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| 株式会社コメット情報 |
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November 2004 |
株式会社コメット情報（以下、コメット情報）は、社内申請などのあらゆる社内書類をすべてPDF化するという大胆な業務改革目標を掲げ、それを達成した。業務フローの効率化を第一目標とした社内書類のPDF化であったが、後述するように、書類のPDF化を中核とした新たなビジネスの開拓という思わぬ効果を産み出すこととなった。そこにはビジネスに不可欠なツールとして、そして、新たにビジネスを生み出すプラットフォームとしてのAdobe Acrobatの存在があった。 |
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| 図1 ペーパーレス化（準備）/（運用）の部分をひとつにまとめたフロー図 | |
| コメット情報がPDFおよびAdobe Acrobatを導入した経緯は、そのまま同社のこれまでの歩みと密接に関連している。同社は日立造船グループのシステム開発会社として1994年に日立造船コンピュータより分離独立し50名程度でスタートした。その後、親会社の合併により日立造船情報システム株式会社の関連会社となり、2001年に50〜60名の社員が増えることとなった。社員数が一気に倍の100名以上へと膨れあがったばかりか、事業所が本社の大阪以外に東京をはじめ、福岡や滋賀、神奈川へと分散することとなった。そのため、社内環境の変化に総務が対応しきれない事態が生じた。 突然の大幅な社員数増加によって、従来までの社内システムでは社員がスムーズに業務を進めていくことが非常に困難となり、社内業務の効率化が緊急かつ不可欠な課題となった。また、同社には、総務・人事関係の26種類をはじめ、経理や業務、社会保険関係など実に50種類以上の申請用紙が存在していた。こうした社内書類の煩雑さに加え、申請用紙の中には年間ほとんど使用されていない用紙もあり、取締役社長の名和 豊氏には、こうした無駄を減らす最適な解決策を選択することが迫られることとなった。 業務効率化の手段を模索する中、以前からPDFの機能を高く評価していた名和氏は2001年にAdobe Acrobatの機能を使って社内書類のすべてをPDFにするという英断を下し、全社でPDF化に取り組むこととなった。 *図1 まさにトップダウンでプロジェクトはスタートしたのだ。「PDF化について異を唱える社員はなく、大変スムーズに事が運びました。これは単にトップダウンだからという事ではなく、システム開発会社として、すべての社員が１台以上のパソコンを日常的に使用し、電子文書のやりとりに精通していたため、まったく違和感なく受け入れられたからだと言えます」と名和氏は当時を振り返っている。 Acrobatの導入により、PDF化は社内文書のうち、紙の書類はすべてスキャニングされ、WordやExcelの書類もAcrobatによってPDF化が進められた。PDFはすべてフォーム入力ができる形に定義され、総務部のサーバにアップロードされた。実際の運用では、社員は必要な書類のPDFファイルをサーバからダウンロードし、フォームを使って必要事項を入力して電子署名を付与したのち、部門長に電子メールで送信。部門長は内容を確認して電子署名し、総務部に送信する。総務では一連の申請フローで電子署名が付与された申請書類を総務部サーバの所定のフォルダに保管する、というこれまでの紙でのフローに則った運用が電子的に開始された。 |
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