Gestión de flujo de trabajo (workflow) para una mayor eficiencia en el trabajo diario

Un flujo de trabajo (workflow en inglés) es un proceso de trabajo que se repite regularmente en una empresa. La gestión de flujo de trabajo consiste en el apoyo informático a la automatización de dichos procesos empresariales. En este artículo te explicamos qué significa esto exactamente y qué componentes pertenecen a la gestión del flujo de trabajo.

Imagen de un hombre trabajando en una gestión de flujo de trabajo en el portátil.

Qué es un flujo de trabajo (workflow)?

 

Un flujo de trabajo es, en primer lugar, un diagrama de flujo y se utiliza para automatizar un proceso de negocio empresarial. Cuenta con un principio, un desarrollo y un final establecidos y define qué pasos de trabajo son necesarios para el procedimiento y quién los lleva a cabo. Un buen ejemplo de flujo de trabajo es la aprobación de unas vacaciones que incluya la aclaración de la sustitución: el empleado presenta su solicitud de vacaciones y registra los posibles sustitutos. Luego se contacta con los sustitutos y estos aceptan o no la sustitución. A continuación, la solicitud pasa al gestor que será quien apruebe o rechace la petición.

Una mujer está trabajando con su portátil y se siente abrumada porque tiene que hacer varias tareas al mismo tiempo

La gestión del flujo de trabajo puede ayudar a organizar mejor los procesos de trabajo y, por lo tanto, a hacer que el trabajo sea más eficiente en general. 

Cuáles son las ventajas del flujo de trabajo establecido?

 

  • Transparencia total sobre el proyecto y cada uno de los pasos de trabajo individuales en todo momento.
  • Coordinación simplificada de todos los equipos implicados en el proceso gracias a una mejor comprensión general.
  • Más eficiencia y mayor velocidad de trabajo gracias a procesos y funciones claramente definidos.
  • Identificación mejorada del potencial de automatización a través de un mapeo detallado de todos los procesos.

 

Qué elementos pertenecen al flujo de trabajo (workflow)?

 

Dado que un flujo de trabajo es una instrucción de trabajo detallada, todos los procesos implicados deben registrarse con precisión. Un flujo de trabajo bien definido suele constar de los siguientes elementos y personas:

 

  • Un disparador o punto de partida que inicia el flujo de trabajo.

  • Roles o actores involucrados en el flujo de trabajo.

  • Todos los pasos o paquetes de trabajo necesarios a ejecutar en una secuencia determinada o en paralelo.

  • La asignación de los pasos de trabajo individuales a empleados/as específicos/as.

  • El resultado o producto que debe nacer de las respectivas etapas de trabajo.

  • Información del estado de los pasos individuales para todos los participantes.

  • Información sobre la cantidad o frecuencia del desarrollo de trabajo.

  • Un punto final fijamente definido del flujo de trabajo.

 

Diferencia entre proceso y flujo de trabajo (workflow).

 

El proceso empresarial representa los aspectos empresariales y la sucesión de los pasos de trabajo, explica el proceso a nivel conceptual y, por lo tanto, tiene una gran importancia para el efecto estratégico. Si deseas saber más sobre este tema, te recomendamos que leas el artículo «Gestión de procesos».

 

El flujo de trabajo, en cambio, es una instrucción de trabajo precisa y define no solo los pasos técnicos del trabajo, sino también quién tiene que hacerlos y cómo. Se produce a un nivel mucho más detallado que el proceso y debe ser lo suficientemente preciso como para apoyar a todos los empleados en la secuencia de trabajo. En el mejor de los casos, el flujo de trabajo incluso puede asegurarse de que los pasos de trabajo se automaticen completamente.

 


Herramientas y software de gestión de flujo de trabajo (workflow management)

 

Algunos fabricantes ofrecen sus propias soluciones de software para facilitar y hacer más eficientes los flujos de trabajo. Aquí hemos recopilado para ti algunos de nuestros programas que mejoran el rendimiento laboral:

 

 

Adobe Workfront.

