企業のドキュメント制作部門ではPDFの活用が定着してきましたが、残念ながら部門が異なるとまだPDFが十分に活用されていないのが現状です。そこには、PDFは最終ファイルとして使用するだけ、また、Adobe Readerはドキュメントやデータを単に閲覧するもの、という認識が背景にあります。
しかし、Adobe Acrobat ProでPDFを「Adobe Readerの拡張機能を有効にする」として保存すれば、注釈を利用できるようになります。Adobe ReaderユーザーもPDFに注釈を付与することが可能になるので、多くの人がPDFを活用できるようになります。
PDFの運用は、昨今のエコの観点からのペーパーレス化の推進、不要なコピーを減らすという取り組みを強力に支援します。PDF化すればさまざまなアプリケーションのドキュメントやデータでも同じワークフローに乗せることができ、プリントアウトする必要がなくなるからです。例えば元のドキュメントをPDFに変換することで、Microsoft Word、PowerPoint、Excelなどの違いを気にせずに注釈を付けることができます。さらに、紙の文書をスキャンしてPDFに変換し、そのPDFを「Acrobatで拡張機能を有効にする」として保存すれば、Adobe Readerでチェックすることでき、今まで紙ベースでチェックしていた業務もPDFのワークフローに統合できます。
PDFを基盤としたワークフローに統合できれば、業務を管理しやすくなりますが、残念ながら一般企業ではAcrobatの良さがあまり理解されておらず、十分なポテンシャルを発揮していないのが実際です。Acrobatを導入すればすぐにできることですから、ドキュメントプロセスにPDFを活用することを是非試してみてください。また、PDFによってはファイルサイズが大きくなる場合がありますが、「注釈をデータファイルに書き出す」ことでやりとりするデータ容量は格段に小さくなり、多人数が関わる校正作業も難なくこなすことができます。
機密保持が必要な人事や経理、開発部門などであっても、Acrobatを使えば簡単にデータにセキュリティをかけることができます。WordやExcelなどでもファイルにパスワードを設定できますが、アプリケーション毎に操作感が異なります。Acrobatであれば同じ操作なので、戸惑うこともなく実にスピーディです。セキュリティをかけたPDFはパスワードがなければ開くことができませんから、経営層は無償のAdobe Readerで様々な文書を安心してチェックできるわけです。
日本ではセキュリティというと、どうしてもIT部門主導でメモリカードやPCなどのハードウェアに鍵をかける仕組みを導入することが多いようです。しかし、海外では文書ファイルやデータ自体に鍵をかけることが一般的です。ハードウェアに鍵をかけても、これが破られると中身は見放題になってしまうことを強く意識するからです。泥棒にドアを破られて、家を荒らされるようなものです。個別のデータに鍵がかかっていれば、たとえドアを破られても中身を見ることはできませんから、メモリカードやPCを紛失しても安心です。
さらにAcrobatであれば、「内容を閲覧することは可能だが、コピーや印刷ができない」という設定を行うことも可能です。例えば、契約を交わす前に技術文書の閲覧だけを許可して、コピーや印刷ができないようにすれば、相手は中身をチェックでき、契約の判断をスピーディに行えます。WordやExcel、PowerPointなどもパスワードをかけることができますが、内容の閲覧制限に関するセキュリティをかけられるだけです。パスワードをかけない文書を渡した場合、契約に至らなかった場合に情報だけが漏洩するというリスクがありますが、PDFならこれを防ぐことができます。これもAcrobatの使い勝手が良い事例の一つです。
CADデータの活用は企業にとって大きな課題です。しかし、CADソフトは種類が沢山ありすぎて、CADデータの統一は実質的に不可能です。多様なCADフォーマットを閲覧できるビューワーもありますが、導入コストがかかります。Adobe Acrobat Pro Extendedであれば、主要なCADデータをPDFに変換できますので、CADアプリケーションを持たない企画やマーケティング部門などではAdobe Readerで、ほとんどのCADデータを閲覧できます。
最近は動画コンテンツも増えてきました。ところが動画チェックは画面を見てタイムラインに沿って修正指示を入れるなど、大変な手間がかかりました。Acrobatであれば動画をPDFに取り込んで、それに注釈を入れることができますので、具体的なシーンを特定して注釈を入れることができます。Webコンテンツのチェックの場合も同様です。
つまり、Acrobatがあれば、文書はもちろん、CADデータ、動画、Webなどさまざまなアプリケーションを使ったコンテンツを運用する業務ワークフローを統合できるわけです。
AcrobatとPDFでさまざまなコンテンツの運用を同じワークローで統合すれば、コスト低減と業務効率を劇的に向上できます。
