Vertragsmanagement – von der Vorbereitung bis zur Unterzeichnung.

Mit einem optimierten Vertragsmanagement lassen sich Geschäftsbeziehungen effektiver führen. Im Folgenden erfährst du, wie du deine Verträge von Anfang bis Ende im Blick behältst.

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Was ist Vertragsmanagement?

Unter Vertragsmanagement versteht man die Verwaltung eines geschäftlichen Vertrags von seiner Ausarbeitung bis zu seiner Unterzeichnung. Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Geschäftspartnern, in dem die Rechte und Pflichten jeder beteiligten Partei definiert sind.

 

Doch ein Vertrag ist nicht etwas, das man einfach abheften und vergessen kann, nachdem er unterzeichnet wurde. Und genau hier kommt das Vertragsmanagement ins Spiel. Das Vertragsmanagement, auch Contract-Lifecycle-Management (CLM) oder Vertragsverwaltung genannt, beinhaltet Organisation, Rechnungsprüfung, die Rechtsprüfung und die Verhandlung mit den Beteiligten.

 

Da die Verwaltung von Verträgen ein zeitaufwändiger und komplexer Geschäftsvorgang sein kann, stellen Unternehmen häufig einen Vertragsmanager ein und automatisieren den Prozess mit einer Vertragsmanagement-Software, um die Belastung zu verringern und einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsbeziehungen zu gewährleisten.

 

 

Die Vorteile eines leistungsfähigen Vertragsmanagementsystems.

 

Ganz gleich, ob du als selbstständiger Hochzeitsfotograf arbeitest oder ein schnell wachsendes Tech-Startup führst: je größer dein Unternehmen wird, desto größer wird der Aufwand für die Vertragsverwaltung. Und wenn du mit etlichen Verträgen gleichzeitig zu tun hast, ist eine sichere und zentrale Verwaltung ratsam. 

 

Eine digitale Vertragsmanagement-Software oder eine Dokumentenmanagement-Plattform ist die ideale Lösung, um die Risiken und die Möglichkeit für menschliche Versäumnisse zu minimieren und den wirtschaftlichen Wert deiner Verträge zu maximieren.

A person sitting at a desk checking their phone while working on their laptop
A person working on a laptop at an office table

Die sieben Phasen des Vertragsmanagements.

 

  1. Start. Im ersten Schritt der Vertragsverwaltung geht es zunächst darum, die Gründe für den Vertragsabschluss zu kennen. Am besten legst du Ziele, Risiken und Erwartungen von Anfang an fest. So verläuft das Verfahren in jeder Phase weitgehend problemlos.

  2. Verhandlung. Bei den Vertragsverhandlungen arbeiten beide Parteien gemeinsam die Vertragsbedingungen aus, damit die Geschäftsbeziehung für beide Seiten so nutzbringend wie möglich ist. Zu diesem Zeitpunkt können die Parteien eine Absichtserklärung ausarbeiten und unterzeichnen, um so ihre Absicht zu bekräftigen, die Gespräche in einer Vereinbarung zu verankern.

  3. Vertragserstellung. Sobald sich beide Parteien auf die Einzelheiten der Vertragsgestaltung geeinigt haben, beginnt die eigentliche Vertragserstellung und -ausarbeitung. Unternehmen können mehrere Entwürfe erstellen, sollten diese Versionen jedoch für Dokumentations- und Nachweiszwecke bereithalten. Bei vielen Verträgen arbeiten die Beteiligten und ihre jeweiligen Rechtsabteilungen zusammen. Das kann viel Zeit einnehmen, aber gerade in dieser Phase solltest du so gründlich wie möglich arbeiten.

  4. Genehmigung. In dieser Phase wird der Vertrag durch die Geschäftsleitung genehmigt und die Geschäftsbeziehung offiziell aufgenommen. Während der Vertragsgenehmigung kommt es recht häufig zu Verzögerungen und ein schnelles Vertragsmanagement ist hier nötig, um nicht ins Stocken zu geraten. Bevor du deinen Vertrag unterzeichnest, solltest du unbedingt einen Juristen oder die Rechtsabteilung deines Teams bzw. Unternehmens zu Rate ziehen.

  5. Ausführung. Nach der Genehmigung des Vertrages folgen deinen Worten nun Taten. Du kannst den Vertrag (digital) abheften, musst aber jederzeit auf ihn zugreifen können, um eventuelle Konflikte oder Fragen zu klären.

  6. Auditing. Auch nach Abschluss des Vertrags ist die Arbeit noch nicht ganz beendet. Es ist ratsam, eine Verlaufsdokumentation anzulegen und die Geschäftsbeziehung regelmäßig zu überprüfen. So kann sichergestellt werden, dass die vertraglichen Verpflichtungen von beiden Seiten eingehalten werden. Mit einem digitalen Vertragsarchiv kannst du dir die Suche nach verlorenen Dokumenten sparen. So kannst du wichtige Verträge verwalten und speichern sowie alle Vertragsdaten und -metriken problemlos abrufen.

  7. Verlängerung oder Kündigung. Wenn keine Termine für die Vertragsverlängerung angegeben sind, ist zu überlegen, ob der Vertrag gekündigt oder ein neuer Vertrag aufgesetzt werden soll. Den Unternehmen entgeht ein höherer Gewinn, wenn sie ihre Verträge auslaufen lassen. Hier kann ein Vertragsmanagement-Tool den entscheidenden Unterschied ausmachen. Ein solches Tool hilft dir, durch eine automatisierte Verwaltung, Verträge zu erneuern und Unterschriften zu sammeln.

 

 

Die Zukunft ist digital – mit Adobe Acrobat Pro und E-Sign.


Ob elektronische Unterschrift oder das Teilen von PDF-Dateien unterwegs - mit einer digitalen Lösung zur Verwaltung von Verträgen hast du stets den vollen Durchblick.

Graphic of signing a contract on a laptop using Adobe Sign
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Papierberge loswerden.

 

Erstelle noch heute deine eigene Vertragsvorlage mit Acrobat Pro. Mit elektronischen Dokumenten spart dein Unternehmen nicht nur Zeit und Geld sondern auch lästige Logistikprozesse wie Postzustellungen, verlorengegangene Dokumente, unterschiedliche Zeitzonen und vieles mehr gehören endlich der Vergangenheit an.

 

 

Mobile Zusammenarbeit.

 

In der Verhandlungsphase kommt es besonders darauf an, dass sämtliche Parteien auf das entsprechende Dokument zugreifen, es bearbeiten und kommentieren können. Mit Acrobat Pro kannst du in Echtzeit und über jedes beliebige Gerät mit anderen zusammenarbeiten und allen Beteiligten den neuesten Vertragsentwurf zur Verfügung stellen.

 

 

Signieren, abschließen und zustellen (papierlos).

 

Durch die Automatisierung deiner Genehmigungsabläufe kannst du dir den Verwaltungskram ersparen und elektronische Unterschriften mit einem Klick einholen. Du kannst den Fortschritt deines Vertrags auch bequem über jedes beliebige Gerät verfolgen.

 

 

Deinen Workflow integrieren.

Du kannst Acrobat Pro mit den von dir bereits genutzten Tools für das Vertragsmanagement kombinieren, z.B. mit IBM, Salesforce, Oracle und anderen. Optimiere deine komplexen Verträge sowie deren Verwaltung und maximiere deren Funktionalität mit CLM-Integrationen.

 

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