Letter of Intent – richtig schreiben und Vertrauen vermitteln.

Absichtserklärungen – so heißt ein „Letter of Intent“ auf Deutsch– sind häufig der Auftakt zu geschäftlichen Transaktionen. Sie können die Erwartungen aller beteiligten Geschäftspartner festlegen, bevor eine verbindliche Vereinbarung aufgesetzt wird. Welche Vorteile damit verbunden sind und wie sich eine richtige Absichtserklärung schreiben lässt, klären wir in diesem Leitfaden.

A letter of intent being viewed across a tablet, mobile phone, and laptop using Adobe Sign

Was ist ein LOI bzw. eine Absichtserklärung?

Eine Absichtserklärung (Letter of Intent, LOI) ist ein im Geschäftsbriefformat verfasstes Dokument, in dem du deine Absicht erklärst, Aufgaben oder Rollen übernehmen zu wollen.  Sie ist in der Regel unverbindlich und stellt eine vorläufige Verpflichtung einer Geschäftspartei dar, mit einer anderen Partei Deals abzuschließen oder Projekte umzusetzen. 

 

Eine Absichtserklärung ist einem Memorandum of Understanding  sehr ähnlich: ein unverbindliches Dokument, das in der Regel verbindlichen Vereinbarungen vorausgeht.

Wann solltest du eine Absichtserklärung schreiben?

Viele große Unternehmen müssen vor einer Transaktion eine so genannte Due-Diligence-Prüfung durchführen. Das heißt, sie müssen angemessene Schritte unternehmen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Zu diesen Anforderungen gehört häufig, dass ein Unternehmen seine Absichten, den Umfang der Transaktion und den Zeitpunkt, zu dem sie stattfinden soll, transparent macht

 

Für Einzelpersonen kann eine Absichtserklärung manchmal der Sorgfaltspflicht genügen. Oft ist sie aber auch ein Mittel, um professioneller aufzutreten oder dem Gegenüber mehr Vertrauen zu schenken. 

 

Wichtig ist jedoch zu wissen, dass ein Letter of Intent laut Definition nicht mit einem klassischen Vertrag gleichzusetzen ist. Rücktritte oder Beendigungen des gemeinsamen Geschäftsverhältnisses lassen sich in diesem Stadium schneller und unkomplizierter gestalten. Das Zurücktreten von einer Absichtserklärung ist in der Geschäftswelt zwar kein freundlicher Zug, aber er ist berechtigt. 

 

Mit der Unterzeichnung eines LOIs äußern beide Parteien lediglich die Absicht, ein gemeinsames Ziel zu verfolgen. Die vertragsgemäße Zusicherung ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt. Hierzu benötigst du einen klassischen Vertrag.

A person sitting on the floor in front of their couch reviewing a letter of intent on their laptop while their dog sits partially in their lap

Für Bewerbungen.

 

Stellensuchende schreiben Absichtserklärungen an Personalverantwortliche, um sich vorzustellen und weitere Informationen über ihre Erfahrungen zu liefern. Dies unterscheidet sich zur klassischen Bewerbung: Anders als Anschreiben oder komplette Bewerbungen können Absichtserklärungen jederzeit verschickt werden. 

 

Wenn du die Absichtserklärung schreibst, kann es einem Personalverantwortlichen oder Arbeitgeber leichter fallen, deine besonderen Fähigkeiten zu erkennen und zu begründen, warum du für eine bestimmte Stelle besonders geeignet bist

 

Ein Letter of Intent hat gegenüber aufwendigen Initiativbewerbungen einen entscheidenden Vorteil: Die kurze und knappe Form legt das Interesse offen, ohne dass du dabei unnötige Dokumente mitsenden musst. Für Personalverantwortliche ist außerdem auf einen Blick ersichtlich, welche Absichten Bewerber haben.

 

Auch andersherum können LOI funktionieren: Personalverantwortliche senden Bewerbern einen LOI, wenn ein zukünftiges Anstellungsverhältnis geplant ist. Mit dieser Absichtserklärung können die potenziellen Mitarbeiter mit gutem Gefühl ihre bisherigen Anstellungen kündigen und bei Ämtern die Zusage eines neuen Arbeitsverhältnisses belegen.

 

Für Geschäftspartner.

 

Unternehmen verwenden Absichtserklärungen, um neue Transaktionen oder Beziehungen anzukündigen, bevor offizielle Papiere wie endgültige Vereinbarungen oder Kaufverträge erstellt werden.

 

Verkäufe, Fusionen und Joint Ventures können mit Absichtserklärungen beginnen. Hierbei erklären alle zukünftigen Geschäftspartner ihre Absichten und kündigen an, wer an der potenziellen Interaktion zu welchem Anteil beteiligt sein wird. Konkrete Summen können genannt werden und helfen bei späteren Vertragsverhandlungen weiter, wenn es zu Komplikationen kommt. 

 

Bitte beachte: Die Aufteilung der Ratenzahlung ist kein Bestandteil einer Absichtserklärung

 

Für das Studium.

 

Studierende können als Teil ihrer Zulassungsunterlagen eine Absichtserklärung bei einer Universität einreichen. Darin wird ihre Absicht erklärt, sich einschreiben zu wollen und das Studium an der auserwählten Einrichtung zu absolvieren. Gleichzeitig wird ein Überblick über den Bildungshintergrund des Studierenden geliefert. 

