Plaçons-les dans un index

Extraits traduits de “Adobe Acrobat 6: The Professional User’s Guide” par Donna L. Baker et Tom Carson.

Comment conserver une trace des documents créés par quiconque pour un projet ? La fonction Catalog Adobe® Acrobat® permet de créer un index pour une collection de documents PDF. Après avoir créé un index, la fonction Rechercher permet d'effectuer une recherche rapide et efficace.

Pour exécuter ce didacticiel, vous devez disposer d'une collection de fichiers PDF enregistrés dans un ou plusieurs répertoires. Les fichiers de ce didacticiel sont des exemples.

Créons un index.

Choisissez Options avancées > Catalog pour ouvrir la boîte de dialogue Catalog (Figure 1).

Figure 1 : Création d'un catalogue pour l'indexation dans la boîte de dialogue Catalog.

1. La boîte de dialogue Catalog permet de créer un index ou d'ouvrir un index existant en vue de le manipuler. Vous allez sélectionner Nouvel index et ouvrir ainsi la boîte de dialogue Nouvelle définition d'index (Figure 2). Vous devez attribuer un nom descriptif à l'index. Vous devez également définir les répertoires inclus et indiquer les sous-répertoires exclus si nécessaire.

   

   Figure 2 : Attribution d'un nom au fichier et sélection des répertoires pour démarrer le processus d'indexation.

2. Cliquez sur le bouton Options pour ouvrir la boîte de dialogue Ouvrir (Figure 3). Voici les options disponibles et vos choix :

   • Exclure les nombres. Vous n'allez pas effectuer cette vérification car des recherches peuvent être nécessaires, les arrêts de bus sur HWY 27, par exemple.

   • Ajouter un identifiant aux fichiers Adobe PDF créés dans Acrobat v1.0. Il n'existe pas de fichiers version 1.0. Vous n'avez donc pas besoin de vérifier cette option.

   • Ne pas signaler les documents modifiés lors des recherches. Ici la vérification peut être utile. Toute modification mineure génèrera une alerte, qui ne concerne pas nécessairement ceux qui font des recherches.

   • L'option Propriétés personnalisées permet d'ouvrir une boîte de dialogue de définition des champs de recherche avancés. Vous n'allez pas utiliser des champs avancés dans cet index.

   • Les mots éliminés de l'indexation datent de l'époque où l'espace de stockage était précieux, la vitesse de traitement était lente et les taux de transfert étaient faibles. En définissant des mots éliminés de l'indexation, vous réduirez la structure des fichiers d'un index de 15 %, mais vous ne pourrez pas rechercher les phrases contenant ces mots.

   • Les balises sont des nouveaux éléments dans le monde de la recherche, et très franchement, nous ne comprenons pas pourquoi nous devrions les privilégier par rapport aux autres méthodes.

     

     Figure 3 : La boîte de dialoge Options contient plusieurs choix possibles pour améliorer un index.

3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options. Il est maintenant temps de créer l'index.

4. Cliquez sur Créer. Vous serez invité à indiquer l'emplacement de sauvegarde du fichier. Cliquez sur Enregistrer sous. Après avoir spécifié un emplacement de sauvegarde, cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Options. Avant d'attribuer un nom et un emplacement de sauvegarde, étudiez les points suivants :

   • Placez le dossier des index sur le même disque ou le même volume de serveur que les documents (notre recommandation). Modifiez le paramètre des préférences pour définir différents emplacements de sauvegarde.

   • N'utilisez pas de caractères ANSI avec des valeurs de plus de 128 caractères ou le caractère (/) dans le nom de l'emplacement.

5. Attendez que la création de l'index soit terminée. Dans Acrobat 6.0, la création est rapide. La création a été réduite d'un tiers par rapport à Acrobat 5.0 alors qu'elle était déjà rapide. La Figure 4 représente un index finalisé.

Voilà ! Dans notre exemple, les 21 documents contenant 52 pages sont indexés.

Figure 4 : La boîte de dialogue Catalog contient des informations sur l'index finalisé.

Options relatives aux collections de documents volumineuses

Une partie des préférences a été transférée vers Edition > Préférences > Générales > (Figure 5). Vous pouvez maintenant créer des index sur des lecteurs distincts. Cela peut être important pour des collections de documents volumineuses, mais vous devez être vigilant quant à la gestion de ce transfert. Si votre index doit être utilisé sur plusieurs plateformes, vous devez forcer la compatibilité ISO 9660 pour les dossiers. La plupart des systèmes fonctionnent sous Windows dans les institutions gouvernementales et dans l'industrie. Normalement, nous ne faisons pas de vérifications. L'option Consigner est activée par défaut.

Figure 5 : Si vous traitez des collections de documents volumineuses, définissez d'autres options de préférences de catalogue.

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