Les factures doivent-elles être signées ?

Découvrez les raisons pour lesquelles il peut être judicieux d’exiger des signatures sur les factures et la façon de simplifier le processus.

Officiellement, il n’est pas nécessaire de faire signer les factures. Toutefois, il existe plusieurs raisons d’exiger des signatures sur les factures afin de se protéger et de protéger les clients des malentendus.

Utilisation de factures comme documents juridiques.

Sans signature, les factures ne sont pas considérées comme des documents juridiques ; il s’agit simplement d’une liste de produits et de services envoyés à un client pour demander un paiement. Et dans la plupart des cas, les clients paient les factures non signées sans aucun problème.

Par conséquent, pour que les factures deviennent des documents juridiques, doivent-elles être signées ? Oui, tous les documents juridiques doivent comporter une signature pour être officiels. C’est le seul moyen de prouver que les deux parties ont compris la facture et en ont accepté les conditions.

Pourquoi exiger des signatures ?

La signature indique que le destinataire a lu, compris et accepté les termes du document. En matière de facturation, le fait d’avoir une preuve définitive de la reconnaissance et de l’accord d’un client simplifie considérablement le processus de paiement.

En cas de problème, il est plus facile de recouvrer le paiement d’une facture signée. Comme le client a déjà accepté les conditions, aucun litige n’est possible. Il est légalement tenu de payer la facture, sans discussion.

Les signatures peuvent également être utiles lorsque l’entreprise fournit des produits ou des services avant de recevoir le paiement. Une facture signée rend non seulement le paiement légalement obligatoire une fois la transaction terminée, mais elle réduit également le risque de non-paiement de manière générale.

Signature aisée des factures.

Bien qu’il y ait des avantages à exiger des signatures sur les factures, l’ajout d’étapes au processus de vente peut perturber le workflow, les deux parties devant manipuler scanners, imprimantes, originaux et copies.

Vous pouvez simplifier le processus avec des signatures en ligne. Grâce à un logiciel de signature électronique comme Adobe Sign, le client et le fournisseur peuvent tous deux signer des factures à distance d’un simple clic, dans le respect de la légalité.

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