Acrobatモニター事例
※株式会社リクルート キーマンズネットに2008年04月28日に掲載された記事より転載。掲載されておりますサービス内容、料金などは、掲載日または更新日時点のものです。
掲載日： 2008/04/28
------お2人が所属するSGCT センター 電子先端開発室 通信技術グループは、約30名のスタッフを擁し、複数の新規開発プロジェクトが同時進行している。プロジェクト第1弾となる製品が、先日発表されたばかりの業務用モデム『moderno』だ。同社の主力製品である「自動販売機」に搭載して、販売データなどの無線通信を可能とする。インタビューでは、まずはお2人の業務におけるAcrobat及びPDFの利用状況や、今回モニターに応募された経緯（理由）などからお聞きした。
製品の開発にあたっては、社内のデザイン部門や業務を委託する社外の企業との間で様々なファイルのやりとりが行われますが、特に回路設計図などのCADデータの場合、必ずしも委託先と同じCADソフトウェアというわけではないため、汎用性の高い共通のファイル形式としてPDFを古くから利用していました。
特許データベース検索システムがPDFベースで運用されていたこともあり、PDFについてはさほど違和感もなく、Acrobatに関しても比較的古くから導入して活用していました。
そんな中、たまたまキーマンズネットの記事広告を見て、最新のAcrobat 8には、使ったことのない新しい機能が沢山あることを知り、色々試してみたい…と思ったのがモニター応募のきっかけでした。
------ちなみに、PDFを活用されるようになる以前はどのような状況だったのでしょうか？
先程説明したようにCADソフトウェアの互換性の問題もあり、社内他部門や外注先との間で図面をやりとりする際は、プリントアウトした図面を宅急便などで届けたり、持参して打ち合わせに出かけたり…と大変非効率的でした。
カンタンなやりとりの場合には、図面の該当部分の画像データを切り出し、PowerPointなどに貼り付け、そこに必要なコメントを追記してやりとりする…ということも行っていましたが、時間がかかるだけでなくクオリティ的にもあまり満足できるレベルものではありませんでした。
------なるほど。それは大変そうですね。
ええ。しかも先方がPowerPoint を持っていない場合にはこの方法も使えません。でもAcrobatを導入してからは、先方のソフトウェア環境を気にすることなく、CADソフトウェアからPDFファイルを書き出し、それにコメントも追記してそのままデータ送信することができるようになりました。しかも、PDF化することでデータサイズが小さくなるというメリットもありました。
『moderno』開発にあたっては、まず社内で回路図を設計し、それを基にパターン設計を埼玉県川口市の会社に委託していましたが、実際にお互い1度も行き来することなくプロジェクトを動かすことができました。
------今回、モニターに応募された最新の「Acrobat 8 Professional」は、これまで使われていたバージョンと比較してかなり機能が充実していますが、プロジェクトチーム内でどのような形で活用してみたいと思いますか？
自分としてはかなり以前からAcrobatを導入して活用しており、大体のことは知っているつもりでした。しかし、アドビ システムズからオリエンテーションを受けてみて感じたことは、“ここまで色々な機能が加わっていたとは正直ビックリ”でした。今後プロジェクト内では、以下のような場面でAcrobat 8の新機能を試してみたいと思っています。
外注先とは、図面データや写真、指示書や提案書など、様々なフォーマットのファイルやりとりが発生するが、
Acrobat 8を使ってすべてPDF化してしまえば、先方のソフトウェア環境を気にしなくて良くなる。
必要なページのみピックアップして、順序を入れ替え1つのPDF文書にしてしまえば、さらに情報共有がスムーズになる効果が
期待できる。
これまで製品マニュアルを作成する際、紙で出力したものをメンバー全員で回覧してレビューしていたが、
この方法だと大抵どこかで滞り、1週間以上要する場合もある。Acrobat 8の共有レビュー機能を使えば、全員が1度にレビューでき、
スピードアップがはかれる。権限付与でAdobe Readerユーザも参加できる。
同社では、全社的なQC活動の中で、提案の裏付けとなるデータとして社内アンケートを定期的に実施しており、
アンケート用紙をワードなどで作成してメール添付送信、回収した200近くのアンケートを集計するのに3～4時間を要していたという。
Acrobat 8でPDFフォームを作成、そのままメール送信～回答回収すれば、集計作業もシームレスで行え、
集計時間の大幅短縮が期待できる
------須賀氏も、束ね機能やフォーム機能などの機能を前向きに業務に活用したい意向で、「プロジェクトチーム内でモニターに選ばれたことをアナウンスしたら、アチコチからこんな場面で使ってみたい…という声が上がっていて、今から楽しみにしています。」と笑顔で語っていただいた。
------木村氏が所属する油空圧事業 技術部では、ブルドーザーやクレーン車といった土木建築や、工作機械などの産業機械、身近なところではジェットコースターの安全装置などで使われる各種「油圧・空圧制御機器」を開発・製造している。部内のサーバやクライアントの保守や、業務効率改善のためのアプリケーション開発などを一手に引き受け、部門ITのことならお任せ…的存在となっている木村氏に、まずは今回のモニターに応募された経緯からお聞きしてみた。
我々技術部では、営業からの依頼を受けて図面作成や設計依頼を行い、それを製造部門に引き渡す…といった役割を担っていますが、このプロセスにおいて様々な文書や図面が大量に往き来することになります。
