Handels- und Pro-forma-Rechnungen: Wann verwende ich welche?

Lerne den Unterschied zwischen einer Pro-forma- und einer Handelsrechnung kennen, damit du weißt, welche für dein Unternehmen in Frage kommt, wie du sie am besten ausstellst und wann du sie schicken solltest.

Pro-forma- und Handelsrechnungen finden meist im Welthandel Anwendung. Im Grunde besteht der Hauptunterschied darin, dass die eine als Schätzung und die andere als Aufforderung zur endgültigen Zahlung verwendet wird. Eine Pro-forma-Rechnung wird vor dem Versand von Waren ausgestellt und es ist keine Zahlung erforderlich. Eine Handelsrechnung wird nach Lieferung der Ware verschickt und gilt als Zahlungsaufforderung.

Allgemeine Informationen zu Pro-forma-Rechnungen.

„Pro forma“ bedeutet „der Form halber“. Der Begriff wird für Rechnungen verwendet, die den Preis der Waren oder Dienstleistungen im Vorfeld des Versands oder der Lieferung schätzen. Eine Pro-forma-Rechnung bietet sich an, wenn du einem Kunden keinen genauen Preis nennen, ihm aber eine allgemeine Vorstellung von den Kosten geben kannst.

Wenn du Waren importierst, kannst du mittels einer Pro-forma-Rechnung den geschätzten Warenwert für die Zollabfertigung angeben. Allerdings musst du dann trotzdem innerhalb von 180 Tagen eine Handelsrechnung vorlegen.

Wann verwende ich eine Handelsrechnung?

Da Handelsrechnungen nach dem Versand oder der Lieferung ausgestellt werden, dienen diese Dokumente nach Abschluss des Verkaufs als rechtlicher Nachweis der Transaktion.

Diese Art der Rechnung enthält auch wesentlich mehr Details als eine Pro-forma-Rechnung, einschließlich Informationen über den Käufer und Verkäufer, Kaufort und eine vollständige Beschreibung der Ware. Bei internationalen Lieferungen sind Handelsrechnungen sogar vorgeschrieben.

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