Préparez rapidement un traitement par lot de filigranes

Extrait de « Adobe Acrobat 7 In the Office » par Donna Baker

Vous venez de passer des semaines à travailler sur une énorme collection de documents dans Adobe® Acrobat®. La dernière étape de votre travail consiste à protéger cette collection de documents. Vous souhaitez ajouter un filigrane indiquant « Confidentiel » sur le document. Mais que se passe-t-il si votre collection comporte des milliers de pages et des centaines de documents ? Devez-vous ouvrir manuellement chaque document, puis ajouter le filigrane à chaque document ? Pas du tout ! Cette tâche pourrait ajouter des jours de travail à votre projet.

Grâce à Acrobat 7 Professional, vous pouvez créer et appliquer une séquence de traitement par lot à tous les fichiers, qui appliquera automatiquement tous les changements dans les documents en quelques clics de souris. Tout ce qu’il vous reste à faire, c’est prendre quatre décisions avant de configurer une séquence de traitement par lot :

• quelles commandes exécuter et leurs détails ;

• quels fichiers utiliser ;

• où stocker les fichiers terminés ;

• quel format utiliser pour les fichiers terminés.

Acrobat comprend huit processus de traitement par lot par défaut, y compris certains spécifiques aux tâches habituelles telles que la suppression de pièces jointes, l’ouverture d’un certain nombre de fichiers ou l’impression de fichiers choisis. Vous pouvez également écrire facilement votre propre séquence personnalisée. Vous n’avez pas besoin d’avoir de documents ouverts dans Acrobat pour leur appliquer la séquence de traitement par lot.

Lorsque vous créez une séquence de traitement par lot, plusieurs des commandes que vous choisissez doivent être configurées, comme vous le verrez dans notre exemple. Avant de terminer la configuration de la séquence de traitement par lot, vous devez choisir les paramètres dans les différentes boîtes de dialogue pour qu’Acrobat les applique lors de l’exécution de la séquence de traitement par lot. Par exemple, Acrobat ne peut pas lire dans vos pensées et choisir les paramètres pour votre filigrane ; vous devez spécifier les détails dans la boîte de dialogue Ajouter un filigrane et un arrière-plan.

Suivez ces étapes pour configurer une séquence de traitement par lot :

1. Choisissez Options avancées > Traitement par lot pour ouvrir la boîte de dialogue Séquences à traiter.

2. Cliquez sur l’icône Créer. Une petite boîte de dialogue s’ouvre pour que vous y saisissiez le nom de la séquence ; tapez le nom et cliquez sur OK. Utilisez un nom descriptif pour la séquence. Dans notre exemple, la séquence de traitement par lot est appelée « arbitrage ».

   La boîte de dialogue Modifier la séquence - arbitrage s’ouvre.

3. Cliquez sur le bouton Commandes pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier la séquence (figure 1).

   

   Figure 1 : ajoutez et configurez des commandes pour la séquence de traitement par lot.

4. Cliquez sur une flèche pour développer la catégorie de l’action, telle que Document, dans la colonne située à gauche de la boîte de dialogue.

5. Sélectionnez une commande, puis cliquez sur Ajouter pour déplacer la commande dans la liste située à droite de la boîte de dialogue. Dans l’exemple de projet, la commande Ajouter un filigrane et un arrière-plan est sélectionnée dans la colonne de gauche et ajoutée à la liste de la colonne de droite. Si vous ajoutez plusieurs commandes, vous pouvez modifier leur ordre en cliquant sur les boutons Monter et Descendre. Vous pouvez également supprimer une action en cliquant sur Supprimer.

6. Cliquez sur la flèche située à gauche d’une commande pour afficher son contenu.

Maintenant que vous avez choisi les commandes que vous souhaitez utiliser dans la séquence de traitement par lot, vous devez spécifier les paramètres qu’Acrobat utilisera lorsque la séquence de traitement par lot sera exécutée.

Ajouter un filigrane

Dans notre exemple, nous souhaitons appliquer automatiquement un filigrane à chaque page. Nous allons créer un filigrane de texte qui sera affiché sur les pages, mais ne sera pas imprimé.

