L'implementazione di un programma SAM (Software Asset Management, gestione delle risorse software) è fondamentale per gli adempimenti legali e operativi dell'organizzazione. Per questo motivo è importante coinvolgere tutti i dipendenti. Per una attuazione e manutenzione semplificate di un programma SAM è necessario comprendere tutte le problematiche coinvolte. Una cultura aziendale che comprenda i vantaggi della gestione delle risorse software e in cui i dipendenti si impegnano a mantenere conforme l'organizzazione consente di risparmiare tempo e denaro.
Con il supporto degli strumenti e dei partner adeguati e con la collaborazione dei dipendenti, fare l'inventario del software installato in ogni computer aziendale diventerà più semplice.
Oltre al software è necessario inventariare i dati relativi ad acquisti e licenze, tra cui:
Molti di questi dati sono in genere disponibili nel reparto IT e alcuni possono essere reperiti anche nel reparto contabilità. Tuttavia, il software viene talvolta acquistato dai dipendenti, pertanto è importante che l'intero staff aziendale offra la sua totale collaborazione.
Un inventario accurato fornisce le seguenti informazioni:
Dopo aver terminato gli inventari di software e documenti, è necessario confrontare i risultati. È importante sottolineare che questa operazione non equivale a una semplice associazione tra documentazione e applicazioni installate, poiché il possesso di una licenza non implica l'utilizzo illimitato del software.
È quindi necessario esaminare i dettagli di ciascun contratto di licenza per stabilire se l'azienda abbia implementato correttamente il software. Quasi tutte le licenze software concedono diritti di utilizzo limitati. Le limitazioni riguardano in genere il numero di utenti, di computer, di CPU, di postazioni e possono persino indicare i nomi degli utenti che ne fanno uso.
Questi risultati consentono di accertare se l'azienda disponga di un numero di licenze utilizzate in eccesso o in difetto e in quali postazioni. Tali informazioni sono estremamente preziose, poiché consentono di effettuare ulteriori installazioni quando si dispone di licenze non sfruttate ed evitano problemi di non conformità se il numero di licenze supera quello delle applicazioni installate.
Le soluzioni SAM consentono di proteggere le risorse software definendo gli standard e le direttive per tutte le fasi del ciclo di vita delle applicazioni software.
Una volta che si ha un quadro dettagliato della situazione all'interno dell'organizzazione, è necessario creare criteri di utilizzo che consentano di gestire con un solo processo richieste, acquisizioni, installazioni, trasferimenti e rimozioni del software. Benché gli esperti SAM rappresentino la risorsa più affidabile ed efficiente per l'implementazione di un programma SAM, alcuni suggerimenti si riveleranno utili per la creazione del programma più adatto alle vostre esigenze.
Suggerimenti per il reparto IT durante l'implementazione di un programma SAM:
È essenziale coinvolgere tutti i dipendenti.
L'implementazione di un programma SAM è fondamentale per gli adempimenti legali e operativi dell'organizzazione. Per questo motivo è importante coinvolgere tutti i dipendenti. Per una attuazione e manutenzione semplificate di un programma SAM è necessario comprendere tutte le problematiche coinvolte. Una cultura aziendale che comprenda i vantaggi della gestione delle risorse software e in cui i dipendenti si impegnano a mantenere conforme l'organizzazione consente di risparmiare tempo e denaro.
