Gestión de procesos: crear flujos de trabajo sin complicaciones

En el mundo laboral moderno, la gestión de procesos cada vez es más importante. Al tratarse en su mayoría de procesos empresariales, también se denominan gestión de procesos empresariales. Aquí averiguarás qué significa e implica esto exactamente.

 Imagen de la gestión de procesos que muestra a dos empleados de oficinas conversando sobre gráficos.

Qué es la gestión de procesos?

 

En nuestro mundo globalizado y digitalizado, los procesos empresariales son cada vez más complejos, más rápidos y están más interconectados. Para garantizar que todas las tareas individuales de un proyecto se desarrollen sin problemas, la gestión de procesos se ocupa de la pregunta "¿Quién hace qué, cuándo, cómo y con qué?" O, dicho de otro modo: de la planificación, la ejecución, el control y optimización de todos los procesos empresariales. La gestión de los documentos digitales también es una parte importante de la gestión de procesos. Puedes encontrar más información sobre este tema en nuestro artículo «Gestión documental». Con una gestión de procesos bien pensada, se pueden alcanzar mejor los objetivos de la empresa e implementar muchos objetivos de procesos particulares. Estos incluyen, entre otros:

 

  • Reducción de costes.
  • Mayor transparencia.
  • Mejora de la calidad.
  • Aumento de la flexibilidad.
  • Maximización de la eficiencia.
  • Desarrollo de nuevos modelos empresariales.
 Imagen de un hombre con ordenador portátil y maletín obteniendo beneficios económicos mediante la gestión de procesos

Reducción de costes, mayor flexibilidad, procesos de trabajo más eficientes: la gestión de procesos ofrece muchas ventajas a las empresas.

Gestión de procesos: sinopsis de metodologías.

 

A lo largo de los años se han ido desarrollando diferentes métodos en la gestión de procesos. Así, en función de la empresa, de la composición del equipo, del sector o del proyecto, los métodos individuales pueden ser más o menos adecuados.

 

  • La reingeniería de procesos empresariales es un replanteamiento radical en la gestión de procesos por el cual se descartan y rediseñan sustancialmente los procesos de la empresa. Este suele ser el enfoque adecuado cuando una empresa o todo un sector se enfrenta a un cambio de rumbo..
  • El método KAIZEN, abreviado KVP, en cambio, se dirige más bien a la mejora de procesos dentro de la empresa, manteniendo el procedimiento básico e introduciendo continuamente pequeños cambios.
  • El Lean Management, o gestión Lean, es un método que se centra en aumentar la eficiencia. En este caso, los procesos se mejoran de tal manera que se pueden omitir pasos y tareas innecesarias. Con ello se pretende, por un lado, ahorrar costes y, al mismo tiempo, dar a los empleados más tiempo para que cumplan tareas más importantes.
Infografik, die verschiedene Aspekte der KAIZEN-Methode illustriert.

El método KAIZEN no consiste en un cambio de organización radical, sino en aplicar pequeñas mejoras de forma continuada.

Gestión de procesos operativos y estratégicos.

 

La diferencia entre gestión de procesos operativos y gestión de procesos estratégicos sirve para estructurar mejor todos los procesos implicados (atención: ambas formas deben diferenciarse del diseño de flujos de trabajo individuales). Encontrarás todo sobre la llamada gestión de flujo de trabajo en otro artículo. Pero ahora centrémonos en estos dos tipos de gestión de procesos:

 

La gestión de procesos operativos se ocupa de todos los procesos a corto plazo de la empresa con vistas a un año. Esto incluye la planificación, la ejecución, el análisis, el control de gastos y las mejoras de los procesos actuales. Podría también decirse que la gestión de procesos operativos se ocupa de todos los procesos de la actividad diaria de una empresa.

 

La gestión de procesos estratégicos se ocupa de todos los procesos a largo plazo de la empresa con vistas a 10 e incluso 20 años. Aquí se incluyen todos los aspectos que son estratégicamente importantes para la empresa, como la definición de los procesos centrales recurrentes o el desarrollo de los objetivos de los procesos estratégicos. En otras palabras: la gestión estratégica de los procesos garantiza que todas las operaciones empresariales estén orientadas con los objetivos a largo plazo de la organización.

