Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Erfahre hier, warum Unterschriften auf Rechnungen sinnvoll sind und wie du das Verfahren erleichtern kannst.

Offiziell müssen Rechnungen nicht unterschrieben werden. Es gibt jedoch ein paar gute Gründe, warum du Unterschriften auf Rechnungen einholen solltest, unter anderem um dich und deine Kunden vor Missverständnissen zu schützen.

Rechnungen als rechtsgültige Dokumente.

Rechnungen sind ohne Unterschrift keine rechtsgültigen Dokumente; es handelt sich lediglich um eine Auflistung von Produkten und Dienstleistungen, die an einen Kunden gesendet wird, um eine Zahlung anzufordern. Normalerweise zahlen Kunden Rechnungen ohne Unterschrift problemlos.

Müssen Rechnungen also unterschrieben sein, damit es rechtsgültige Dokumente sind? Ja, alle rechtsgültigen Dokumente erfordern eine Unterschrift. Nur so kann nachgewiesen werden, dass beide Parteien die Rechnung verstanden haben und ihren Bedingungen zustimmen.

Warum Unterschriften sinnvoll sind.

Eine Unterschrift deutet darauf hin, dass jemand die Bedingungen eines Dokuments gelesen, verstanden und akzeptiert hat. Der Zahlungsprozess wird erheblich vereinfacht, wenn es einen solchen Nachweis für die Anerkennung und Annahme der Rechnung durch den Kunden gibt.

Sollte etwas schiefgehen, kannst du mit einer unterschriebenen Rechnung einfacher Zahlungen anfordern. Da der Kunde den Bedingungen bereits zugestimmt hat, wird es keinen Rechtsstreit geben. Er ist rechtlich dazu verpflichtet, die Rechnung zu zahlen.

Unterschriften können außerdem hilfreich sein, wenn du Produkte oder Dienstleistungen vor der Zahlung bereitstellst. Durch eine unterzeichnete Rechnung hat der Kunde die gesetzliche Verpflichtung zu zahlen, sobald die Transaktion abgeschlossen ist. Außerdem wird das Risiko von Zahlungsausfällen allgemein reduziert.

Rechnungen auf einfache Weise unterschreiben.

Zwar ist es von Vorteil, Rechnungen unterschreiben zu lassen, es kann aber auch den Arbeitsablauf unterbrechen, weil der Verkaufsprozess komplexer wird. Beide Parteien müssen sich mit Scannern, Druckern, Originalen und Kopien herumärgern.

Mit Online-Signaturen kann das umgangen werden. Mit einer Software für E-Signaturen wie Adobe Sign können Kunde und Verkäufer Rechnungen per Mausklick rechtsgültig unterschreiben. Erfahre mehr über die Funktionen von Adobe Sign, um Unterschriften ganz unkompliziert einzuholen.