- 万が一の災害時でも業務を継続した
- 低予算で在宅勤務環境を整えたい
- 非常時だけでなく、平常時にも役立つソリューションが欲しい
1．事業継続に向けてIT部門が考えるべき2つの観点
東日本大震災により、事業継続には2つの側面が求められることが明らかになりました。まず1つ目は、データなどの保護を目的とした物理的な「ITシステムの継続性」を担保することです。ビジネスとITが密接に関わるようになった現在、これは当然のことだといえるでしょう。
しかし、システム継続性だけでは十分ではありません。災害時には停電や自宅待機といった予期せぬ事態が起こりえるからです。どのような状況下でも業務に支障がないようにするためには、2つ目の「業務の継続性」の観点が重要となります。IT部門には交通機関の麻痺や電力不足に伴う出社制限といった制約を乗りこえられる仕組みを構築することが求められているのです。
２．予算の問題をクリアしながら、業務の継続性を高める
在宅勤務をはじめとしたテレワークの重要性はわかっていても、なかなかその導入に踏み切れない企業は少なくありません。その大きな要因の１つは、予算の問題です。バックアップシステムやコロケーションサービス、サーバルームのファシリティ強化など、多くの企業ではIT インフラをいち早く復旧・継続させることが、BCP の中心的な取り組みとなっているため、業務の継続にまで、予算が及ばないケースが多いからです。
そこで重要となるのは、「低予算で始められるソリューションを選択すること」、さらに「非常時だけでなく、平常時にも役立つソリューションを選択すること」です。この2つの観点があれば、予算の問題をクリアしながら、業務の継続性を高めることも可能です。
在宅勤務を含めたテレワークの準備を進め、同時にワークスタイルの変革を行うことは、BCP対策につながるだけでなく、生産性向上や電力消費量の削減などにもつながります。ただし、テレワークを導入するには様々な阻害要因がつきまといます。
例えば、コミュニケーションの分断もその１つです。在宅勤務環境を推進していくには、従業員がそれぞれ分散された状態でも、普段と同様にコミュニケーションがとれることが求められます。また、在宅勤務のためだけの大がかりな専用インフラを導入することなく、ユーザーが自由に活用できることも必要でしょう。もちろん、セキュアに情報をやり取りできる仕組みも重要な要件です。Adobe Acrobatは、こうした阻害要因を取り除くために、非常に有効なツールです。
１）紙ベースでの承認・確認フローをそのまま電子化できる
BCPによる業務継続や在宅勤務を実現する際に、大きなボトルネックとなるのが、紙ベースでの確認や承認フローが残っている場合です。多くの企業では、提案書や稟議書など、ちょっとした資料の確認から承認を紙ベースでやっているケースが少なくありません。ただし、これが残っている限りBCPや在宅勤務を実現することは困難です。というのも、大事な資料を参照しに、あるいは確認を行うために出社せざるを得なくなり、縛られた働き方から脱却することができなくなるからです。
この紙ベースでのやり取りを代替できるのがAdobe Acrobatです。例えば、紙ベースでの確認・承認フローを行っている場合、確認者、承認者がオフィスにいないと確認・承認ができないといった事態が生じます。こうした時にAcrobatの「承認フロー」を使えば、社員同士が文書をチェックする作業に適用したり、文章を回覧して承認かどうかを判断する回覧や承認フローも簡単に行えるため、回覧や承認作業を手軽に電子化することができるのです。
２）予算を抑えながら、BCP や在宅勤務環境を構築可能に
通常PDF を見るだけと思われているAdobe Readerですが、実はAdobe Acrobat Proで権限をつけるとコメントの書き込みや文字の追加などニーズに応じて機能を容易に拡張可能です。これにより、Adobe Readerユーザーも含めて、グループ内で様々な業務を行えるようになります。つまり、導入コストを抑えながらBCP や在宅勤務といった業務継続に備えることができるのです。加えて、直感的なユーザーインターフェースであるため、在宅勤務のために特別な製品の導入やトレーニングをする必要がない点もAcrobat ならではの大きなアドバンテージといえるでしょう。
もちろん、非常時だけでなく、平常時でも有効活用が可能です。実際、拠点間での情報共有や外出先からの情報活用など、すでに多くの企業が劇的な効果を挙げています。
３）地理的な隔たりや時差を超えて社員間のやり取りをスムーズに
社内のコミュニケーションの内、BCPや在宅勤務の実現に向けて、最も大きな障壁となるのが会議です。というのも、会議はひとつの場所に複数の担当者が集まる必要があるため、オフィスという"場所"に依存することになるからです。
こうした時に有効な解決策となるのが、オンライン上で円滑にチームでのプロジェクトを進行できる「Adobe Connect」というサービスです。Adobe Connectは、FlashベースのWeb会議用ソリューション。インターネット環境とAdobe Flash PlayerをインストールしたPCさえあれば、どこでも会議に参加可能です。また、AndroidやiOSに対応したAdobe Connect Mobileも用意されているため、スマートフォンやタブレットでも、気軽にWeb会議を行うことが可能です。
Adobe Acrobatは文書を使った「非同期コミュニケーション」に、Adobe Connectは「同期コミュニケーション」にという形で使い分けて活用すれば、地理的な隔たりや時差を超えて社員間のやり取りをスムーズに行えます。
当社では、業務継続性を確立する意味もあって、社員がいつでもどこでもオフィスと同様に業務を行える体制の構築を進めています。このため、先の東日本大震災直後から２週間、全社員を在宅勤務に切り替えましたが、大きな混乱もなく業務を継続できました。
例えば、マーケティング本部では、クリエイティブ関連ソフトウエア「Creative Suite 5.5」の発表を目前に控え、震災時にもプレゼンやデモの準備、Webページやカタログの制作が同時並行で進められていました。
突然の出社禁止の中、大量の準備作業をこなさなければならないという状況下で、大きな威力を発揮したのは、常日頃から活用している「共有レビュー」という機能。各担当者は会社のサーバーにアクセスさえできれば、いつでもどこでも制作物を閲覧して、コメントを書き込むことができます。これにより、物理的な紙の受け渡しを行わずに、オンライン上だけで、効率的に作業を進めることができました。また、PDF自体のファイルサイズが小さい上に汎用的なフォーマットであるため、自宅でもホテルでも、ある程度の通信ができれば、環境を問わず仕事を継続することができたのです。