 

 

Qué tipos de software de gestión de procesos existen?

 

La digitalización y la mecanización progresivas crean continuamente nuevas oportunidades y potenciales, lo que conlleva una mayor necesidad de gestionar los procesos digitales. Para mejorar las cadenas de procesos, los flujos de trabajo, las interfaces y el diseño de toda la cadena de valor, hemos desarrollado soluciones de software especiales que cubren una amplia gama de aplicaciones. Sirven de apoyo a especialistas y gestores en la aplicación de los procesos y proporcionan flujos de trabajo transparentes y simplificados.

 

 

La gestión documental con Adobe Acrobat Sign.

 

Cualquier persona que quiera gestionar documentos digitales y, especialmente procesos de firma de registros, debería echar un vistazo a Acrobat Sign. Es un proceso que queda registrado en cuanto un destinatario/a abre o firma un documento y resulta ser algo muy productivo porque evita perder documentos y recibir demasiados recordatorios. Además, los documentos pueden protegerse con una contraseña o los firmantes pueden reemplazarse en caso de sustitución o cambio de responsabilidades, incluso aunque el archivo ya se haya enviado.

Imagen que muestra a un hombre firmando diversos documentos en su ordenador portátil

Firmar documentos en línea de forma cómoda y segura: con Acrobat Sign, ningún problema.

Optimización de flujos de trabajo con Adobe Workfront.

 

Si quieres vigilar toda la cadena de valor, las herramientas de gestión de flujos de trabajo de Workfront son la elección correcta. El software ofrece un soporte integral que abarca desde plantillas de planes de proyectos hasta hojas de cálculo estandarizadas, pasando por calendarios sincronizados y el soporte preconfigurado para diferentes métodos de trabajo, y enfoques ágiles, todo ello a través de un panel de control común. El resultado es menor avalancha de correos electrónicos para mayor alegría de los equipos individuales.

 

Gestión de contenidos con Adobe Experience Manager.

 

Con los flujos de trabajo de gestión de activos digitales puedes planificar, revisar, aprobar y publicar contenidos. Basta con definir las funciones dentro del equipo para que el sistema asigne automáticamente todas las tareas a los miembros correspondientes. De este modo, optimizas el flujo de trabajo hasta el momento de poner en marcha el contenido. Encontrarás más información sobre el tema de los flujos de trabajo en nuestro artículo «Gestión de flujos de trabajo».

 

Gestión documental para una oficina digitalizada.

 

Cada vez se digitalizan más procesos y documentos en las empresas, porque esto les supone un ahorro de recursos, costes y espacio para archivar documentos. Por esta razón, la gestión moderna de los procesos siempre está vinculada a la gestión documental digital. Si deseas saber más sobre este tema, te recomendamos el artículo «Qué es la gestión documental» También te puede interesar el artículo «Digitalización de documentos».

 

Imagen de dos personas trabajando en diferentes documentos digitales en la oficina.

En el entorno laboral moderno cada vez se utiliza menos papel. Por eso, la gestión de procesos también va integrando la gestión documental digital..

Cadena de valor óptima.

 

En cuanto varios empleados o máquinas participan en un proceso de la empresa, es cuando la interacción de los distintos participantes se vuelve interesante, porque si se coordina de forma óptima se ahorra tiempo, dinero y recursos. A la hora de optimizar procesos en la cadena de valor, podemos plantearnos las siguientes preguntas clave:

  1. ¿Ha considerado la empresa todas las tareas necesarias para alcanzar el objetivo?
  2. ¿Tiene sentido el orden en que se realizan las tareas?
  3. ¿Se asignan las tareas de forma adecuada a los empleados debidamente cualificados o a las máquinas correctas?
  4. ¿Existe una comunicación eficaz entre los distintos participantes, llega la información allá donde se necesita?

Para poder responder a todas estas preguntas, los especialistas en gestión de procesos deben conocer todos los procedimientos de la empresa. Si quieren optimizar de forma sostenible la cadena de valor deben acompañar continuamente su desarrollo posterior, participar activamente y documentar sin falta el proceso y la evaluación. Mediante la determinación de cada una de las interacciones se optimizan a largo plazo las cadenas de procesos individuales, pero también toda la cadena de valor.

