La facturation est une étape essentielle de l’activité des indépendants, des petites entreprises et même des grandes sociétés. Découvrez les mentions obligatoires pour remplir une facture et l’avantage de la signature électronique pour être payé plus rapidement.
Rédiger une facture dans les règles de l’art.
Dans cet article, nous aborderons les thématiques suivantes :
- Qu’est-ce qu'une facture ?
- Quand utiliser une facture ?
- Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture ?
- Comment faire une facture ?
- En quoi la signature numérique facilite-t-elle les paiements pour tous ?
- Comment conclure des affaires plus rapidement grâce aux signatures numériques ?
- Comment établir une facture en toute simplicité grâce à Adobe Acrobat Pro avec signature numérique ?
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture constitue une demande de paiement pour des biens et des services. Généralement détaillée, elle présente le décompte de chaque prestation et explique chaque montant, sans oublier les frais, pénalités, remises ou autres éléments susceptibles d'affecter le montant total ou un sous-total. Elle informe aussi le client ou le destinataire des conditions et des échéances de paiement pour les marchandises ou prestations en question.
Une facture se distingue d'un reçu, lequel atteste, en détail, du paiement des biens ou des services.
Quand utiliser une facture ?
Les vendeurs doivent rédiger une facture pour informer leurs clients des paiements à effectuer et pour consigner formellement les transactions. Les factures permettent de définir et de gérer les attentes relatives aux échéances et aux modalités des paiements.
Les factures numériques représentent un véritable gain de temps et d'argent pour les entreprises et tout autre vendeur. La facturation électronique, en particulier la facturation mobile, est un outil efficace pour accélérer, fluidifier et faciliter l’intégralité du processus de paiement.
Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture ?
Une facture professionnelle doit comporter les éléments suivants :
- des informations sur l’identité des parties, notamment les noms et dénominations du vendeur et du client, les sièges sociaux et adresses professionnelles, les numéros de téléphone et autres coordonnées ;
- le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation) ;
- le numéro de facture ;
- la date de la transaction et la date d’émission de la facture ;
- un décompte détaillé des produits ou services, précisant les prix et sous-totaux ;
- tout acompte, paiement anticipé ou autres honoraires déjà versés ;
- toute réduction de prix, remise, exonération d’honoraires ou tout bonus inclus ;
- le taux de TVA légalement applicable ;
- les frais de service ou les commissions, le cas échéant ;
- les taux de pénalité de retard ou autres sanctions, le cas échéant ;
- le montant total dû ;
- de brèves instructions sur les modalités de paiement ;
- la date limite de paiement ;
- les mesures applicables en cas de retard de paiement ;
- toute autre information pertinente.
Pour savoir comment faire une facture, tenez compte de vos besoins en matière de comptabilité et de déclaration fiscale. Familiarisez-vous avec les lois et les règlements en vigueur, aussi bien dans votre pays que celui de votre client, et créez votre document en conséquence. Gardez également à l'esprit les habitudes ou préférences de paiement de vos clients et proposez différentes options (carte de débit ou de crédit, virement bancaire ou application tierce comme PayPal), conformément aux normes et préférences de votre secteur.
En quoi la signature numérique facilite-t-elle les paiements pour tous ?
Les factures doivent parfois être signées par le destinataire, qui accuse ainsi réception du document et accepte de le payer. Les signatures numériques en ligne permettent d’accélérer ce processus. Elles sont légales et contraignantes en France , ainsi que dans de nombreux autres pays du monde.
En savoir plus sur la valeur juridique d'une signature électronique
Comment conclure des affaires plus rapidement grâce aux signatures électroniques ?
Les signatures électroniques optimisent tous les types de transactions, y compris la facturation. La possibilité de signer électroniquement un document peut faciliter une interaction spécifique pour tout le monde, du propriétaire d'une petite entreprise à une grande société ou un gouvernement.
S’éloigner du papier pour se rapprocher des citoyens.
Les gouvernements doivent quotidiennement traiter avec des milliers de prestataires et de vendeurs différents. Grâce à son programme de signature électronique en ligne, l'État d'Hawaï a économisé plus de 24 000 pages de papier par jour et peut ainsi améliorer les services offerts à ses citoyens.
Fluidifier les opérations bancaires grâce aux signatures électroniques.
Si la TSB Bank de Londres estime que 75 % de ses clients utilisent des services bancaires en ligne, sa transition numérique s’imposait comme une évidence. Après l’instauration des signatures électroniques en ligne, elle a pu remplacer 15 000 visites en agence par des interactions en ligne et traiter plus de 140 000 formulaires en trois mois, augmentant ainsi le taux de libre-service numérique de 9 %.
Comment établir une facture en toute simplicité grâce à Adobe Acrobat Pro avec signature électronique ?
Adobe Acrobat et la signature électronique simplifient vos demandes de paiement auprès de vos clients et partenaires : vous savez quand votre destinataire a consulté la facture et quand il l'a signée. Établissez des liens avec les services de paiement en ligne, intégrez vos factures dans votre flux de travail et recueillez des signatures contraignantes pour conclure des accords plus rapidement.
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