 

Wenn sich Studierende für einen Studiengang bewerben, sollten sie auch konkrete Beispiele für das beabsichtigte Studium anführen. Hierbei hilft die Nennung von Erfahrungen, Zukunftspläne oder die Angabe konkreter Praktika, die einen Studienplatz vorschreiben

A person talking on a mobile phone while looking at their laptop at a table

Was beinhaltet eine Absichtserklärung?

Absichtserklärungen vermitteln allen Parteien einen klaren Fahrplan für die bevorstehende Zusammenarbeit. Laut Letter of Intent Definition sind Ziele, Erwartungen und Zeitrahmen für potenzielle Transaktionen festgehalten. Das hilft allen Beteiligten, die Struktur des Geschäfts zu verstehen. Somit lassen sich Deal Breaker oder verbindliche Punkte schneller identifizieren, die in Zukunft wichtig werden.

 

Wer eine Absichtserklärung schreiben muss, sollte die folgenden Inhalte berücksichtigen

 

  • Nennung aller Vertragspartner
  • Versicherung über Interesse des entsprechenden Projektes
  • Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten (Preise, Transaktionen, Umsetzungen, Geschäftsverhältnis)
  • Fristen und bereits vereinbarte Bedingungen
  • Eventuelle Bedingungen, die zu einer Auflösung des LOIs führen könnten
  • Exklusivitätsklausel hinsichtlich der Zusammenarbeit

 

Nutze für deine ersten Absichtserklärung eine Vorlage und Beispiele bestehender LOIs, um wichtige Punkte nicht auszulassen. Wirf einen Blick auf die Musterbeispiele von Adobe Spark und übernimm von der Anrede bis zur Unterschrift die wichtigsten Punkte.

 

So werden Absichtserklärungen mit E-Signaturen wirksam.

 

Wenn eine Absichtserklärung verbindlich ist oder du dich vergewissern willst, dass Empfänger sie geprüft haben, gib ihnen die Möglichkeit, den LOI mit einer Unterschrift zurückzusenden. Manchmal können Vorverhandlungen Haftungsausschlüsse oder Rechtsdokumente wie eine Vertraulichkeitsvereinbarung enthalten. Mit elektronischen Signaturen können diese ersten Korrespondenzen schneller abgewickelt werden.

 

 

E-Signaturen im Alltag nutzen.

 

Absichtserklärungen sind der Beginn einer geschäftlichen Beziehung. E-Signaturen können dabei helfen, diese Beziehung voranzubringen. Adobe Experience Cloud zeigt, welche Unternehmen von den umfangreichen Vorteilen bereits profitieren.

 

Verträge schneller umsetzen.

 

Der Einsatz elektronischer Unterschriften in der Korrespondenz spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit, die mit dem Öffnen, Lesen und Sortieren von E-Mails verbracht werden. Erfahre am Beispiel des Modeherstellers PUMA, wie das Unternehmen mithilfe von Adobe den E-Mail-Verkehr im Zusammenhang mit Verträgen um 75 Prozent reduzierte und die Vertragsabwicklung durch elektronische Signaturen vereinfachte. Hier geht es zur Fallstudie.

 

 

Herausforderungen im Lockdown mit E-Signaturen umgehen.

 

Der weltweite Lockdown hat Unternehmen national und international über Nacht vor große Probleme und Herausforderungen gestellt. Meetings konnten nicht stattfinden, Produktionen standen still und Reisen waren nicht möglich. Für einige Branchen wurde der Stillstand zum massiven Problem.

 

Der öffentlich-rechtliche Fernsehsender ZDF musste eine schnelle Lösung finden, um weiter handlungsfähig zu bleiben. Die Entscheidung, mit Acrobat Sign neue digitale Prozesse aufzusetzen, war der Anfang einer digitalen Revolution. Innerhalb von zwei Monaten schaffte es der Sender, seine Abläufe auf digitale Prozesse, Cloud-basierte Anwendungen und ortsungebundene Tools umzustellen. Ergebnis war, dass die Arbeit schneller und effektiver gestaltet werden konnte und auf dem neusten Stand Papier, Zeit und Aufwand ersparte. 

 

Weitere Informationen zur Umstellung beim ZDF

 

 

 

Wer benötigt einen Letter of Intent?

 

Durch das Verfassen eines LOIs werden die Grundlagen für eine Zusammenarbeit definiert und eine erste Verpflichtung geschaffen. Gleichzeitig müssen sich die zukünftigen Vertrags- oder Geschäftspartner schon im frühen Stadium darauf einlassen, interne Abläufe, Zahlungsmodalitäten oder Zeiträume der Transaktionen festzulegen. Cashflow spielt dabei eine wichtige Rolle, um die finanzielle Situation des Gegenübers abzuklopfen. Es ist eine Möglichkeit, böse Überraschungen zu vermeiden und Risiken zu umgehen. 

 

Daher ist es sinnvoll, den LOI im Vorfeld aufzusetzen, um sich abzusichern.  Der LOI sollte stets als vertrauensvolle Basis miteinander verstanden werden und nicht als Absicherung vor negativen Risiken. Darauf basierend lassen sich folgende Verhandlungsgespräche deutlich einfacher und strukturierter führen. Eine Absichtserklärung schreiben zu lassen, bedeutet in jedem Fall, einen Fahrplan für das anstehende Projekt zu erstellen.

 

 

 

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