事務書類をPDFベースにすることにより、アドビ社では、従業員の時間とコストを節約し、また、さまざまな手間を減らすことができました。
こんな光景が目に浮かびませんか……出張途中で時間に追われるエグゼクティブ。やっと１時間を捻出し自分の経費報告書月報を作成し、部下の経費報告書のチェックも行なおうとする。しかし、達筆すぎて手書きの文字が読めない報告書もあれば、記入場所を間違えている新人もいる。自分の経費報告書を書こうとすると、今度は用紙を忘れてきたことに気付き、またフラストレーションがたまる。 あまりにありふれた話ではありますが、時間と労力の無駄のよい例です。従業員の時間と労力の無駄をなくすことも、アドビ社としての課題の１つです。世界中で働くアドビ社の従業員は、イントラネットを通じて100種類以上の事務書類をAdobe(R) Portable Document Format (PDF)のファイルで利用できます。営業担当者が仕入先部に経費報告書を提出する場合も、部長が購買部を通じてサプライ品を注文する場合も、従業員が人事部に休暇申請を提出する場合も、Adobe PDFファイルを使うことによ り、社内全体で書類の処理コストと手間を減らすことができます。
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アドビ社では、従業員の経費報告書のオンライン化以来、月額およそ50,000ドルのコストが削減できました。インタラクティブなAdobe PDFファイルは、エラー検出や自動計算の機能も備えています。
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ミスのない書類 当社では、
Adobe Acrobat(R) 4.0を使用してインタラクティブなオンライン書式を作成しています。どのアプリケーションで作成した文書でも一度でPDFファイルに変換でき、元の文書のデータはすべて保持されます。取り込んだ書式の各フィールドの位置の調整、テキストとフォーマットの編集、必要なグラフィックスの追加はAcrobatで行なえます。
AcrobatのJavaScript機能を使うことにより、経費報告書や出張許可書といった複雑な書類に必要な「知能」を書式に持たせることができます。データの正確な入力を支援するため、「賢い」機能を追加し、正しく入力されていない部分があればユーザに注意をうながします。また、一部の計算を自動的に行なうこともできます。
