Démarrez une collection de commentaires

Extrait de « Adobe Acrobat 7 in the Office ».

Vous avez envoyé un fichier Adobe® PDF à un large groupe de collègues pour une révision. Maintenant vous devez récolter les commentaires de tous les réviseurs. Tâche décourageante ? Pas avec Adobe® Acrobat® 7.

Une fois que vos réviseurs ont terminé de commenter et d’annoter leurs copies du document, il est très facile pour eux de les renvoyer au préparateur. Une fois les commentaires renvoyés, il est également très simple de rajouter les commentaires au fichier PDF original.

Dans ce didacticiel, vous apprendrez combien il est facile de rassembler des commentaires et de les intégrer dans le fichier PDF original.

Renvoyer des commentaires

Lorsque vos réviseurs ont terminé la révision de votre fichier, ils peuvent renvoyer leurs commentaires directement depuis l’application Adobe® Reader® .

Suivez ces étapes pour renvoyer les commentaires liés à une révision dans Adobe Reader 7 :

Cliquez sur Envoyer les commentaires dans la barre d’outils de commentaires. La boîte de dialogue illustrée en Figure 1 s’ouvre.

Figure 1 : Acrobat ouvre automatiquement une boîte de dialogue de courrier électronique, complétée avec le sujet du message et le message.
La boîte de dialogue affiche le message électronique de renvoi qui est déjà adressé. Modifiez le texte si vous souhaitez ajouter votre propre message.
Cliquez sur OK pour renvoyer les commentaires. Les commentaires sont envoyés sous forme de fichier FDF (File Data Format).

Ensuite, vous intégrerez les commentaires au fichier PDF original.

Intégrer les commentaires

Vous pouvez travailler depuis Acrobat pour importer les commentaires dans un fichier PDF ouvert ou travailler directement depuis le courrier électronique renvoyé. Dans ce didacticiel, nous travaillerons depuis le client de messagerie.

Suivez ces étapes pour ouvrir un fichier et intégrer les commentaires depuis un courrier électronique :

Cliquez deux fois sur la pièce jointe du courrier électronique ; la boîte de dialogue illustrée en Figure 2 s’affiche. Acrobat reconnaît automatiquement le document comme partie d’une révision en cours de suivi.

Figure 2 : Acrobat reconnaît les documents entrants comme parties d’une révision en cours de suivi et propose plusieurs options.
Cliquez sur Oui pour ouvrir le document original et intégrer les commentaires depuis la copie. Vous pouvez également ouvrir la copie ou annuler l’importation en cliquant sur les boutons adéquats.
Une boîte de dialogue Adobe Acrobat s’ouvre et vous indique que tous les commentaires venant de la copie ont été intégrés dans le document original. Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.

Au fur et à mesure que vous recevez des réponses de vos réviseurs, vous pouvez continuer à intégrer leurs commentaires dans le document original tout en permettant aux réviseurs de garder leurs propres copies complètes avec leurs commentaires. Garder un contrôle numérique du processus vous aide à résoudre tout problème pouvant survenir lorsque vous travaillez sur papier. La collecte manuelle de commentaires provenant de différentes sources est plus délicate, et les commentaires écrits à la main sont plus sujets à oubli ou mauvaise interprétation que les commentaires dactylographiés. L’utilisation du processus de révision Acrobat est également très rapide.

Une fois les commentaires reçus et intégrés dans le document original, vous pouvez enregistrer le document en utilisant un nom différent. L’utilisation d’un nom distinct, par exemple en rajoutant la date de la révision à la fin du nom du document original, facilite le suivi de la progression d’un projet.

Au lieu d’ouvrir les fichiers de commentaires depuis la messagerie, vous pouvez également travailler directement dans Acrobat. Ouvrez le fichier, puis sélectionnez l’onglet Commentaires pour afficher le panneau Commentaires. Cliquez sur le bouton Options, et sélectionnez Importer des commentaires. Localisez le fichier de commentaires et sélectionnez-le.