- 社内外でやりとりする文書すべてにセキュリティポリシーを適用するのは難しい
- ガチガチにセキュリティを固めるとユーザーの利便性が下がってしまう
- もっと簡単に情報漏えい対策を行いたい
1．外部からの脅威以上に、内部からの流出にも要注意
企業では様々な情報漏えい対策が実施されていますが、情報漏えい事件は後を絶ちません。その最大の理由は、これまでの情報セキュリティが「外部からの脅威」を中心に想定されてきたからです。しかし、日本ネットワークセキュリティ協会がまとめた2010年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書によると、紙媒体からの流出（69.4％）を中心とした社内からの情報漏えいが圧倒的に多く、その原因も、「誤操作」「管理ミス」「紛失・置き忘れ」で80％以上を占め、盗難や不正な情報持ち出しは10％あまりに過ぎません。つまり、外部からの脅威以上に、内部からの流出を防止するための仕組みが求められています。
2．社内だけの情報流通でなく、社外に出てからの管理が必要に
また、企業システムが複雑化していることも、セキュリティ上の大きな課題です。これまでは「社内システム」だけをセキュリティの対象にしていました。しかし最近では、SaaSやクラウド・コンピューティングのように、IT部門の管理がおよばない"社外のプラットフォームの利用"も一般化しつつあり、セキュリティポリシーを統制していくことは容易ではありません。さらに、セキュリティを意識するあまり「禁止」事項ばかりを増やし、利便性を損なっては、ユーザーからのクレームや生産性の低下につながります。
ネットワークインフラの整備、ユーザー認証やデータの暗号化、記憶媒体によるデータの持ち出し禁止やファイル転送ソフトの利用禁止など、数多くの対策が打たれてきました。しかし、これらの対策だけでは情報漏えいは防ぎ切れません。情報を安全に保護するには、情報が盗まれないようにする対策に加え、情報そのものに、カギをかけておくことも必要です。
その点、Adobe Acrobatなら、「情報そのもの」にセキュリティポリシーを付与することができます。様々なファイル形式の文書を業界標準フォーマットであるPDFに変換すれば、状況に応じたセキュリティを自在に設定することが可能です。機密性に応じて文書にセキュリティポリシーを適用していけば、文書が社外に流出しても情報を適切に保護することができる上、ユーザビリティを損なうこともありません。つまり、セキュリティと利便性の両立を容易に実現することが可能です。
また、Acrobat Xファミリーでは、SandBoxテクノロジー採用により、アプリケーションレベルでのセキュリティが強化されました。PDFファイルを隔離された環境で開くことで、悪意のあるコードが埋めこまれているPDFファイルによるシステムへの損害を、防ぐことができます。
１）セキュリティポリシーの設定を自由自在に
Adobe Acrobatでは、PDFに対してセキュリティポリシーを簡単に付与できます。例えば「ある部署内のスタッフのみ閲覧が可能」「上司は内容レビューのコメントを記入可能」「編集・印刷は管理者だけが可能」といった設定が可能です。つまり、本社／支店／社内の部署ごとに、あるいは、契約書／技術文書／報告書など、役職や文書に応じたきめ細かな権限を設定することができます。PDF に格納された情報は暗号化されるので、閲覧権限を持たない人は内容を見ることができません。 さらに、Acrobatを使えば、セキュリティポリシーを社内で簡単に標準化できます。日常的によく使う作業を自動化できる「アクションウィザード」を使えば、セキュリティポリシーの適用をワンクリックで自動処理できます。また、作成した作業手順をユーザーに配布すれば、ITリテラシーの高くないユーザーでも同じアクションを実行し、社内外に配信する文書にセキュリティポリシーを付与することができます。
２）墨消しツールで機密情報や個人情報のみを削除
「墨消し」ツールを使用すると、PDFの中の一部の情報を削除することができます。文書に個人情報や機密情報が部分的に含まれている場合など、確実に情報を削除する必要がある場合に便利です。例えば、社外秘の資料をPDF化し、機密性の高い情報だけを目隠しして削除すれば、公開可能な状態にしてデータを配布することもできます。
３）認証基盤と監査ログで不正なアクセスを排除
Adobe Acrobatの「PDFフォーム」を使えば、ユーザー部門の生産性をあげることも簡単にできます。これは、社内で小規模なアンケート等を行う際に効率化できる機能です。例えば人事部門などでは、研修やセミナーなどのアンケートの集計・分析に大変な労力をかけていますが、この機能を使えば、大幅な効率アップが期待できます。具体的には、WordやExcelの文書から、入力可能なPDFフォームを作成し、受講者にメールで配布。PDFフォームには回答やコメントが直接書き込めるので、受講者はPC上でフォームに回答を入力し、返信するだけで済みます。また、アンケートの集計作業が自動的に行えるだけでなく、集計結果の表計算ソフト用への書き出しも可能です。さらに、「いつ、誰から返信が来たか」も容易にトラッキングできるので、回収作業も大幅に効率化できます。
電子部品や業界トップシェアを誇る太陽電池を製造するシャープの葛城事業所。機密性の高い製品情報を扱うだけに、情報セキュリティに細心の注意を払っています。しかし、以前から使っていたCADデータ暗号化ツールが陳腐化。そこで同事業所では、その代替ツールとしてAdobe Acrobatを選択しました。その採用理由としては「セキュリティ機能が使いやすく、社員や取引先にも負担がかからない点」、また「Adobe Acrobatが他部門や業界ですでに導入実績があり、コストも安く抑えられる点」の大きく2点が決め手となりました。その結果、セキュリティを強化しながら、エンドユーザーに負担をかけない運用が定着。現在は、技術文書や非定型文書の全てをPDF化し、情報資産として有効活用することも検討しています。
