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| 横浜市 |
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December 2005 |
・市民と行政との間のコミュニケーションの拡充 ・便利で利用しやすい市民サービスの実現 ・スピーディで効率的な行政運営の実現 これらの実現には、システムの利用は欠かせない。中でも、膨大な量になる文書事務を効率化、簡素化することは、早々に解決すべき課題の一つだった。横浜市は、文書管理システムとともにAdobe Acrobatを導入することで、業務の迅速・効率化を狙っている。 文書事務の効率化 横浜市の「スピーディで効率的な行政運営の実現」に向けた取り組みのうち、大きな柱の一つが文書事務の電子化だった。これを効率化・簡素化するため、総合的な文書管理システムの導入を決定。2004年から設計を開始し、2005年9月から全庁で運用を始めている。 従来、横浜市では、意思決定（決裁）手続きを紙文書で行っていた。また、作成した文書は紙で記録・保存。年間の文書処理件数は、数百万件に及んでいた。 ここで問題となるのが、文書の整理や検索、廃棄などの作業だ。紙文書の場合、保存スペースが必要な上、ファイリングや検索に多大な時間がかかってしまう。 また、文書の廃棄についても、廃棄年度を一つひとつ確認した上で、裁断やリサイクルのための分別などを行って廃棄をしていた。 横浜市総務局行政部法制課の中村 隆幸担当係長は「従来は、このように文書を適正に管理するための作業に、多くの時間を要していました」と話す。 文書管理システムを導入し、電子データとしてシステムで管理することにより、そのデータはシステムの中で分類、保存され、検索も簡単に行うことができ、また、廃棄年度に達した文書を抽出し廃棄することもできるなど、効率化が期待できる。 また、システム導入は意思決定の迅速化にも寄与する。「従来は順番に回していた決裁文書を、電子決裁で処理することにより、同時に二つ以上の部署に決裁文書を回すことができ、決裁までの時間を短縮できると考えています」（中村係長）と、システム導入の効果を挙げている。 添付文書の閲覧性を向上 横浜市が文書管理システムを構築するにあたり、課題の一つとなったのが添付文書の扱いだ。 たとえば、会議開催についての起案文書を作る場合、通知文はMicrosoft® Wordで作成し、参考資料としてMicrosoft Excelで作成した統計資料などを複数添付するケースがある。 また、手元に紙でのみ存在する文書についても、可能な限りスキャナーを使って電子化することにより、添付ファイルのひとつとなる。紙文書による決裁の場合、それらを参照することは簡単だ。だが、電子データによる決裁では、添付された一つひとつのファイルを開かなければならないため、かえって利便性が落ちてしまう。 そこで、どのようなソフトで作られた文書でも、PDFにして一つのファイルへと束ねることができるAdobe Acrobatを導入することになった。 中村係長は「システムは横浜市全庁に導入しますので、稼働が不安定だったり導入実績の少ないソフトは避けました。ファイリングソフトは複数あると認識していましたが、中でも我々が求めていた条件を備えていたのがAdobe Acrobatでした」と振り返る。 これにより、文書管理システムに複数のファイルを添付する煩雑さを回避でき、また、添付文書の閲覧性も向上されることとなった。 さらにもう一点、横浜市が注目したのはAdobe Acrobatの注釈機能だ。たとえば起案文書の中に、再確認の指示や誤字・脱字の指摘、注釈の挿入などをしたい場合がある。 紙文書の場合は、欄外や付箋紙を使ってそれらを指摘することは簡単だが、電子データの場合は、異なる形式のファイルにコメントや履歴に統一性を持たせて残すことは難しい。 Adobe Acrobatは、これらコメント等の挿入を簡単に行えることが特徴だ。紙文書と同じ操作感で利用でき、視認性にも優れている。 |
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