Un plan de SAM es esencial para el cumplimiento de las leyes y para la eficacia operativa de su empresa. Ésa es la razón por la que es importante que todos los empleados se involucren. Sin la información necesaria, el plan de SAM puede ser mucho más difícil de poner en marcha y de mantener. Una cultura empresarial que considere las ventajas de la SAM, en la que los empleados entienden qué papel desempeñan a la hora de hacer que la empresa cumpla los objetivos, le ahorrará tiempo y dinero adicionales.
La tarea de hacer un inventario del software que se utiliza en cada equipo de la empresa puede intimidar al principio, pero con las herramientas y los colaboradores adecuados, y con la cooperación de sus empleados, no tiene por qué ser algo frustrante.
Además del inventario de software, necesita un inventario de los registros de compras y de licencias. Estos registros pueden incluir:
Su departamento de TI debe disponer muchos de esos registros, y el departamento de contabilidad también debe proporcionar algunos. Sin embargo, a veces son los empleados quienes adquieren el software, por lo que es importante que coopere todo el personal.
Un inventario exacto hará lo siguiente:
Una vez completos los inventarios de documentos y de software, el siguiente paso es cuadrar los resultados. Recuerde que no se trata de una simple tarea de hacer coincidir la documentación con la instalación, puesto que la posesión de una licencia no supone un derecho para utilizar el software de un modo no restringido.
Se deben revisar los detalles de cada acuerdo de licencia para determinar si la empresa ha implantado correctamente el software. La mayoría de licencias de software conceden derechos limitados de uso. Las restricciones se pueden aplicar a varios usuarios, equipos, CPU o sitios, o pueden incluso indicar a los usuarios específicos por nombre.
Mediante la revisión de dichos resultados, podrá determinar si a la empresa le faltan o le sobran licencias (y dónde). Esta información es extremadamente importante, puesto que le permitirá llevar a cabo instalaciones adicionales si tiene demasiadas licencias y evitará que incumpla la ley si no tiene las suficientes.
La gestión SAM trata de proteger los activos de software estableciendo directrices y estándares relacionados con todas las fases del ciclo de vida útil del software.
Una vez que conozca en qué posición se encuentra su empresa, debe crear políticas de uso de software para garantizar que la requisición, adquisición, instalación, movimiento y desinstalación del software están gestionados por un proceso. Aunque los expertos de SAM son el recurso más fiable y eficiente para implementar la SAM, ciertas sugerencias le servirán de punto de partida cuando piense en cómo creará la empresa el plan que mejor se adapte a sus necesidades.
Sugerencias para el departamento de TI al implementar un plan de SAM:
Haga que todo el mundo se involucre.
Un plan de SAM es esencial para el cumplimiento de las leyes y para la eficacia operativa de su empresa. Ésa es la razón por la que es importante que todos los empleados se involucren. Sin la información necesaria, el plan de SAM puede ser mucho más difícil de poner en marcha y de mantener. Una cultura empresarial que considere las ventajas de la SAM, en la que los empleados entienden qué papel desempeñan a la hora de hacer que la empresa cumpla los objetivos, le ahorrará tiempo y dinero adicionales.
