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Implementierung einer SAM-Lösung

Inventarisierung – Abgleich der Resultate – Implementierung

Eine solide SAM-Strategie (Software Asset Management, Verwaltung des Software-Bestands) ist für Unternehmen und Regierungseinrichtungen unverzichtbar, sowohl in betrieblicher als auch in rechtlicher Hinsicht. Dabei müssen alle Mitarbeiter involviert werden, denn wenn sie die Problematik nicht nachvollziehen können, ist das Umsetzen und Aufrechterhalten der SAM-Strategie unvergleichlich schwieriger. Damit der Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung der SAM-Lösung verringert wird, sollten sie verstehen, wie wichtig die Mitarbeit jedes einzelnen bei der Einhaltung von Richtlinien ist.

Inventarisierung

Eine Bestandsaufnahme aller im Unternehmen bzw. der Regierungseinrichtung eingesetzten Software-Produkte durchzuführen, mag nach einer zeitraubenden Tätigkeit klingen. Doch mit dem richtigen Werkzeug, den richtigen Partnern sowie der Unterstützung Ihrer Mitarbeiter lässt sich diese Aufgabe ohne größeren Aufwand erledigen.

Zusätzlich zu einer Inventarliste benötigen Sie eine Aufstellung aller Software-Käufe und -Lizenzen, z. B.:

  • Lizenzvereinbarungen für Endanwender
  • Echtheitszertifikate
  • Rechnungen / Quittungen
  • Lieferscheine
  • Originalverpackungen

Ein Teil davon wird meistens von der IT-Abteilung verwaltet, andere Dokumente werden in der Buchhaltung aufbewahrt. Häufig sind aber auch einzelne Mitarbeiter befugt, Software zu erwerben. Genau darum ist die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter bei der Umsetzung der SAM-Strategie entscheidend.

Eine vollständige Inventarliste bietet zahlreiche Vorteile:

  • Sie erkennen leichter, ob Sie die richtigen Software-Produkte einsetzen.
  • Sie erfahren auf einen Blick, welche Software wirklich benötigt wird.
  • Sie erfahren, welche bisher nicht eingesetzten Produkte Sie verwenden sollten.
  • Sie erkennen illegale, unautorisierte oder unlizenzierte Software-Installationen.

Abgleich der Resultate

Sobald die Inventarlisten der Software-Installationen und zugehörigen Dokumente vollständig sind, können Sie sie gegeneinander abgleichen. Bedenken Sie, dass es sich dabei nicht um einen einfachen Abgleich von Dokumentation und Installation handelt, da der bloße Besitz einer Lizenz Sie nicht zum uneingeschränkten Gebrauch der Software berechtigt.

Die einzelnen Lizenzvereinbarungen müssen sorgfältig durchgesehen werden, um festzustellen, ob das Produkt den Vertragsbestimmungen gemäß eingesetzt wird. Die meisten Software-Lizenzen lassen nur eine eingeschränkte Nutzung zu. Die Beschränkungen betreffen oft die Anzahl der Installationen (bezogen auf Anwender, Rechner, CPUs oder Standorte); manche lassen sogar nur den Einsatz durch einzelne, namentlich benannte Anwender zu.

Beim Abgleich dieser Fakten stellen Sie schnell fest, ob Ihr Unternehmen bzw. Ihre Regierungseinrichtung für bestimmte Produkte zu viele oder zu wenige Lizenzen besitzt. Damit wissen Sie, ob Sie zusätzliche Installationen vornehmen können oder weitere Lizenzen erwerben müssen.

Implementierung

SAM ermöglicht die Einrichtung von Standards und Richtlinien für die Nutzung und damit den Schutz der Investitionen in Software.

Sobald Sie den genauen Software-Bestand Ihrer Firma oder Regierungseinrichtung kennen, können Sie Nutzungsrichtlinien einführen und Prozesse für Software-Anforderung, Beschaffung, Installation und Deinstallation definieren. Externe SAM-Fachleute bieten zuverlässige und effiziente Unterstützung bei der Implementierung einer SAM-Lösung. Es lohnt sich jedoch, schon vorab ein erstes Konzept zu entwerfen, das die individuellen Gegebenheiten Ihrer Firma oder Regierungseinrichtung berücksichtigt.

Tipps für die Implementierung einer SAM-Strategie:

  • Führen Sie regelmäßige und/oder unangekündigte Prüfungen bzgl. der Einhaltung der Lizenzbestimmungen durch.
  • Halten Sie Ihr Bestandsverzeichnis immer auf dem aktuellen Stand.
  • Bieten Sie allen neuen Mitarbeitern eine SAM-Schulung an, und führen Sie regelmäßig Auffrischungskurse für alle Mitarbeiter durch.
  • Kaufen Sie Software-Produkte nur von vertrauenswürdigen Händlern.
  • Richten Sie eine Überwachungsroutine aller Internet- und Download-Aktivitäten ein.
  • Leisten Sie technischen Support nur für genehmigte Anwendungen und Geräte.
  • Untersagen Sie die Installation neuer Software oder Hardware auf Desktops, Laptops und Servern ohne vorherige Genehmigung.
  • Deaktivieren Sie die Optionen „Ausführen“ und „Programme ändern oder entfernen“ im Start-Menü bzw. in der Software-Systemsteuerung aller Rechner.
  • Deaktivieren Sie die Funktion zum automatischen Ausführen von Programmen (Autorun) auf allen PCs mit CD-ROM-Laufwerk.
  • Geben Sie bekannt, dass jegliche unautorisierte Software oder Hardware sofort deinstalliert wird.

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter!

Eine solide SAM-Strategie ist für Unternehmen und Regierungseinrichtungen unverzichtbar, sowohl in betrieblicher als auch in rechtlicher Hinsicht. Dabei müssen alle Mitarbeiter involviert werden, denn wenn sie die Problematik nicht nachvollziehen können, ist das Umsetzen und Aufrechterhalten der SAM-Strategie unvergleichlich schwieriger. Damit der Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung der SAM-Lösung verringert wird, sollten sie verstehen, wie wichtig die Mitarbeit jedes einzelnen bei der Einhaltung von Richtlinien ist.