Politiques et procédures

Assurez la précision totale de vos contenus de politiques et procédures et de conformité réglementaire grâce à des mises à jour contrôlées.

Politiques et procédures

Supprimez les erreurs de la gestion de contenu

Les politiques et les procédures occupent une place centrale dans de nombreux secteurs. Les institutions gouvernementales, les organismes de réglementation et les banques privées créent régulièrement des politiques et des procédures opérationnelles respectant la norme. Dans des secteurs tels que l'assurance, les services juridiques, financiers ou de conseil et pour les rapports de recherche en sciences de la vie, les procédures opérationnelles respectant la norme et les preuves de valeur sont un élément central de l'activité. Même pour les entreprises d'autres domaines, les documents relatifs aux politiques et aux procédures internes sont essentiels à un bon fonctionnement. Le contenu créé est mis à jour fréquemment et varie selon les régions, les services et les utilisateurs. Chaque mise à jour doit être obligatoirement répercutée précisément sur tous les canaux pour la consommation des parties prenantes internes et externes, dans le délai le plus court possible. Cela crée un certain nombre de défis et de risques :

Supprimez les erreurs de la gestion de contenu

Risques pour la réputation

Les erreurs dans le contenu peuvent avoir un impact important sur la réputation, en particulier pour les sociétés qui créent du contenu destiné aux clients ou aux utilisateurs finaux.

Risques financiers

Dans les secteurs hautement réglementés, mêmes des erreurs de contenu mineures peuvent entraîner des poursuites ou des litiges.

Risque de non-conformité

Les politiques et les procédures sont souvent difficiles à retrouver sur les portails Intranet des employés, ce qui peut limiter leur utilisation. Cela peut entraîner un risque de non-conformité en raison de l'engagement limité des employés, voire même empêcher la mise en œuvre de ces politiques.

Information incohérentes

Une approche de la création de contenu décentralisée rend difficile le maintien de la cohérence de l'information entre les différents canaux, et les consommateurs peuvent se retrouver mal informés.

Manque de révision et de collaboration robustes

Souvent, les PME doivent procéder à des révisions détaillées. Sans une fonctionnalité de collaboration rapide et facile à utiliser, le processus global risque de devenir fastidieux et sujet aux erreurs.

Difficulté à gérer les variantes de contenu

En général, les politiques s'adressent à différents services, utilisateurs et régions. Cela signifie que si une grande partie du contenu peut rester identique, il doit néanmoins comporter de légères variations. La gestion des variantes peut constituer un défi de taille sans une solution de gestion de contenu robuste et adaptée à la réutilisation du contenu.

Maintien du contenu à jour dans plusieurs langues

La plupart des contenus sont créés pour un public international et doivent être traduits rapidement et sans erreur.

Mise à disposition du contenu dans plusieurs formats

Le contenu doit être proposé dans plusieurs formats sur différents appareils pour respecter les exigences locales.

Adobe peut vous aider

Grâce à XML Documentation for Adobe Experience Manager, les entreprises peuvent s’assurer de partager des informations cohérentes, précises, à jour et en temps voulu avec les parties prenantes internes et externes sur les différents canaux. Des fonctionnalités puissantes telles qu’un référentiel centralisé et une source unique garantissent la cohérence du contenu et suppriment la redondance. 

Adobe peut vous aider

Tenir à jour une source de données fiable et unique

Grâce à l’utilisation d’un référentiel centralisé et une source unique, les modifications sont répercutées partout, immédiatement, lorsque vous mettez à jour un contenu source géré dans un emplacement central. Cela permet de garantir la cohérence du contenu, d’éliminer les inconvénients de la gestion de contenu dispersé et de supprimer la redondance.

Gérer facilement les variantes grâce à la réutilisation du contenu

Avec une approche structurée de la gestion de contenu, celui-ci est géré par petits fragments qui peuvent être facilement réutilisés. Ceci, combiné à la puissance des variables, permet de gérer les variantes avec peu d’efforts et de gagner beaucoup de temps.

Préserver l’intégrité du contenu

Une gestion puissante des versions permet de maintenir un journal d’audit et un historique des documents, ce qui peut améliorer la responsabilité et la précision du contenu.

Faciliter la recherche de politiques et procédures

Les métadonnées disponibles avec le format XML/DITA facilitent la recherche de contenu dans la documentation et améliorent l’optimisation du moteur de recherche (SEO), ce qui permet de découvrir facilement les contenus.

Réduire les erreurs de traduction

Les rapports qui signalent le contenu non traduit ou désynchronisé aident à réduire les erreurs et à assurer la préparation à la publication.

Effectuer des mises à jour de contenu plus rapides

Des workflows de publication plus fluides garantissent une mise sur le marché plus rapide du contenu, en particulier en cas de modifications de dernière minute ou de mises à jour incrémentielles.

Maximiser la portée des utilisateurs

Publiez de la documentation de politiques et procédures sur différents canaux et rendez le contenu disponible aux utilisateurs dans le format dont ils ont besoin : papier, PDF, HTML5, applications mobiles, bases de connaissances, chatbots, applications IoT, plateformes CRM, EPUB, Kindle et plus encore.

Tirer parti du contenu conditionnel

Le contenu structuré simplifie l’application de filtres pour différents services, utilisateurs, niveaux ou emplacements géographiques, facilitant ainsi l’utilisation des politiques et procédures publiées.

Passez à l’étape suivante et essayez XML Documentation for Adobe Experience Manager pour ajouter de la valeur à votre entreprise.

Solution conçue pour tous types de contenu

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Normes de rapports financiers

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Procédures opérationnelles normalisées

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Politiques de ressources humaines

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Directives légales

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Normes de conformité réglementaire

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(du lundi au vendredi, de 9h à 18h, heure de l'Est)

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