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西宮市役所では、「開かれた電子自治体づくり」をスローガンに行政業務の電子化を積極的に推進している最中であるという。政府が推進するe-Japan重点計画においても、「行政情報の電子的提供、申請・届出などの手続の電子化、文書の電子化、ペーパーレス化および情報ネットワークを通じた情報共有・活用に向けた業務改革」が目標として掲げられていることから、地方自治体においても電子化が急務となっている。
統合文書管理システムの導入
西宮市役所でも、市役所内の決裁の承認や文書管理の効率化を実現するため「統合文書管理システム」と呼ばれる文書の回議・管理システムを導入し、2004年４月より稼働している。統合文書管理システムの導入は、関連する部署から選出された17名のプロジェクト・チームによって検討された。地方自治体でも、一般の企業と同様、担当者が起案し、その承認を複数の上司が決裁することで、意思決定がなされる。
この決裁の承認過程を電子化し、承認作業の迅速化とペーパーレス化の実現を目指すことにした。また文書を電子化することで、住民からの情報公開にすぐに応えられるようにすることも目的の１つである。情報公開条例により、市役所内の文書は請求があれば迅速に開示することが求められる。電子化により、データベースから簡単に検索できれば、開示までにかかる時間が短縮できる。また将来、オンラインによる情報公開が開始された場合に備えて、文書を電子化しておかなければならない事情もある。さらに文書を永年保存する必要のある自治体では、文書の電子化によって保管コストを大幅に削減できるというメリットも挙げられる。
システム運用上の問題点 / 複数の添付ファイルを利用した場合に効率が悪くなる
プロジェクト・チームでは、電子化に向けた要望や問題点を探り、統合文書管理システムのカスタマイズを行った。また統合文書管理システムの運用にあたって、導入をスムースに進めるため、事前に複数の部署でテストを実施した。その結果、運用上のいくつかの問題点が明らかになった。
１つは、決裁に複数の文書が添付された場合の処理についてである。書類には、WordやExcelなど異なるアプリケーションで作成された複数の文書が添付されることが多い。またWordの文書であっても、書式の違いなどの理由から参考資料などは異なるファイルとして添付することがある。そのため内容を確認するためには、それぞれのアプリケーションを起動したり、複数のファイルが開かれたりして、閲覧性があまりよくないという評価であった。また複数ファイルに分かれている場合、文章中の「別紙」などがどの文書ファイルに該当するものか把握しにくく、作業効率が悪いことも判明した。
もう１つは、ファイルの種類によってコメントを付ける方法が異なったり、画像ファイル（図面などのファイル）などのようにコメントが付けにくいものがあったりするということだ。せっかく文書を電子化しても、このようにコメントが付けにくいものが含まれていると、結局、印刷した文書にコメントを付けて戻してしまうことになり、電子化した意味がなくなってしまう。最悪、承認者それぞれが印刷してコメントを付けることになり、ペーパーレス化どころか印刷したものが増えてしまう恐れがある。
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| 西宮市役所 |
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| 所在地： |
兵庫県西宮市六湛寺町10番3号 |
| 都市概要： |
西宮市は、兵庫県の南東部、阪神地域の中央に位置する人口約46万人の街。通称「えべっさん」の名で親しまれている西宮神社や、春と夏に高校野球が開催される「甲子園球場」があることでも知られている。 |
Adobe Acrobatの主な利点
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異なるアプリケーションで作成した複数のファイルを１つにまとめられるため、ファイルのやり取りが容易 |
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異なるアプリケーションで作成したファイルでも同じ手順で校正やコメント付けが可能 |
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PDFがオープンな仕様であるため永年保存に対応可能 |
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PDF化によって書類の保管コストの削減が可能 |
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書類のPDF化によって、将来のオンラインでの情報公開にも対応可能 |
使用したアドビ製品
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Adobe Acrobat
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Adobe Reader™ |
この事例のPDFファイルをダウンロード
(PDF : 2MB)
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向田 倫子氏
総務局総務統括室総務課 |
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南 晴久氏
総合企画局情報政策部
情報システムグループ |
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