Datenzusammenführung zur Erstellung persönlicher Dokumente
Von Terry White für das Layers Magazine
Vielleicht fragen Sie sich, was Datenzusammenführung ist. Das ist eine gute Frage, da es eine ziemlich neue Funktion in Adobe® InDesign®ist. Mit Datenzusammenführung können Sie Felder in Ihrem Dokument erstellen, die automatisch mit Text aus einer Komma-getrennten (.csv) oder einer Tabulator-getrennten (.txt) Datei gefüllt werden. Diese Dateien können auch auf Pfade zu Bildern verweisen, sodass sich sogar die Bilder ändern. Es funktioniert wie ein Seriendruck, berücksichtigt jedoch Aspekte von Grafikprofis.
In der zweiten Hälfte des Lehrgangs werfen wir einen Blick auf die „Dokumenthygiene“ für Ihre InDesign-Dateien. Auch wenn vermehrt PDF-Workflows eingesetzt werden, in einigen Fällen wird Ihr Druckunternehmen wie gewohnt die Original-InDesign-Dateien für den Druck anfordern. Das ist gar nicht so schlecht, da Adobe InDesign CS2 mehr Funktionen bietet, die sicherstellen, dass Ihre Dateien korrekt sind, bevor Sie sie in den Druck geben.
Zusammengeführte Dokumente erstellen
Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Datenquelle.
Sie können Ihre Datenquelle manuell erstellen, indem Sie die Daten in eine Textdatei eingeben. Es ist jedoch einfacher ein Programm wie Microsoft® Excel oder FileMaker Pro zu verwenden. Da Excel weit verbreitet ist, verwenden wir es in unserem Beispiel. Öffnen Sie Excel und erstellen Sie ein Dokument, das die Überschriften „Name“, „Ort“ und „Bild“ in der ersten Zeile enthält. Geben Sie in jede Spalte Ihre Daten ein. Erstellen Sie zu Beginn nur drei Datensätze, um sicherzustellen, dass es funktioniert. Geben Sie in die Spalte „Bild“ den exakten Pfad zu jedem Bild auf Ihrem Computer an. Beachten Sie dabei die Groß- und Kleinschreibung. Beispiel: Mac HD:Photos:SpaceAlien.jpg (PC: c:\Photos\SpaceAlien.jpg). Speichern Sie dann die Datei als Komma-getrennte Datei (.csv).
Geben Sie im Excel-Dokument Text in die Spalten „Name“ und „Ort“ und den Pfad zu drei Bildern ein.
Schritt 2: Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor.
Nachdem Sie nun die Datendatei erstellt haben, müssen Sie noch eine Änderung in einem Texteditor vornehmen. Öffnen Sie die Datei in TextEdit unter Mac oder mit Notepad auf einem PC. Geben Sie das @-Zeichen vor dem Wort „Bild“ ein (@Bild) und speichern Sie die Datei. In Excel ist dies nicht möglich, da es dies als Funktion interpretiert.
Öffnen Sie das Excel-Dokument und bearbeiten Sie es als reinen Text in einem Textverarbeitungsprogramm.
Schritt 3: Erstellen Sie in InDesign Text- und Bildrahmen.
Erstellen Sie ein neues InDesign-Dokument („Datei“ > „Neu“ > „Dokument“) und ziehen Sie mit dem Textwerkzeug (T) zwei Textrahmen auf (einen für die Spalte „Name“, den anderen für „Ort“). Verwenden Sie das Rechteckrahmen-Werkzeug (F), um einen Bildrahmen für das Foto, das Sie zusammenführen werden, zu erstellen.
Erstellen Sie zwei Textrahmen und einen Bildrahmen in einem neuen InDesign-Dokument.
Schritt 4: Zeigen Sie die Datenzusammenführung-Palette an.
Öffnen Sie die Datenzusammenführung-Palette (InDesign CS2: „Fenster“ > „Automatisierung“). Über diese Palette können Sie direkt die nächsten drei Schritte ausführen.
Wählen Sie „Fenster“ > „Automatisierung“ > „Datenzusammenführung“, um die Datenzusammenführung-Palette anzuzeigen.
Schritt 5: Wählen Sie Ihre CSV-Datei.
Wählen Sie aus dem Menü der Datenzusammenführung-Palette die Option „Datenquelle auswählen“. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Komma-getrennte Datei, die Sie in Schritt 1 und 2 erstellt haben, auswählen können. In der Palette sollten dann die folgenden drei Felder angezeigt werden: Name, Ort, Bild. Links neben dem Feld „Bild“ sollte ein Bild-Symbol angezeigt werden, somit können Sie sicherstellen, dass Sie das @-Zeichen erfolgreich in der Datendatei vor dem Wort „Bild“ eingefügt haben.
Wählen Sie aus dem Menü der Datenzusammenführung-Palette die Option „Datenquelle“, um das Excel-Dokument auszuwählen.
