¿Es necesario firmar las facturas?

Descubre por qué puede ser buena idea solicitar que se firmen las facturas y cómo agiliza esto el proceso.

Oficialmente, no es obligatorio firmar las facturas, sin embargo, existen algunas razones de peso por las que quizás deberías solicitar que se firmen tus facturas. De esta forma, consigues protegerte a ti mismo y a tus clientes de cualquier malentendido.

Facturas que funcionan como documentos legales.

Sin una firma, las facturas no son documentos legales; son solo una lista de los productos y servicios que se le han proporcionado a un cliente y por los que se solicita un pago. En la mayoría de los casos, los clientes no ponen problemas para pagar las facturas sin haberlas firmado.

¿Significa esto que para que las facturas sean documentos legales es necesario firmarlas? Sí, todos los documentos legales deben tener una firma para que se consideren oficiales. Esta es la única forma de demostrar que ambas partes han entendido lo que aparece en la factura y se han comprometido a cumplir con las condiciones.

¿Por qué es buena idea solicitar firmas?

Con una firma, se demuestra que la persona ha leído y entendido el documento y ha aceptado sus condiciones. En el ámbito de las facturas, tener una prueba inequívoca del acuse de recibo y el consentimiento de un cliente agiliza mucho el proceso de pago.

Si algo sale mal, será más fácil recibir el pago si la factura está firmada. Dado que el cliente ya ha aceptado las condiciones, no hay cabida para ninguna disputa: está legalmente obligado a pagar la factura, sin excepción.

Las firmas también pueden ser de ayuda si proporcionas los productos o servicios antes de recibir el pago. Una factura firmada no solo hace que el cliente adquiera la obligación legal de pagar una vez completada la operación, sino que también reduce el riesgo de impago en general.

Forma sencilla de firmar facturas.

Si bien es cierto que solicitar que se firmen las facturas tiene sus ventajas, puede llegar a obstaculizar el flujo de trabajo al añadir pasos al proceso de ventas y obligar a las partes a lidiar con escáneres, impresoras, versiones originales y copias.

Para simplificar el proceso, puedes utilizar firmas en línea. Con un software de firma electrónica como Adobe Sign, tanto el cliente como el proveedor pueden firmar legalmente las facturas de forma remota con tan solo hacer clic en un botón. Descubre qué más cosas puedes hacer con Adobe Sign para que recoger firmas sea una tarea sencilla.