 

La gestión de procesos es un trabajo en equipo.

 

Para los profesionales de la gestión de procesos se trata, básicamente, de utilizar la información correctamente y diseñar los procesos sin problemas. Esto requiere conocer todos los procesos y estar cerca de todos los actores implicados, porque solo así se pueden identificar los problemas y los cuellos de botella y corregirlos adecuadamente. También es importante una colaboración estrecha y de confianza con la alta dirección de la empresa para tener vía libre en el proceso de diseño. Una vez identificado el potencial de optimización se definen conjuntamente las funciones en el equipo, pues solo así podrán anclarse firmemente los procesos en la vida cotidiana. Los encargados de dirigir a los demás en el trabajo deben actuar de igual a igual y tener razones bien fundadas para dar sus instrucciones. Una vez que el equipo reconoce el potencial de la gestión de procesos, todos los empleados suelen aceptar cambios que tengan sentido.

Imagen de dos personas trabajando juntas para mejorar el flujo de trabajo del equipo

Para que la gestión de procesos tenga éxito, cada miembro del equipo debe saber cuál es su papel..

¿Qué es la gestión por categorías de procesos?

 

La gestión por categorías, también denominada gestión de grupos de mercancías es un proceso conjunto destinado a aunar los intereses de fabricantes y minoristas. A los minoristas les interesan tanto las visitas a sus tiendas como las compras. El fabricante, en cambio, busca que sus clientes compren muchas categorías de productos. En un proceso conjunto, se reúnen grupos de productos significativos y se desarrolla su presentación. 

 

El objetivo es siempre satisfacer las necesidades de los clientes y crear un surtido que sea lo más eficaz posible. Las investigaciones de mercado, los estudios y otras evaluaciones estadísticas son aquí herramientas útiles. Así que, si la barbacoa está colocada en el supermercado justo al lado de las salsas y el carbón, y puedes encontrar inmediatamente todos los artículos que necesitas para una acogedora velada de barbacoa, podemos decir que la gestión por categorías ha hecho un buen trabajo

 

Los 8 pasos del proceso de la gestión por categorías

  1. Definir los grupos y subgrupos de artículos.
  2. Valorar la importancia de cada categoría.
  3. Evaluar el rendimiento actual de las categorías
  4. Fijar objetivos de categorías y facturación.
  5. Adoptar una estrategia de categoría.
  6. Desarrollar tácticas y acciones individuales para lograr los objetivos.
  7. Aplicar las actividades planificadas.
  8. Comprobar los objetivos de categoría alcanzados.

 

Preguntas más frecuentes.

 

¿Qué se entiende por gestión de procesos?

 

Aquella que garantiza que los procesos empresariales se desarrollen de la forma más fluida y eficiente posible. Esto se hace determinando quién se encarga de la tarea, pero también debe definirse la secuencia y la forma de realizar dicha tarea. Una buena gestión de procesos suele garantizar que las empresas trabajen de forma más rápida, transparente y eficaz.

 

¿Qué es la gestión por categorías de procesos?

 

La llamada gestión de grupos de productos reúne al minorista con el fabricante para que definan de común acuerdo qué productos se presentan juntos en la tienda o en la tienda en línea. El objetivo es conseguir que los clientes compren por impulso o por asociación de ideas. Así, por ejemplo, los clientes encontrarán cerveza, carbón y salsas en el grupo de productos «barbacoa», aunque estos artículos no pertenezcan realmente a la misma categoría

 

¿Cuál es la diferencia entre gestión de procesos estratégicos y operativos?

 

La gestión de procesos operativos se ocupa de la planificación, la ejecución, el análisis, el control de costes y la mejora de los procesos a corto plazo dentro del año en curso, mientras que la gestión estratégica de procesos, por su parte, se ocupa de los objetivos de los procesos a largo plazo, los procesos centrales, y de armonizar dichos procesos con los objetivos empresariales para los próximos 10 o 20 años.

 

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