Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Ein DMS dient der Verwaltung von schriftlichen Dokumenten über eine Software und ermöglicht die elektronische Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Schriftstücken wie E-Mails, Rechnungen, Präsentationen oder Verträgen.
Die Abkürzung DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und beschreibt die revisionssichere, digitale Archivierung von Unterlagen in Schrift- oder Bildform. Ein DMS dient den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Bei der GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums.
Hinweis: DMS kommt als Abkürzung hauptsächlich für Dokumentenmangementsysteme zum Einsatz, kann aber auch für andere Begriffe stehen: beispielsweise für Deadline Monotonic Scheduling oder „DMs“, Direct Messages.
Ein DMS als Dokumentenmanagementsystem standardisiert Prozesse und die Organisation sämtlicher Schriftstücke eines Unternehmens. Dokumente in Papierform werden hierfür zunächst gescannt und wie alle Akten anschließend im DMS verschlagwortet, indiziert und kategorisiert. Das erleichtert die Suche nach Dokumenten und deren Bearbeitung. Hierfür können Nutzer*innen das Dokument über Check-in- und Check-out-Funktionen dem DMS entnehmen, während die ursprüngliche Fassung unverändert erhalten bleibt.
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