor Sie ein Dokument eines Buches öffnen, vergewissern Sie sich zunächst, dass keines der oben genannten Symbole rechts neben dessen Dateinamen in der Buchpalette angezeigt wird. Doppelklicken Sie dann einfach in der Buchpalette auf den Dateinamen des Dokuments. (Doppelklicken Sie nicht auf die Seitenzahlen, da in diesem Falle das Dialogfeld "Seitennummerierungsoptionen für Dokument" geöffnet wird.)

Um ein Dokument aus dem Buch zu entfernen, wählen Sie es in der Buchpalette aus, und klicken Sie dann in der Buchpalette auf die Schaltfläche "Dokument löschen", oder wählen Sie im Popup-Menü der Buchpalette die Option "Dokument löschen" aus. Das betreffende Dokument wird dadurch nicht von der Festplatte gelöscht. Da Sie den Löschvorgang in InDesign jedoch nicht noch einmal bestätigen müssen, sollten Sie mit dieser Option sorgsam umgehen.

Um ein Dokument durch eine neuere Version zu ersetzen, wählen Sie es in der Buchpalette aus, und wählen Sie dann "Dokument ersetzen". Wählen Sie das neue Dokument aus, und klicken Sie auf "Öffnen".

Sie können den Speicherort (die Position) der Dokumente Ihres Buches anzeigen, bevor Sie diese ersetzen.

Weitere Vorteile

Ein weiterer Vorteil des Zusammenfassens von Dokumenten in einem Buch besteht darin, dass Sie einzelne Dokumente oder das gesamte Buch drucken, verpacken, in eine PDF-Datei exportieren oder einen Preflight durchführen können - und das alles von der Buchpalette aus. Um ein Buch (oder ein zugehöriges Dokument) zu drucken, klicken Sie einfach in der Buchpalette auf die Schaltfläche "Drucken", oder wählen Sie im Popup-Menü der Palette die Option "Buch drucken" (oder "Ausgewählte Dokumente drucken"). Um ein Buch zu verpacken oder einen Preflight durchzuführen, wählen Sie im Popup-Menü der Buchpalette den Befehl "Buch verpacken" oder "Preflight für Buch". Um ein Dokument (oder die gesamte Publikation) in ein PDF-Dokument zu exportieren, wählen Sie das Dokument aus (oder vergewissern Sie sich, dass keine Dokumente ausgewählt sind), und wählen Sie dann im Popup-Menü der Buchpalette "Ausgewählte Dokumente in PDF exportieren" oder "Buch in PDF exportieren".

Buchdatei speichern und schließen

Die Dokumente eines Buches werden zwar genauso gespeichert und geschlossen wie andere Dokumente, die Buchdatei bildet jedoch eine eigenständige Einheit und muss dementsprechend behandelt werden. Um eine Buchdatei zu speichern, klicken Sie in der Buchpalette auf die Schaltfläche "Speichern", oder wählen Sie im Popup-Menü der Buchpalette die Option "Buch speichern".

Um eine Buchpalette zu schließen, klicken Sie auf das Schließfeld in der Titelleiste der Palette, oder wählen Sie im Popup-Menü der Buchpalette die Option "Buch schließen" aus. Wenn das Buch nicht gespeichert wurde, wird ein Meldungsfeld angezeigt, und Sie werden zum Speichern der Datei aufgefordert. Um eine Buchdatei wieder zu öffnen, doppelklicken Sie auf das Symbol der Datei, oder wählen Sie "Datei" > "Öffnen", wählen Sie die Buchdatei aus, und klicken Sie auf "Öffnen".

Auszug aus "Element K Journals". Copyright © 2004 Element K Journals, ein Unternehmensbereich der Element K Press LLC ("Element K"). Mit Genehmigung von Element K. Wenn Sie diese Publikation abonnieren möchten, gehen Sie zu www.elementkjournals.com.