Die amerikanische Regierung unter Präsident Bill Clinton hat alle Behörden zur "Neuerfindung des Regierens" aufgefordert. Das Projekt zielt darauf ab, den Wasserkopf Bürokratie zu verkleinern, die Abläufe zu beschleunigen und die Qualität zu verbessern. Einige Initiativen sind bereits im Gange, zum Beispiel das Presidential Memorandum über den Gebrauch eindeutiger Sprache sowie der Paperwork Reduction Act. Sämtliche Regierungsstellen und das Militär werden darin angewiesen, Pläne zu entwickeln und umzusetzen, die die Arbeitsweise nachhaltig verbessern, zum Beispiel durch einfachere und verständlichere Dokumente und vor allem durch eine Reduzierung des Dokumentaufkommens.

So gesehen sollen alle Ebenen eine eher unternehmerische Herangehensweise beherzigen, um Steuergelder zu sparen und dem Kunden/Bürger einen besseren Service bieten zu können. Zur Erzielung der gewünschten Resultate spricht sich die Verordnung für die Verwendung neuer Informationstechnologien aus.

Die meisten Einrichtungen nahmen daraufhin ihre Arbeitsabläufe unter die Lupe, nahmen Kürzungen vor, wo sie konnten, und suchten nach Mitteln und Wegen, die Erfüllung ihrer hoheitlichen Pflichten effizienter zu gestalten. Eines brachten die Analysen immer wieder ans Tageslicht: Es gibt zu viel Papier. Die Lösung: Adobe Acrobat und Adobe Portable Document Format (PDF).

Einige wichtige Regulierungsstellen, darunter die Food and Drug Administration sowie die Federal Aviation Administration (Gesundheits- bzw. Luftfahrtbehörde), nutzen bereits Adobe PDF als Standard, teilweise aufgrund von Anordnungen, teilweise aus pragmatischen Gründen.

Der Internal Revenue Service (IRS, Steuerbehörde) stellt auf seiner Web-Site jedes Steuerformular als PDF-Datei zur Verfügung. Für das Steuerjahr 1999 hat der IRS sogar Versionen erstellt, die das Ausfüllen am Bildschirm mit Hilfe des kostenlosen Adobe Reader ermöglichen. Die fertigen Formulare können dann ausgedruckt und verschickt werden.

Damit sind sie nicht alleine: Beinahe jede Regierungseinrichtung nutzt Acrobat und Adobe PDF zur Kostensenkung, Qualitätsverbesserung und Entschlackung ehemals Papier-basierter Prozesse: die Bundesgerichte, die National Aeronautics and Space Administration (NASA), U.S. Postal Service (USPS), Centres for Disease Control and Prevention (CDC), Small Business Administration und das Census Bureau.

Die folgenden Abschnitte beschäftigen sich damit, wie drei dieser Behörden Acrobat und PDF einsetzen, um alte Probleme zu lösen und hin und wieder auch neue Möglichkeiten zu schaffen.