PDFのインデックス作成

Jennifer Alspach著『Adobe Acrobat 7 for Windows and Macintosh: Visual QuickStart Guide』より抜粋

インデックス作成が面倒に感じられるかもしれません。 しかし、PDFファイルに多くの内容を詰め込んだ場合には、インデックスは必ず役に立つでしょう。 インデックスの作成は面倒な作業ではありません。 Adobe® Acrobat® 7.0には Acrobat Catalogと呼ばれる便利な機能が備えられており、これを使ってPDFファイルのインデックスを作成できます。

インデックス作成の準備

インデックスでは、インデックスを作成した時点での単語や文書の位置が追跡されるため、インデックス作成を開始する前に文書の準備を行う必要があります。 インデックスをクロスプラットフォーム環境で使用する場合、さまざまなオペレーティングシステムにおける要件も考慮する必要があります。 インデックス作成に関するすべての検討事項の詳細な説明については、このチュートリアルでは扱いませんが、Adobeの関連資料に手順や要件に関する情報が記載されています。

インデックス作成のために文書の準備を行うには：

• 文書が小さいほど検索は高速になるため、文書をセクションまたは章ごとに分割し、別々のPDFファイルにすることを検討します。

• 文書をできる限り完全な状態に仕上げます。すべてのしおりとリンクを追加し、すべてのフォームフィールドを作成し、文書のプロパティダイアログボックスの「概要」タブに情報（文書のタイトルなど）を入力します。

• インデックスをクロスプラットフォーム環境で使用する場合には、すべてのファイル名とフォルダ名がプラットフォームに応じて適切に変換されることを確認します。 安全を期すには、MS-DOSのファイル命名制限（８文字以下）に合わせてすべてのファイル名を変更します。

• インデックスを作成するすべての文書を１つのフォルダに集めます。 生成されたインデックスはこのフォルダに保存されます。 このフォルダ内でサブフォルダを使って文書を入れ子にすることができますが、インデックスの作成が完了した後も同じフォルダ階層を維持する必要があります。そうしなければ、文書を検索できなくなります。

インデックスの作成

ファイルを作成し、名前を付け、フォルダに収めたら、Acrobat Catalogを使ってインデックスを作成します。

インデックスを作成するには：

1. アドバンストメニューの「カタログ」を選択します。 カタログダイアログボックスが表示されます。

2. 「新規インデックス」ボタンをクリックします（図１）。 新規インデックスの定義ダイアログボックスが表示されます。

   

   図１：カタログダイアログボックスで、インデックスの作成や編集を行います。

3. インデックスのタイトルと説明を適切なテキストボックスに入力します。

4. 「含めるディレクトリ」および「除外するサブディレクトリ」領域の「追加」ボタンをクリックすると、インデックスに含めるフォルダを追加およびインデックスから除外するフォルダを追加ダイアログボックスが表示されます。

5. インデックスに含めるファイルを参照します。 選択したディレクトリを含めるには、「選択」をクリックするか、フォルダアイコン（Windows）または「開く」ボタン（Mac OS）をクリックして、サブディレクトリにアクセスします（図２）。

   

   図２：Macintoshでは、目的のディレクトリを選択して「選択」をクリックします。 Windowsのダイアログボックスでは、フォルダアイコンをクリックしてサブディレクトリを表示します。

   新規インデックスの定義ダイアログボックスに戻ります。 「含めるディレクトリ」リストにディレクトリ名が表示されます。 間違って選んだフォルダを削除するには、「削除」をクリックします。

6. インデックスを作成しないサブフォルダを除外するには、手順４～５を再び行いますが、その際に「除外するサブディレクトリ」リストボックスの横にある「追加」ボタンをクリックして、インデックスから除外するフォルダを追加ダイアログボックスを開きます。

7. 新規インデックスの定義ダイアログボックスの「オプション」ボタンをクリックして、インデックスのその他のオプションを設定します。

   オプションダイアログボックスが表示されます（図３）。 インデックス作成を高速化するために数値や特定の単語を除外したり、検索用にインデックスに含めるXMPフィールドや構造タグの指定などの単語オプションを設定したりできます。 指定した後、「OK」をクリックすると、新規インデックスの定義ダイアログボックスに戻ります。

   

   図３：オプションダイアログボックスを使って特定の要素を除外することで、インデックスのサイズを小さくできます。

8. 「作成」ボタンをクリックして、インデックスの作成を開始します。 インデックスファイルを保存ダイアログボックスが開きます（図４）。

   

   図４：新しいインデックスの名前を入力し、その保存先を選択します。

9. インデックスを保存する場所を選択し、ファイル名を入力して（またはデフォルトの名前を承認して）、「保存」をクリックします。

10. カタログダイアログボックスにインデックス作成の進行状況が表示されます。この進行状況は非常に遅い場合があります（図５）。 インデックスは.pdxファイルとして保存されます。

    

    図５：カタログダイアログボックスにインデックス作成の進行状況が表示されます。

11. インデックスの作成が完了したら、「閉じる」ボタンをクリックします。

インデックスの変更

コレクションに文書を追加した場合、その文書をカタログ化して、コレクションのインデックスに追加します。 同様に、文書をディレクトリから削除した場合、存在しない文書が検索の対象とならないように、インデックスから文書を削除します。

インデックス作成を高速化するために、インデックスを変更すると、古い情報と新しい情報の差分だけが既存のインデックスに追加されます。

インデックスを追加するには：

1. 詳細設定メニューの「カタログ」を選択します。 カタログダイアログボックスが表示されます。

2. 「インデックスを開く」ボタンをクリックして、変更するインデックスを開きます。 開くダイアログボックスが表示されます。

3. 開きたいインデックスを選択して、「開く」をクリックします。 インデックスの定義ダイアログボックスが表示されます。

4. 「含めるディレクトリ」リストボックスの横にある「追加」ボタンをクリックします（図６）。

   

   図６：インデックスに含めるディレクトリを選択します。

5. 表示されたダイアログボックスで、新しい文書を含むディレクトリを追加し、サブディレクトリをすべて除外します。

6. インデックスの定義ダイアログボックスで、インデックスファイルを元の名前のまま保存する場合は「保存」ボタンをクリック、ファイル名を変える場合は「別名で保存」ボタンをクリックします。

7. 「再構成」ボタンをクリックすると、新しい情報がインデックスに追加されます。

インデックスからのディレクトリの削除

インデックスからディレクトリを削除するには：

1. 詳細設定メニューの「カタログ」を選択します。 カタログダイアログボックスが表示されます。

2. 「インデックスを開く」ボタンをクリックして、変更するインデックスを開きます。 開くダイアログボックスが表示されます。

3. 開きたいインデックスを選択して、「開く」をクリックします。 インデックスの定義ダイアログボックスが表示されます。

4. 削除するディレクトリを選択して、「含めるディレクトリ」リストボックスの横にある「削除」ボタンをクリックします

5. インデックスファイルを元の名前のまま保存する場合は「保存」ボタンをクリック、ファイル名を変える場合は「別名で保存」ボタンをクリックします。

6. 「再構成」ボタンをクリックすると、情報がインデックスから削除されます。

Jennifer Alspach著『Adobe Acrobat 7 for Windows and Macintosh: Visual QuickStart Guide』より抜粋 © 2005. Pearson Education, Inc.およびAdobe Press発行 書籍の購入は www.peachpit.comでできます。