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事業の多角化とともに、グローバルなリレーションを武器にビジネスを展開し続けている巨大総合商社。総合商社の強みは、業種業態を問わないフットワークを活かしたトレーディングビジネスに他ならない。このビジネスモデルの根幹となっているものが、そのビジネススピードの速さである。数年前より、「e-office」と呼ばれる業務の効率化・スピード化を目指したプロジェクトで、商社の生命線であるビジネススピードを最大限に高めようと取り組んでいるのが住友商事だ。このe-officeプロジェクトの中核を担っているものが、同社で独自開発したワークフローシステムであり、このシステムに必要不可欠なツールとして採用されたのが、Adobe® Acrobat®である。
レスペーパー化と業務効率化を図るための切り札PDF
2001年度から2002年度の２年間にわたって、ITなどの情報技術や物流、金融技術を活用したビジネスモデルの展開など、戦略的に取り組む分野への経営資源の投入を推進してきた住友商事。その期間に実践した中期経営計画「Step Up Plan」の中で、ERPシステム導入を柱とした「Σ（シグマ）21プロジェクト」によって基幹系業務の刷新を行ってきた。あわせてオフィスワーカーの業務の効率化とレスペーパー化を目的とした「e-officeプロジェクト」を現在も推進している。
Σ21プロジェクトでは、SAPジャパン株式会社のERPシステム「SAP® R/3®」を導入し、基幹系業務の刷新にあわせて全業務における電子化を推進してきた。その効果もあって、これまで業務で発生していた伝票や与信業務の書類などの紙文書が電子化され、大幅なレスペーパー化が図られた。しかし、最後まで電子化できなかったものが、承認者の印鑑を必要とする定型の申請書類や、起案者自らが作成する非定型の起案書類だった。
＊SAP，R/3は、SAP AGのドイツおよびその他の国における商標または登録商標です
また、社外に出向いて仕事をする機会が多い「商社」というワークスタイルゆえに、伝票処理や申請承認作業などの社内業務を、社外にいながらにして処理できるワークフローの構築が求められていた。また、このモバイルによるワークフローを実現するためには、業務を遂行する上で必要な書類が、すべて電子化されている必要もあったのである。
このワークフローシステムを構築するにあたって必要とされたのが、電子証明書を利用した電子署名の仕組みであった。また、申請書類や起案書類など、紙で利用されていた定型・非定型文書の電子化を強力に推し進めるために必要不可欠なツールがAcrobatだったのである。
Adobe Acrobatの優位性
「承認を必要とする定型の申請書類や非定型の起案書類をどのように電子化するのかと考えたときに、実現可能なソリューションを提供してくれたのがAcrobatでした」とIT企画推進部企画統括チームリーダーの伊藤 友久氏は語る。Acrobatを採用したのは、各部署で作られていた申請書類や起案書類の多くがMicrosoft® WordやMicrosoft® Excelで作成された文書であり、これらを簡単に電子化できるツールを検討した結果だという。定型の申請書類については、HTML形式によるWebシステムとして電子化することも検討されたが、開発そのものにコストがかかりすぎ、現実的にすべての申請書類をWeb化することができないと判断したことも、PDFを選んだ理由のひとつになっている。
Acrobatには、多くの機能が標準装備され、ユーザが操作するためのGUIも簡単に作られており、システムを導入するときに必要なユーザ教育の手間を大幅に省くことができる点も、Acrobatの大きな魅力のひとつだと伊藤氏は語ってくれた。「社内研修でユーザ教育を行っているのですが、操作手順が簡便なため、ユーザの理解が早いですね」。また、ユーザが慣れ親しんだ紙のレイアウトそのままで電子化されていることが、ユーザ教育をスムーズに行う強みになっているという。
HTMLにはできないPDFならではの特徴が、電子署名による承認ワークフローだ。住友商事ではAcrobatの電子署名機能を使い、バックエンドにワークフローシステムを構築して承認プロセスを電子化している。 |
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住友商事
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| 所在地： |
本社
東京都中央区晴海一丁目8番11号
晴海アイランド トリトンスクエア
オフィスタワーY棟
電話：03(5166)5000 |
| 事業内容： |
全世界にまたがる営業拠点およびその情報ネットワークを活用し、あらゆる分野にわたる商品取引を行うほか、関連する取引先に対する各種ファイナンスの提供、各種プロジェクトのオーガナイザーおよび、コーディネーターとしての機能発揮、情報産業分野や小売業分野をはじめとした事業投資など |
Webサイト： http://www.sumitomocorp.co.jp/
主な利点
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全社員に配布したAcrobatと電子証明書で社内文書セキュリティインフラを効率的に構築 |
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承認を要する文書をPDFにし、電子的に回付、電子署名で承認、アーカイブ |
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その結果、承認プロセスのスピードアップによりビジネスが迅速に |
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モバイル環境を社員に提供するために必須なレスペーパー化をPDFで実現し、業務効率を改善 |
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Word、Excelによる紙のフォームをそのままPDF 化し、高い費用対効果で多数のフォームを電子化 |
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見慣れたフォームでユーザ教育のコストを削減 |
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PDFフォームのデータをCSVで取り出し会計システムに入力し、データ再入力のコストを削減 |
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(PDF : 505KB/２pages)
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IT企画推進部
企画統括チームリーダー
伊藤 友久氏 |
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IT企画推進部
企画統括チーム
山崎 敏伸氏 |
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