 

Si quieres controlar todo el proceso de trabajo, Workfront es la elección adecuada. Las herramientas de gestión del flujo de trabajo abarcan desde plantillas de planes de proyectos y hojas de estado estandarizadas hasta calendarios en red e integración de programas empresariales. Además, el software ofrece soporte para métodos de trabajo tradicionales y ágiles en la gestión de proyectos. Y lo mejor es que todo se controla a través de un tablero central.

 

Adobe Experience Manager.

 

Si quieres gestionar tu flujo de trabajo de creación de contenidos, echa un vistazo a Experience Manager. Aquí verás potentes funciones y herramientas flexibles para crear y desplegar tus contenidos. Con tecnología IA y basado en la nube. 

 

Adobe Acrobat Sign.

 

A diferencia de lo que sugiere su nombre, Acrobat Sign permite hacer mucho más que simplemente automatizar los procesos de firma electrónica, porque puedes utilizar las herramientas visuales para automatizar y coordinar mejor todas las tareas relacionadas con la creación y el procesamiento de documentos.

 

 

Imagen de firma digital en una tableta.

Acrobat Sign puede utilizarse para automatizar diversas tareas relacionadas con la creación de documentos digitales.

Cómo se define la gestión de flujo de trabajo?

 

La actividad empresarial cotidiana se compone de muchos procesos diferentes, que pueden durar a lo largo de diferentes periodos de tiempo, ser complejos e implicar a distintos actores. Se habla de flujo de trabajo cuando se tiene en cuenta la secuencia de procesos interrelacionados y la dependencia de quién tiene que hacer qué y cuándo.

 

La gestión del flujo de trabajo se ocupa de la coordinación y el control de estos flujos de trabajo. Su objetivo es simplificar los procesos, aumentar la transparencia y mejorar la eficiencia.

 

Las tareas concretas de la gestión de flujo de trabajo incluyen, en primer lugar, el análisis del flujo de trabajo y la identificación de las dependencias. Posteriormente, se modelan las mejoras, se describen y se preparan visualmente las dependencias. Si el modelo recién formado es satisfactorio, se adopta el flujo de trabajo y se controla con un punto de inicio y un punto final fijos, y a través de diferentes procesos. Por último, se extraen los datos importantes del flujo de trabajo y se registran para permitir la optimización y crear informes a largo plazo.

 Imagen que muestra a un hombre coordinando diversos procesos de trabajo desde su móvil

La gestión del flujo de trabajo consiste en coordinar y controlar mejor los flujos de trabajo interrelacionados.

Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

 

El sistema de gestión del flujo de trabajo es la siguiente etapa en el desarrollo del procedimiento que describimos anteriormente. Su particularidad es que los productos, los documentos, la información o los resultados se transmiten de un participante a otro del proceso, bajo el cumplimiento coherente de unas normas dadas. A menudo este proceso está diseñado para ser interdepartamental. Por ejemplo, una vez que un departamento ha completado su proceso, el proyecto pasa automáticamente a los siguientes departamentos, hasta llegar a los de facturación y contabilidad. Esto garantiza que el proceso empresarial previsto sea siempre el mismo y que no se pierdan recursos ni tiempo innecesariamente. Otra parte importante del sistema de gestión del flujo de trabajo es la orquestación digital de los documentos. Encontrarás más sobre este tema en el artículo “Gestión de documental”.

 

Qué es el sistema de gestión documental?

 

Los procesos basados en el papel ya no resultan apropiados para las empresas modernas. Antes, los documentos se enviaban por correo, se distribuían en los departamentos y no era raro que desaparecieran en sótanos de archivos opacos después de ser procesados. Ahora, los sistemas de gestión de documentos digitales (DMS) han venido a tomar el relevo y permitir que toda la información importante para el usuario pueda encontrarse en una misma base de datos  ̶  ya sean presupuestos, facturas, contratos, albaranes o intercambios de correo electrónico con otros equipos. 

