Estas herramientas no son de uso aislado, sino que deben utilizarse en coordinación con las necesidades particulares de su organización.
Los primeros pasos de SAM se dan con las herramientas de gestión de activos. Estas herramientas se utilizan para compilar un inventario del software instalado, licencias e información de documentación y pueden variar desde hojas de cálculo bien ejecutadas hasta bases de datos extensas.
Debido a que las licencias pueden adoptar muchas formas, el nivel de sofisticación necesario para crear un inventario puede ser complicado y con frecuencia se debe ampliar para dar soporte a funcionalidades que van más allá de simples enlaces para incluir procedimientos como la adquisición y la reasignación.
Del mismo modo, los inventarios de documentación deben dar cuenta no sólo de datos electrónicos como los EULA, contratos y correspondencia, sino también de papeleo físico como pruebas de compra, facturas y recibos de conocimiento de embarque.
Las herramientas de detección funcionan junto con las herramientas de gestión de activos. Las herramientas de detección buscan el software instalado en su ordenador y recogen datos importantes sobre éste. Después las herramientas de gestión de activos guardan esta información.
Las herramientas de detección de calidad están diseñadas para buscar software en distintas plataformas. Sin embargo, ninguna herramienta de detección es compatible con todas las plataformas, así que las organizaciones pueden necesitar distintas herramientas para crear una imagen completa del software utilizado.
Entre otras complicaciones se incluyen los ordenadores sin conexión a la red y la fiabilidad de la identificación del software (algunas aplicaciones, como los programas de mensajería instantánea, son difíciles de identificar y se deben inventariar a mano).
Las herramientas de medición son dispositivos cada vez más sofisticados utilizados para medir el uso de software. A diferencia de las herramientas de detección, éstas no detectan únicamente software, sino que también controlan e informan sobre la frecuencia de su uso e incluso pueden comparar este uso con la información de licencia para determinar el nivel de conformidad.
Sin embargo, estas herramientas están incompletas sin los análisis apropiados, que pueden ayudar a identificar el software que está instalado, pero que no se utiliza de forma activa o apropiada.
Las herramientas de gestión de licencia son, potencialmente, el tipo de herramienta más importante para la implantación de SAM. Estas herramientas realizan un seguimiento e informan sobre la necesidad de licencias en su organización mediante diversos criterios. Esta información puede utilizarse para que su organización siga cumpliendo la normativa, para garantizar un uso eficaz del software y notificar a los empleados las necesidades de software en los periodos de crecimiento.
Sin embargo, debe señalarse que el mercado de herramientas de gestión de licencias todavía se encuentra en un estado inmaduro y que la gestión de licencias manual es más apropiada para muchas organizaciones.
