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| 横浜市 |
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| December 2005 |
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| e-ラーニングコンテンツも作成可能 横浜市は、システムに接続された13,000台のPCにAdobe Acrobatを導入している。横浜市で文書管理システムを担当する職員はわずか3人だが、これまでも数々の研修会を開き、職員にシステムの操作を説明してきた。 横浜市総務局行政部法制課法制文書係の畠山 幹貴氏は「文書管理システムの研修会は、3か月間に173回、延べ約6,000人を対象に開きました。 これとは別に、Adobe Acrobatの説明会を、30回、約900人を対象に開催しています」と説明する。 これだけ、システム利用の研修会を開いたにもかかわらず、職員からは「もっと開催してほしい」との要望は後を絶たない。中村係長は「各所属から数人の代表者に研修会を受けてもらいましたが、その代表者が自部門のメンバーに、漏れなく利用方法を説明するのは難しいといえます」と打ち明ける。 そこで、横浜市が導入の検討を進めているのが、Adobe PDFを使ったe-ラーニングだ。PDFには、Macromedia Flashや音声などのリッチコンテンツを再生する機能がある。これを利用すれば、PDFのボタンをクリックするだけで、Flashを使ったナレーションが再生され、システムの操作方法を確認できる。職員は、いつでも都合がいい時間帯に操作方法を学べるわけだ。テキストだけの説明に比べると、音声や動画付きの操作方法は、理解しやすい。 現在は、Adobe Acrobatの操作に関して、アドビ システムズが実際に横浜市の業務を分析し、その特性を取り入れたe-ラーニングコンテンツを作成しているところだ。今後、文書管理システムの操作に関しても、Adobe PDFを使ったe-ラーニングの導入を検討している。 まずシステムの利用方法の浸透に注力 横浜市の文書管理システムを支えるインフラが整備され、今後はさらなる業務改善につなげられる可能性が出てきた。調査回答などの業務についても、PDFを使えばかなりの効率化が見込める。たとえば、PDFのフォーム機能を使えば、数字を入力する項目には数字のみしか打ち込めないように処理できる。また、タイムスタンプや電子署名などの機能を活用することにより、データの原本性を確保することもできる。 これに対し中村係長は「もちろん、これらの使い道は視野に入れています。まずは、職員が文書管理システムやAdobe Acrobatそのものを使いこなせるようになるよう働きかけます。それが完了次第、状況に応じて柔軟に対応していくことになるでしょう」と話す。 横浜市役所の文書管理システムは動き出したばかりだ。今後、Adobe Acrobatのさらなる活用が期待されている。 |
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