Suivez ces étapes pour configurer le filigrane :

1. Dans la boîte de dialogue Modifier la séquence, cliquez sur la commande Ajouter un filigrane et un arrière-plan dans la colonne de droite de la boîte de dialogue. Puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un filigrane et un arrière-plan.

   

   Figure 2 : vous pouvez ajouter un filigrane à chaque page d’un document en utilisant une séquence de traitement par lot.

2. Dans la zone Type de la boîte de dialogue, cliquez sur Ajouter un filigrane et désactivez l’option Afficher à l’impression.

3. Dans la zone Source de la boîte de dialogue, activez le bouton Texte. Saisissez le texte dans le champ, puis choisissez une police, une taille de police, une couleur et un alignement de paragraphe dans les listes déroulantes adéquates.

4. Dans la zone Position et aspect de la boîte de dialogue, spécifiez l’alignement du texte de la page et indiquez vos préférences pour les options Echelle, Rotation et Opacité. Dans notre projet, le texte est aligné verticalement à 12,7 mm du bas de la page et l’opacité est définie sur 20 %.

5. Observez l’aperçu de la page dans la boîte de dialogue. Si des documents sont ouverts lorsque vous créez une séquence de traitement par lot, vous verrez la première page du document dans la zone Aperçu. Au fur et à mesure que vous modifiez le filigrane, les changements s’affichent dans chaque page de document en utilisant un aperçu de traitement par lot.

6. Sélectionnez un intervalle de pages. Par défaut, l’option Toutes les pages est sélectionnée.

7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et retourner à la boîte de dialogue Modifier la séquence.

Lorsque la séquence de traitement par lot s’exécute, le même filigrane est automatiquement appliqué à chaque document.

Terminer la séquence de traitement par lot

Pour finir la séquence de traitement par lot, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Modifier la séquence. Vous retournez à la boîte de dialogue Modifier la séquence - arbitrage. Vous pouvez voir les deux commandes maintenant répertoriées dans la boîte de dialogue (figure 3).

   

   Figure 3 : la commande configurée est ajoutée la boîte de dialogue.

2. Cliquez sur le menu déroulant Exécutez les commandes, puis choisissez une option dans la liste pour exécuter la commande en fonction des besoins du projet. Pour cet exemple, choisissez l’option Sur le dossier sélectionné, puis cliquez sur Sélectionner pour sélectionner le dossier Arbitrage. Le nom du dossier est affiché dans la boîte de dialogue.

   Avant d’appliquer la séquence de traitement par lot au contenu du présent catalogue, vous souhaitez peut-être revoir l’emplacement du dossier si vous utilisez un dossier de stockage temporaire pour les nouveaux matériaux avant de les ajouter au catalogue.

3. Cliquez sur la flèche du menu déroulant Sélectionnez l’emplacement de sortie et choisissez une option pou stocker les fichiers traités. Dans ce cas, les fichiers restent dans le même dossier. Nous pouvons donc laisser l’option par défaut.

4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Modifier la séquence - arbitrage. Vous retournez à la boîte de dialogue Séquences à traiter originale. La nouvelle séquence est ajoutée à la liste (figure 4).

   

   Figure 4 : la séquence de traitement par lot terminée est disponible à l’utilisation.

5. Si vous êtes prêt à exécuter la séquence de traitement par lot, cliquez sur Exécuter dans la boîte de dialogue Séquences à traiter. Sinon, cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue. Plus tard, lorsque vous serez prêt à exécuter la séquence de traitement par lot, vous pouvez à nouveau ouvrir la boîte de dialogue Séquences à traiter, sélectionner la nouvelle séquence, puis cliquer sur Exécuter.

   Astuce : si vous souhaitez faire une distinction entre les fichiers traités et les fichiers originaux, cliquez sur Options de sortie. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir des noms personnalisés, un format de sortie (tout type de fichier pouvant être converti en PDF, tel que fichier texte, fichier Microsoft Office ou image, peut être inclus dans une séquence de traitement par lot) ou décider d’écraser un fichier existant ou non.

Extrait de « Adobe Acrobat 7 In the Office » par Donna Baker © 2005 Donna Baker. Publié par Pearson Education, Inc. et Adobe Press. Pour acheter ce livre, rendez-vous sur le site www.peachpit.com.

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