Erstelle offizielle Briefformate.

In diesem Beitrag erklären wir dir die offiziellen Regeln und Standardformate für Briefe und geben dir Tipps, wie man Briefe formatiert, damit sie professionell aussehen.

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Einen offiziellen Brief formatieren.

Das Formatieren eines offiziellen Briefes im traditionellen Stil ist relativ einfach, da sie einem gemeinsamen Standard folgen, der leicht zu kopieren ist. Dein Brief sollte die folgenden Elemente beinhalten.

1. Deine Adresse.

Gib deinen kompletten Namen sowie deine Anschrift oben im Brief an. Die Adresse sollte sich dabei auf der rechten Seite befinden. Jede Zeile der Adresse sollte ihre eigene Zeile haben und dem Standardadressformat folgen. Lasse unter deiner Adresse eine Zeile frei.

2. Datum.

Füge unterhalb der Adresse das Datum im richtigen Format ein, z. B. 20. Januar 2024. Auch das Datum sollte rechtsbündig formatiert sein. Lasse unter dem Datum eine Zeile frei.

3. Adresse der Empfänger*innen.

Als nächstes folgt die Adresse der jeweiligen Empfänger*innen mit dem richtigen Titel und der vollständigen Anschrift. Wenn du möchtest, kannst du auch die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der Empfänger*innen angeben. Lasse unter der Adresse eine Zeile frei.

4. Betreff.

Du kannst in deinem Brief einen Betreff angeben, z. B. als Reaktion auf ein bestimmtes Anliegen. Der Betreff kommt vor der Anrede.

5. Anrede.

Bei der Anrede handelt es sich um eine Begrüßung, die respektvoll klingen sollte. Mit ihr setzt du den Ton für den gesamten Brief. Normalerweise verwendet man die Standardanrede „Sehr geehrte/e Frau/Herr“. Du kannst es aber auch etwas kürzer halten, wenn du den Namen der anderen Person nicht kennst.

6. Hauptteil.

Unter der Anrede beginnt nun der Hauptteil deines Briefes. Dabei ist es besonders wichtig, einen formellen und respektvollen Ton beizubehalten. Teile deine Nachricht in Absätze auf und achte auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, damit dein Brief auch gut verständlich ist. Wenn du mehr Hilfe beim Aufbau deines Briefes brauchst, dann schaue dir diese Top-20 Beispiele für Geschäftsbriefe an.

7. Schlussteil.

Beende deinen Brief mit einer höflichen und formellen Aussage. „Mit freundlichen Grüßen“ ist stets die beste Variante, um einen formellen Brief zu beenden. Lasse einen Abstand zwischen deiner Abschlussaussage und dem vorherigen Absatz sowie nach deiner Abschlussaussage und vor deiner Unterschrift.

8. Deine Unterschrift.

Nach deiner Abschlussformel solltest du immer entweder eine handgeschriebene oder elektronische Unterschrift einbinden. Stelle sicher, dass dein Name unter deiner Unterschrift noch einmal leserlich getippt steht.

9. Angehängte Dokumente.

Wenn du deinen Brief formatieren und dafür Dokumente oder Informationen hinzufügen möchtest, stelle sicher, dass du diese Anlagen am Ende deines Briefes auflistest.

Erfahre mehr über alle verschiedenen Elemente und erstelle einen formellen Brief mit Briefvorlagen von Adobe Express.

Was ist das Standard-Briefformat?

Neben den oben diskutierten neun Elementen entsprechen offizielle Briefe einem bestimmten Format und Stil. Im Folgenden findest du einige Tipps zum Formatieren deines Briefes.

Höflich, aber direkt.

Ein Brief sollte immer einem bestimmten Ton entsprechen, der direkt, aber durchaus höflich ist. Weiche nicht vom Thema ab und versuche nicht zu aufgesetzt zu wirken.

Formelle Struktur.

Die zuvor skizzierte formelle Struktur ist der Standard für alle formellen Briefe. Viele offizielle Briefe enthalten zudem ein Geschäftslogo oder den Namen der Organisation im Briefkopf.

Juristische, offizielle und professionelle Layouts.

Verwende stets offizielle Brief-Layouts, um offizielle Mitteilungen zu versenden oder wichtige Dokumente zu teilen. Beachte jedoch, dass offizielle Briefstile eventuell unangemessen sein und deinen Brief albern erscheinen lassen können, zum Beispiel beim Schreiben einer Bewerbung. Hier findest du einige Beispiele für Anschreiben für mehr Inspiration.

Formelles Brief-Layout.

Nachdem wir einige Grundregeln für das Schreiben und Formatieren eines Briefes festgelegt haben, findest du hier einige zusätzliche Tipps, die dir helfen, den perfekten formellen Brief zu verfassen.

Zielpublikum.

Kenne deine Empfänger*innen. Sobald du genau verstanden hast, an wen du schreibst, kannst den Ton und das allgemeine Maß an Formalität in deinem Brief verfeinern.

Zweck.

Als nächstes solltest du wissen, warum du einen Brief schreibst. Ein Bewerbungsschreiben unterscheidet sich deutlich von einem Brief für allgemeine Geschäftskorrespondenz oder einem Beschwerdebrief an ein Unternehmen. Hier findest du einige formelle Vorlagen für Briefe.

Botschaft.

Versuche deine Botschaft so klar und deutlich wie möglich zu übermitteln. Stütze dich dabei gegebenenfalls auf zusätzliche Dokumente, um weitere Informationen bereitzustellen. So behalten deine Empfänger*innen auf jeden Fall den Überblick.

Noch ein letzter Tipp: Bevor du deinen Brief abschickst, bitte eine zweite Person, sich ihn noch einmal durchzulesen. Bitte sie, nach Fehlern zu suchen und zu überprüfen, ob deine Botschaft verständlich ist. Anhand ihres Feedbacks kannst du den Ton, die Präzision und die Struktur deines formellen Briefes überarbeiten.

Formatierungskriterien für offizielle Brief.

Stelle sicher, dass die Schriftart, das Layout und die Grafiken dem Zweck deines Briefes entsprechen.

Schriftart.

In der Regel werden die meisten Briefe in den Schriftarten Times New Roman oder Arial mit Schriftgrößen von 10 bis 12 geschrieben. Stelle sicher, dass du eine gut lesbare Schrift wählst und die Schriftgröße durchgängig gleich ist. Wenn du etwas hervorheben möchtest, kannst du einige Wörter oder Passagen fett oder kursiv drucken. Erfahre mehr über die Effekte verschiedener Schriftarten.

Layout.

Befolge das Standardlayout eines formellen Briefes, um klar mit deinen Empfänger*innen zu kommunizieren und eine schnelle Antwort zu erhalten. Wenn du einen einzigartigen Briefkopf für deinen formellen Brief erstellen möchtest, kannst du dies mit Hilfe von Adobe Express tun.

Medien.

Wenn du Bilder verwendest, wie zum Beispiel das Logo deines Unternehmens, achte darauf, dass du es korrekt formatierst. Dies umfasst das Anpassen der Bildgröße, damit es den Brief nicht dominiert oder die Struktur stört.