これまで、何万件もの文書・図面データが保存されていますが、今後、その運用・管理をより効率的に進めるためにPDFが活用できないか…ということで、Acrobat 5をパイロット的に導入して色々試してみたり、アドビ システムズさんのセミナーに何度か足を運んだりしていました。
そのセミナーで最新Acrobatの多様な機能について説明を聞き、「これはイケそう！」ということで、さらに色々検討を進めていたところ、たまたまキーマンズネットに掲載されていたアドビ システムズさんの「Acrobat 8 Professionalのモニター募集」記事を見つけ、“速攻”応募。そしてメデタク選ばれた…という次第です（笑）。
------それはまさにジャストタイミングでしたね（笑）。ところで、文書・図面データのより効率的な運用・管理…とは具体的にどのようなことを目指しておられたのでしょうか？
技術部で作成した「図面」データは、基本的にTIFF形式に変換して営業部門や製造部門とやりとりをしています。
また、「報告書」や「取扱い説明書」など図面以外の文書については、別途導入していた文書管理ツールを用いXDWに変換後電子的に審査/承認の押印を行い、押印が完了したらPDFに変換して他部署に公開していますが、ここでAcrobat 8を使うことによってPDFに押印する形で審査/承認ができるようになります。
さらに、クライアントOSを2000からXPに切り替えたことにより、それまでTIFFの編集に重宝していた「イメージング」ソフトが使えなくなってしまい、別途TIFF編集ソフトを導入するなどしたものの、以前と比較して編集作業がやりづらくなってしまいました。
従来から図面は「解像度400dpiのTIFF形式で、G4圧縮…」で管理していたのですが、そろそろ何か考えなければ…という状況だったのです。
------そこで目を付けられたのがAcrobatということですね？
そうです。Acrobatの様々な機能を知るにつれ、もしかしたらすべてPDFに一本化できるのではないだろうか…と思い始めたのです。
図面データのやりとりは、社内に限らず協力工場（外注先）や、お客様（ご発注主）との間でも頻繁に発生しており、これまでTIFF一辺倒だったのですが、最近、お客様から「PDFでください」と指定されるケースが度々あり、PDFがこの業界でも広く浸透してきているな…と感じたこともきっかけとなっています。
協力工場とのやりとりは、3Dデータを見るためのビューワーなどPC上で図面を確認する環境が整っていない会社さんも多いため、基本、データではなく「紙」でやりとりしていますが、Adobe Readerならほとんど入っているので、PDFでの効率的なやりとりも検討の余地がありそうです。
便利だと思ったのは、PDFに権限を付与すれば、Adobe Readerしか保有していない相手も、印鑑を押したり、レビュー結果を入力したり…といった編集機能が利用できることです。相手に新たなコスト負担を強いないので、割とスムーズに「紙」からPDFへの移行が進むかもしれません。
------パイロット的にAcrobat 5を導入＆使用してみて、また、今回モニター当選された最新Acrobat 8で新たに実現している新機能の説明をお聞きになって、活用してみたいと思っていらっしゃることはありますか？
そうですね。設計変更のやりとりの際の一連の文書のパッケージ化などはすぐにでも使ってみたい機能です。
設計変更に際しては、関係部門などと「（設計変更点を明記した）変更通知」「設計図面」「（設計変更の正しさを証明する）検証記録」といった文書を一式セットでやりとりしていきますが、これまで、図面はTIFF、その他はXDWで…といった状態で、ともすると個々の文書がバラバラに1人歩きしてしまい、1つのファイルにまとめることができないという問題がありました。
でも、Acrobatのパッケージ化機能を活用すれば、個々のファイルの独立性を維持したまま1つのPDFにまとめることができ、一式でのやりとりが徹底できます。
このほかにも、以下のような3つのことについて可能性を探るべく、協力してもらえそうな部門の担当者に、今回アドビ システムズさんからいただいたAcrobat 8を渡し、実際に使ってもらっているところです。
これまで作成してきた数万件にのぼる図面データ。これらをすべてPDFに変換するにも、1つ1つ処理するには手間がかかる。Acrobat 8にはPDF変換をバッチ処理する機能が備わっており、複数のファイルをまとめて変換することができる。
同社には輸出入業務を担当する部門があり、そこでは各種申請・手続きをワークフローで回している。現在はAccessに必要な情報を入力したのち、それをXDW形式に変換、所定の承認ルートを回って、印鑑が揃うと最終的にPDF化して提出する…という流れだが、最初からPDFのフォームに入力してそのまま承認ルートを回って完了…というシンプルな流れが実現する。PDFに権限を付与することで、承認者はAdobe Readerで承認印を押すことができる。
協力工場やお客様など外部と図面データをやりとりする際に、Acrobat 8のセキュリティ機能を活用すれば、パスワード及びデジタルIDなどのセキュリティ設定や、電子署名によって真正性を付与することも可能だ。
------このインタビュー実施の数ヵ月前には、3D CADデータのPDF化を目指しAcrobat 3Dを導入したという木村氏。製造業でもスタンダードになりつつあるPDFへの全面移行も視野に入れた取り組みは、まさに今スタートしたところだ。さらに2008年10月には、社名変更（新社名：東京計器株式会社）を控えているとのことで、「大量の図面や文書の変更、関係各署へのデータ送付などの場面で、Acrobat 8が活躍してくれることを期待しています。」と語っていただいた。
