Constituer un dossier de réponse à un appel d’offres, qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou privé, demande bien souvent beaucoup de temps et d’investissement. Découvrez les bonnes pratiques pour monter un dossier de qualité et apprenez à modifier un dossier type pour en faire un outil commercial imparable.
Comment répondre à un appel d’offres ?
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
On parle d’appel d’offres pour définir la procédure dans laquelle un acheteur demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale pour un projet donné (achat de produit, prestation de services, etc.)
Les différents offreurs sont alors mis en concurrence pour que l’acheteur puisse porter son choix en fonction des différents critères établis dans le cahier des charges qu’il a constitué.
Les différents types d’appels d’offres
L’acheteur, aussi appelé commanditaire, peut-être une entreprise du domaine privé, ou une entité du domaine public. C’est ce qui fait la différence entre un appel d’offres privé et un appel d’offres dit public.
Dans le secteur privé, la procédure d’appel d’offres est relativement souple. Ici, le commanditaire est assez libre quant à la manière d’organiser son appel d’offres. L’acheteur privé peut directement contacter et communiquer le cahier des charges aux différentes entreprises.
Côté secteur public, les appels d’offres sont plus contraignants. Ils sont encadrés par le Code de la Commande Publique et le Règlement de la Consultation.
Ici, l’acheteur public ne peut pas envoyer directement son cahier des charges aux différentes entreprises. En effet, lorsque l’acheteur public lance l’appel d’offres, une publicité sur des plateformes spécifiques et officielles est déposée (et notamment sur le JOUE, le Journal Officiel de l’Union Européenne et le BOAMP, le Bulletin Officiel d’Avis à Marchés Publics). C’est d’ailleurs ce qui lance officiellement la procédure d’appel d’offres public.
L’importance du dossier de réponse à un appel d'offres.
Le dossier de réponse à un appel d’offres est un document recensant les éléments répondant à la problématique, aux besoins ou aux demandes spécifiques d’un acheteur du secteur public ou privé.
Les éléments présents dans le dossier de réponse à l’appel d’offres doivent montrer la manière dont votre approche, vos services ou vos produits peuvent être profitables à l’acheteur et en quoi la solution proposée est plus adaptée que celle des autres concurrents.
Vous l’aurez compris, ce type dossier est souvent long à constituer et comporte de multiples sections devant décrire avec précision le raisonnement derrière chaque proposition.
Qui peut répondre à un appel d’offres ?
Si l’on pourrait penser que seules les grandes entreprises sont à même de répondre aux appels d'offres, qu’ils soient publics ou privés, il n’en est rien ! Les PME, les TPE, et même les freelances peuvent constituer un dossier de réponse à un appel d’offres et le remporter.
Le cas particulier de l’appel d’offres public.
Notons en revanche que quelques exceptions s’appliquent dans le cadre des marchés publics. Le commanditaire public peut en effet refuser l’offre d’une des entreprises si celle-ci se trouve en situation de liquidation judiciaire, de condamnation pénale, etc.
L’ensemble des cas est précisé dans l’Ordonnance n° 2015-899 relative aux marchés publics.
Réponse à un appel d’offres : les bonnes pratiques.
Bien que les mentions présentes dans le dossier de réponse à un appel d’offres varient en fonction de la nature du marché (public ou privé), certaines étapes sont communes et indispensables lors de la constitution de celui-ci.
Mener une veille stratégique.
Avant de commencer à monter votre dossier, il peut être judicieux de rechercher des exemples de réponses à des appels d’offres dans votre industrie, ou du côté de vos concurrents. Cela permet d’identifier et d’inclure dans le dossier les points et les variables que l’on retrouve habituellement dans les propositions, de sorte que celle-ci puisse refléter au mieux les normes de l'industrie ou du secteur.
Vous pouvez également utiliser des modèles de proposition issus d'Adobe Stock ou encore des exemples d'Adobe Spark pour vous guider dans votre rédaction.
Présenter différentes options.
Mettez toutes les chances de votre côté pour remporter le marché : n’offrez pas qu’une seule solution. Présentez plutôt une variété d’approches adaptées à la situation et aux besoins du commanditaire. Présentez trois options, dont un scénario idéal, une solution intermédiaire et une option moins onéreuse. Placez ces trois approches dans le contexte du calendrier du client et de son budget.
Perfectionner le dossier.
Veillez à rédiger votre dossier à la voix active afin que vos phrases soient concises et claires. Le contenu du dossier de réponse à un appel d’offres doit être facile à lire et rapidement compréhensible, évitez ainsi l’usage abusif d’adjectifs et limitez les descriptions au strict nécessaire.
Il faudra évidemment s’assurer de relire votre dossier avant de l'envoyer. Les fautes de frappe peuvent vite arriver et pourraient témoigner d’un manque d’attention aux détails. Il serait dommage que le client perde confiance avant même d’avoir commencé le projet.
Les points importants de la réponse à un appel d’offres.
Bien que chaque projet soit différent, les dossiers de réponse à un appel d’offres comprennent certaines composantes communes :
La page de garde
Inclure le nom du commanditaire, la date de soumission et vos coordonnées.
Un sommaire
Ces dossiers sont souvent longs et lourds. Veillez à inclure une table des matières associée à des numéros de page. Cela aidera le lecteur à trouver l'information dont il a besoin, sans avoir à parcourir d'autres sections.
Le résumé de la proposition
C’est un moyen rapide et efficace de mettre en évidence la façon dont votre approche répondra aux besoins de votre client. Ici, il n’est pas nécessaire de tout détailler. L’essentiel est que le commanditaire puisse, en un rapide coup d’œil, avoir un aperçu de votre proposition. Il faut aussi montrer que vous avez parfaitement compris la demande initiale du commanditaire et sa problématique.
L’approche
Décrivez l’approche générale que vous utiliserez pour résoudre la problématique de votre client ou répondre à ses besoins.
La méthodologie
Ici, vous pouvez détailler la façon dont vous allez exécuter l’approche mentionnée plus haut. Attention cependant à trouver le juste équilibre : submerger votre client avec des informations superflues serait contre-productif.
Vos qualifications
Expliquez en quoi votre entreprise et les membres de votre équipe sont qualifiés pour répondre à la problématique du commanditaire. Cette partie peut également prendre la forme d’une section "à propos". Pensez à mettre en valeur vos réalisations passées, vos études de cas, les témoignages clients, etc.
Les délais estimés
Décrivez votre calendrier général en faisant apparaître les éléments clés du projet.
Le budget prévisionnel
Il s’agit certainement de l’une des sections les plus importantes du dossier de réponse à un appel d’offres. Elle doit mentionner les coûts, les échéanciers de paiement et d’éventuels points juridiques.
Les signatures
Prévoyez un espace pouvant accueillir les signatures lorsque votre proposition est acceptée.
Soulignons que pour répondre aux appels d’offres publics, le dossier doit obligatoirement inclure certaines pièces jointes, comme des attestations fiscales et une déclaration sur l’honneur, entre autres.
Obtenir l'approbation du dossier avec Adobe.
Votre proposition est bouclée et votre dossier monté ? Il est alors temps de l’envoyer à votre client pour signature. En utilisant les signatures électroniques d’Adobe Acrobat et Acrobat Sign, les approbations sont d’autant plus rapides. Vous pouvez également envoyer facilement des documents à partir de Microsoft 365, Box, Dropbox, et plus encore.
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