 

Con Adobe Document Cloud hemos desarrollado herramientas líderes para gestionar archivos PDF y firmas electrónicas. No importa con qué programas de Office o sistemas de terceros trabaje tu empresa, gracias a su integración perfecta, todos los usuarios pueden procesar juntos documentos, flujos de trabajo y tareas sin demora. Y con la nube, esto puede hacerse incluso desde cualquier lugar y momento.

 

 

Principales competencias de la gestión de flujo de trabajo.

 

La digitalización significa que nuestro trabajo será aún más digital, transparente, ágil y más conectado a la red en el futuro. Esto también afecta al flujo de trabajo. Por lo tanto, una gestión moderna del flujo de trabajo se basará sistemáticamente en la integración y la conexión en red, además de la automatización y la trazabilidad para todos los implicados, porque en lugar de crear jerarquías, los flujos de trabajo dan a los equipos más poder de decisión. Antes, los directivos solían tener que delegar tareas, hoy los actores pueden elegir por sí mismos las más importantes. En cierto modo, toda la gestión del flujo de trabajo está cambiando el sistema basado en el empuje a otro basado en el tirón.

 

Aparte de la forma de trabajar, las herramientas y plataformas de trabajo también seguirán cambiando. El antiguo principio de “hacer y controlar” se está sustituyendo paso a paso por la transparencia para todos los participantes, porque la comprensión total de todo el proceso de trabajo también permite aclarar el papel de los implicados y, por lo tanto, la responsabilidad que tiene cada actor individual. 

 

 Imagen de un equipo en la oficina que trabaja eficazmente gracias a la gestión del flujo de trabajo.

La gestión moderna del flujo de trabajo pretende reducir las jerarquías y dar a los equipos más poder de decisión.

Flujo de trabajo eficiente con la gestión documental.

 

Los documentos son la base de nuestra comunicación corporativa. Todos los productos, procesos, contratos y objetivos quedan registrados en diferentes tipos de documentos, lo que a su vez nos sirve de orientación en nuestras tareas diarias y nos aporta claridad en caso de disputa. Pero no solo los documentos escritos son documentos, también lo son las fotos, los diagramas, las tablas, las cifras de resultados y las grabaciones de audio y vídeo, que además adquieren cada vez más importancia en nuestro moderno panorama comunicativo. Si te interesa este tema, puede que también te guste el artículo “Digitalización documental”.

 

Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad de documentos también lo hace la necesidad de controlar y administrar toda esa información. Esto ya es posible gracias a la gestión documental, es decir, a la administración de documentos electrónicos en bases de datos. No obstante, en este caso, la gestión significa algo más que un sistema de archivo ordenado para su recuperación; es más bien la encargada de hacer que la información contenida en los documentos sea utilizable para apoyar los procesos empresariales. Encontrarás más detalles sobre este tema en el artículo sobre gestión de documental.

 

 

Preguntas más frecuentes.

 

¿Qué es un flujo de trabajo (workflow)?

 

El flujo de trabajo es un programa fijo para los sucesivos pasos de trabajo de un proceso empresarial. El flujo de trabajo también puede entenderse como una instrucción de trabajo. 

 

¿Qué es la gestión de flujo de trabajo?

 

La gestión del flujo de trabajo se ocupa de la planificación, el modelado, el control y el análisis de todos los flujos de trabajo que utiliza una empresa.

 

¿Para qué sirve el software de flujo de trabajo?

 

El software de flujo de trabajo se utiliza para trasladar completamente la automatización de los flujos de trabajo individuales al mundo digital, hacerlos accesibles a todos los participantes y evitar utilizar papel.

 

¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

 

Un sistema de gestión de flujo de trabajo agrupa todos los procesos corporativos de una empresa y conecta entre sí todos los sistemas importantes, como los archivos, los sistemas CRM, la contabilidad y las aplicaciones específicas de la empresa. Lo ideal es que todos los flujos de trabajo de una empresa estén sincronizados digitalmente entre sí.

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