Accessibilité

Mise en œuvre de services de gestion de parc logiciel (SAM)

Procédez à un inventaire, analysez les résultats et mettez en œuvre une stratégie.

La mise en œuvre d'une stratégie de gestion du parc logiciel est essentielle pour votre entreprise, sur le plan opérationnel comme sur le plan juridique. C'est pourquoi il est important d'impliquer tous vos employés dans cette démarche. La mise en oeuvre et le suivi de votre stratégie de gestion de logiciel sera facilitée si vos employés en comprennent les enjeux. L'instauration d'une culture d'entreprise intégrant la gestion du parc logiciel et dans laquelle les employés comprennent le rôle qu'ils ont à jouer pour préserver la conformité de l'établissement, vous fera gagner du temps et de l'argent.

Procédez à un inventaire

Inventoriez les logiciels utilisés sur toutes les machines de votre établissement peut paraître rebutant, mais lorsque vous utilisez les outils et partenaires appropriés, en coopération avec vos employés, cela n'a rien de rébarbatif.

Outre vos logiciels, vous devez répertorier vos titres d'achats et contrats de licence, y compris :

  • Contrats de licence des utilisateurs finals
  • Certificats d'authenticité
  • Factures
  • Bordereaux de livraison
  • Coffrets de logiciels

Vos services informatique et comptable devraient être en possession de plusieurs de ces documents.. Cependant, les logiciels étant parfois achetés par les employés, il est important que l'ensemble de votre personnel coopère sans réserve.

Un inventaire précis vous permettra de déterminer :

  • si vous utilisez les logiciels appropriés ;
  • si vous possédez des logiciels superflus ;
  • quels sont les logiciels que vous devriez utiliser ;
  • quels sont les logiciels illégaux, non autorisés ou sans licences utilisés dans votre entreprise.

Analysez les résultats

Une fois vos inventaires terminés, il vous reste à analyser les résultats. Sachez que cette tâche ne consiste pas simplement à établir des correspondances entre documentation et installation, car la possession d'une licence ne vous autorise pas à utiliser un logiciel sans aucune restriction.

Vous devez passer en revue les détails de chaque contrat de licence afin de déterminer si votre entreprise a correctement déployé le logiciel. La plupart des licences logicielles n'octroient que des droits d'utilisation limités. Des restrictions peuvent s'appliquer au nombre d'utilisateurs, d'ordinateurs, de processeurs et de sites. Certaines licences désignent même nominativement des utilisateurs spécifiques.

En examinant ces résultats, vous serez en mesure de déterminer si votre établissement a souscrit trop ou pas assez de contrats de licence et, le cas échéant, pour quels logiciels. Ces informations se révèleront extrêmement utiles et vous permettront de procéder à des installations supplémentaires si vous avez souscrit trop de contrats de licence ou vous éviteront d'être en infraction si vous n'en avez pas souscrit assez.

Mettez en œuvre une stratégie

Définissez une stratégie qui vise à protéger votre parc logiciel en établissant des standards et des consignes pour toutes les phases du cycle de vie de vos logiciels.

Après avoir analysé votre parc logiciel, il vous incombe de définir des règles d'utilisation afin de veiller à ce que les demandes d'achat, acquisitions, installations, mouvements et désinstallations de logiciels soient régis par un processus. Bien que les experts en gestion de parc logiciel constituent la ressource la plus fiable et efficace pour mettre en œuvre ce type de stratégie, certaines astuces vous aideront à réfléchir à la façon dont votre établissement peut élaborer la solution qui répond le mieux à ses besoins.

Quelques astuces pour aider votre service informatique à mettre en œuvre une stratégie de gestion du parc logiciel :

  • Procédez à des contrôles périodiques ou inopinées afin de garantir la conformité.
  • Prévoyez des inventaires réguliers.
  • Organisez une formation pour les nouveaux employés et des cours de remise à niveau pour toute l'entreprise.
  • N'achetez vos logiciels qu'auprès de revendeurs sérieux.
  • Surveillez toutes les téléchargements et autres activités Internet.
  • Ne fournissez un support technique que pour les applications et équipements approuvés.
  • Interdisez l'installation de tout nouveau composant logiciel ou matériel sur les ordinateurs de bureau, ordinateurs portables ou serveurs sans approbation préalable.
  • Désactivez les options Exécuter et Ajouter ou supprimer des programmes des menus Démarrer de tous les PC de votre entreprise.
  • Désactivez la fonction d'exécution automatique sur tous les PC équipés d'un lecteur de CD-ROM.
  • Informez vos employés que tout composant logiciel ou matériel non autorisé sera désinstallé s'il est découvert.

Impliquez tout le monde !

La mise en œuvre d'une stratégie de gestion du parc logiciel est essentielle pour votre entreprise, sur le plan opérationnel comme sur le plan juridique. C'est pourquoi il est important d'impliquer tous vos employés dans cette démarche. La mise en oeuvre et le suivi de votre stratégie de gestion de logiciel sera facilitée si vos employés en comprennent les enjeux. L'instauration d'une culture d'entreprise intégrant la gestion du parc logiciel et dans laquelle les employés comprennent le rôle qu'ils ont à jouer pour préserver la conformité de l'établissement, vous fera gagner du temps et de l'argent.