Adobe Acrobat Sign
Simplification des processus de gestion des contrats
Simplifiez la gestion du cycle de vie des contrats pour améliorer vos partenariats. Apprenez à maîtriser vos contrats à chaque étape avec Adobe Acrobat.
Qu’est-ce que la gestion des contrats ?
- Un contrat est un accord juridiquement contraignant entre des partenaires commerciaux qui définit les droits et obligations de chaque partie.
- La gestion des contrats régit chaque étape du processus de conclusion des contrats commerciaux, de l’intention à la signature.
- Également appelée gestion du cycle de vie des contrats (contract lifecycle management, CLM) ou administration contractuelle, la gestion des contrats recouvre l’organisation, l’audit, l’examen juridique et la négociation avec les parties prenantes.
Les sept étapes de la gestion du cycle de vie des contrats
1. Intention
La première étape de l’administration des contrats consiste à identifier les motifs de conclusion d’un contrat. Définissez dès le départ les objectifs, les risques et les attentes. Vous garantirez ainsi le bon déroulement du processus à chaque étape.
2. Négociation
Pendant la phase de négociation, les parties se réunissent pour définir les conditions contractuelles afin que le partenariat soit aussi bénéfique que possible pour chacune. À cette étape, elles peuvent rédiger et signer un protocole d’accord pour marquer leur volonté de formaliser ces pourparlers en accord.
3. Création
Une fois que les deux parties se sont mises d’accord sur les détails du marché, la création et la rédaction proprement dites du contrat commencent. Les entreprises étant susceptibles d’utiliser une application CLM pour créer plusieurs versions, il est important de conserver ces itérations à portée de main à des fins d’archivage et de vérification.
De nombreux contrats sont le fruit d’une collaboration entre les parties et leurs équipes juridiques respectives. Cette étape peut donc prendre du temps, mais mieux vaut faire preuve de minutie.
4. Validation
À cette étape, la direction doit approuver le contrat et lancer officiellement le partenariat. Des goulets d’étranglement apparaissent souvent lors de cette phase. Le cas échéant, il faut faire preuve de réactivité pour faire avancer les choses. Avant de valider un contrat, prenez conseil auprès de spécialistes du droit ou de votre service juridique.
5. Exécution
Une fois le contrat validé, le moment est venu de passer de la parole aux actes. Archivez votre contrat, mais gardez-le à portée de main pour pouvoir vous y référer en cas de litige ou de question.
6. Audit
Il reste encore du travail une fois l’exécution du contrat lancée. Vous devez établir une piste d’audit et organiser des révisions régulières pour vous assurer que les obligations contractuelles sont respectées de part et d’autre. Pour vous épargner la chasse aux documents éparpillés dans la nature, utilisez un référentiel de contrats électroniques. Vous pourrez ainsi organiser et archiver vos contrats clés et faciliter la consultation de toutes les données et mesures contractuelles.
7. Reconduction ou résiliation
Si aucune date de reconduction n’est précisée dans un contrat, vous devrez décider s’il convient de le résilier ou d’en conclure un nouveau. De nombreuses entreprises subissent un manque à gagner en laissant des contrats expirer. Un outil de gestion des contrats peut faire toute la différence, car il vous aide à reconduire vos contrats et à recueillir les signatures de manière automatisée.
L’intérêt d’un système de gestion des contrats robuste
La gestion des contrats peut s’avérer chronophage et complexe, mais Adobe Acrobat Sign peut vous faciliter la tâche. Les entreprises engagent souvent un ou une gestionnaire des contrats et automatisent le processus à l’aide d’une application CLM pour garantir la fluidité des partenariats.
Que vous preniez des photos de mariage en freelance ou travailliez pour une start-up technologique en pleine croissance, la gestion des contrats gagne en complexité à mesure que votre activité se développe. Si vous devez gérer de nombreux contrats simultanément, il est judicieux de les conserver à l’abri dans un référentiel centralisé. Une solution CLM permet d’instaurer un centre de contrôle de la gestion des contrats électroniques ou une plateforme de gestion documentaire. Vous pourrez ainsi mieux gérer tous les aspects du processus, de la logistique à l’exécution des contrats en passant par l’approvisionnement, en limitant le risque d’erreurs humaines et en tirant le meilleur parti de vos contrats.
Dématérialisation de la gestion des contrats avec Adobe Acrobat Pro
Des signatures électroniques à la révision des PDF en situation de mobilité, une solution de gestion du cycle de vie des contrats est le moyen idéal d’assurer le suivi de vos contrats.
Dématérialisez les documents.
Lancez le processus avec Acrobat Pro et créez votre modèle de contrat. Les documents électroniques font gagner du temps à l’entreprise et réduisent ses coûts en éliminant les casse-têtes logistiques liés aux envois postaux, aux documents égarés, aux différences de fuseau horaire, etc.
Collaborez en tout lieu.
Tout au long de la négociation, il est essentiel que toutes les parties puissent accéder au document, le modifier et le commenter. Acrobat Pro permet de collaborer en temps réel sur tous les appareils et de garantir que toutes les parties prenantes utilisent la dernière version en date du projet de contrat. Le moment venu, tout le monde peut le signer en ligne.
Signez, scellez et livrez (sans papier).
En automatisant vos flux d’approbation, vous pouvez éviter les goulets d’étranglement liés à la gestion et recueillir des signatures électroniques en un clic. Vous pouvez même suivre l’évolution du contrat sur n’importe quel appareil.
Ajustez votre workflow à l’aide d’intégrations.
Vous pouvez associer Acrobat Pro à un système de gestion des contrats que vous utilisez déjà, comme IBM, Salesforce, Oracle, etc. Simplifiez la gestion des contrats les plus complexes et optimisez leurs fonctionnalités grâce à l’intégration d’applications CLM.
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