Renforcez le potentiel de vos partenariats en rationalisant vos processus de gestion de contrat et apprenez à maîtriser chaque étape de la rédaction d’un contrat.
Processus de gestion des contrats, des premiers contacts à la signature.
En quoi consiste la gestion de contrats ?
La gestion de contrats est le processus permettant d’encadrer un contrat commercial, de sa création à sa signature. Un contrat constitue un engagement ou une convention qui crée des obligations entre des partenaires commerciaux et définit les droits et les devoirs de chaque partie.
Mais la dimension d’un contrat ne se limite pas à un document à classer et à oublier une fois signé en bonne et due forme, elle englobe aussi tout un processus de gestion. Également appelée gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ou administration de contrats, elle implique l’organisation, l’audit, l’examen juridique et la négociation avec les parties prenantes.
Potentiellement complexe et chronophage, la gestion des contrats est un processus commercial pour lequel les entreprises engagent souvent un gestionnaire de contrats et utilisent un logiciel d’automatisation afin d’alléger la charge de travail et d’assurer le bon fonctionnement des partenariats.
Quand un système de gestion des contrats robuste est un précieux atout.
Que vous soyez photographe de mariage indépendant ou une start-up technologique en pleine expansion, le défi posé par la gestion des contrats s’accroît à mesure que votre entreprise se développe. Si vous jonglez avec plusieurs contrats en même temps, vous aurez tout intérêt à les conserver en sécurité et à les réunir. Un centre de contrôle numérique ou une plateforme de gestion des documents sera ainsi votre meilleur allié pour minimiser les risques et le potentiel d’erreur humaine, tout en maximisant la valeur de vos contrats.
Les sept étapes du processus de gestion des contrats.
01. Intention
La première étape de la gestion de contrats consiste à connaître vos motifs pour conclure un contrat. Définissez vos objectifs, vos risques et vos attentes dès le départ. Ainsi, chaque étape du processus se déroulera de la manière la plus fluide possible.
02. Négociation
Au cours de la négociation d’un contrat, les deux parties se rencontrent pour définir les conditions du contrat afin de former un partenariat aussi mutuellement bénéfique que possible. À ce stade, pour marquer leur volonté de formaliser ces pourparlers en un accord, les parties peuvent rédiger et signer un mémorandum d’entente.
03. Création
Une fois que les deux parties sont d’accord sur les détails du marché, la création et la rédaction du contrat proprement dites commencent. Les entreprises peuvent créer plusieurs versions, et il est important de garder ces itérations à portée de main pour les enregistrer et les vérifier.
De nombreux contrats sont le fruit d’une collaboration entre les parties prenantes et leurs équipes juridiques respectives. Cette étape peut donc prendre du temps, mais il est judicieux d’être aussi minutieux que possible.
04. Approbation
À ce stade, la direction doit approuver le contrat et mettre officiellement en place le partenariat. Des goulots d’étranglement freinent souvent le processus d’approbation du contrat et une gestion rapide est donc souvent nécessaire pour faire avancer les choses. Avant de signer un contrat, assurez-vous de consulter un juriste ou le service juridique de votre équipe.
05. Exécution
Une fois le contrat approuvé, il est temps de passer des paroles aux actes. Archivez votre contrat, mais gardez-le à portée de main pour être en mesure de résoudre tout litige ou toute question éventuel.
06. Audit
Le travail n’est pas terminé une fois le contrat entériné. Vous devez dresser une piste d’audit et réexaminer régulièrement votre partenariat pour vous assurer que les obligations contractuelles sont respectées par les deux parties. Munissez-vous d’un répertoire de contrats numérique pour vous éviter de perdre du temps à rechercher des documents égarés. Vous pourrez ainsi organiser et archiver vos contrats clés et faciliter la consultation de toutes les données et mesures contractuelles.
07. Renouvellement ou résiliation
Si les dates de renouvellement du contrat ne sont pas précisées, vous devrez évaluer s’il vaut mieux résilier le contrat ou en rédiger un nouveau. Les entreprises perdent beaucoup d’argent en laissant les contrats expirer. Un outil de gestion des contrats peut faire toute la différence. Grâce à sa fonction d’automatisation, il vous facilite le renouvellement des contrats et la collecte des signatures.
Rangez vos classeurs et passez au numérique grâce à Adobe Acrobat Pro avec signature électronique.
De la signature électronique à la révision de PDF en déplacement, une solution numérique de gestion des contrats est le meilleur outil pour maintenir vos contrats sur la bonne voie.
Adoptez l’approche zéro papier
Amorcez le processus avec Acrobat Pro et créez votre propre modèle de contrat. Les documents électroniques représentent un réel gain de temps et d’argent pour votre entreprise, tant ils vous permettent d’éliminer de nombreux cauchemars logistiques liés notamment aux livraisons par courrier, aux documents égarés et aux fuseaux horaires.
Collaborez en illimité
Il est essentiel que toutes les parties puissent accéder au document, le modifier et le commenter et ce, tout au long du processus de négociation. Avec Acrobat Pro, vous pouvez collaborer en temps réel, à partir de n’importe quel appareil et sur la version la plus récente du contrat.
Signez, scellez et livrez (sans papier)
En automatisant vos flux d’approbation, vous pouvez éviter le goulot d’étranglement décisionnel et récolter des signatures électroniques en un clic. Vous pouvez même suivre l’évolution de votre contrat sur l’appareil de votre choix.
Adaptez votre flux de travail grâce aux intégrations
Vous pouvez associer Acrobat Pro à vos propres outils de gestion des contrats, comme IBM, Salesforce ou Oracle. Rationalisez vos contrats complexes et optimisez leurs fonctionnalités grâce à l’intégration d’applications CLM.
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