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Établir une facture dans les règles de l’art

La facturation est une étape essentielle de l’activité des freelances, des petites entreprises et même des grandes sociétés. Découvrez les mentions obligatoires d’une facture et l’avantage de la signature électronique pour accélérer les paiements.

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A business owner creating an invoice on their laptop at a coffee table

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est une demande de paiement pour des biens et des services. Généralement détaillée, elle présente le décompte de chaque prestation et explicite chaque montant, sans oublier les frais, pénalités, remises ou autres éléments susceptibles d’avoir une incidence sur le montant total ou sur un sous-total. Elle informe aussi la clientèle ou la personne destinataire des conditions et des échéances de paiement pour les marchandises ou prestations concernées.

Une facture se distingue d’un reçu, lequel atteste en détail du paiement des biens ou des services.

Dans quelles situations utiliser une facture ?

Les personnes qui vendent doivent établir une facture pour informer leur clientèle des paiements à effectuer et pour consigner formellement les transactions. Les factures permettent de définir et gérer les attentes relatives aux échéances et aux modalités de paiement.

Les factures digitales font gagner du temps et réduisent les coûts pour les entreprises et tout autre fournisseur. La facturation électronique, en particulier la facturation mobile, est un moyen efficace d’accélérer, de fluidifier et de faciliter l’intégralité du processus de paiement.

A graphic of an invoice on a mobile phone next to a graphic of an invoice on a tablet device

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Une facture professionnelle doit comporter les éléments suivants :

  • des informations sur l’identité des parties, notamment les noms et dénominations de la partie vendeuse et de celle acheteuse, les sièges sociaux et adresses professionnelles, les numéros de téléphone et autres coordonnées ;
  • le numéro de facture ;
  • la date de la transaction et la date d’émission de la facture ;
  • un décompte détaillé des produits ou services, précisant les prix et sous-totaux ;
  • les acomptes, paiements anticipés ou autres honoraires déjà versés ;
  • toute réduction de prix, remise, exonération d’honoraires ou tout bonus inclus ;
  • le taux de TVA légalement applicable ;
  • les frais de service ou les commissions, le cas échéant ;
  • les taux de pénalité de retard ou autres sanctions, le cas échéant ;
  • le montant total dû ;
  • de brèves instructions sur les modalités de paiement ;
  • la date limite de paiement ;
  • les mesures applicables en cas de retard de paiement ;
  • toute autre information pertinente.
A business owner creating an invoice on their tablet device at a table

Comment créer une facture ?

Pour savoir comment établir une facture, tenez compte de vos besoins en matière de comptabilité et de déclaration fiscale. Familiarisez-vous avec les lois et les règlementations en vigueur, aussi bien dans votre pays que dans celui du client ou de la cliente, et créez votre document en conséquence. Gardez également à l’esprit les habitudes ou préférences de paiement de la clientèle et proposez différentes options (carte de débit ou de crédit, virement bancaire ou application tierce comme PayPal), conformément aux normes et choix de votre secteur.

En quoi les signatures électroniques facilitent-elles les paiements pour tout le monde ?

Les factures doivent parfois être signées par la ou le destinataire, qui accuse ainsi réception du document et accepte de payer. Les signatures électroniques accélèrent le processus. Elles sont légales et contraignantes en France ainsi que dans de nombreux autres pays du monde.

En savoir plus sur les signatures électroniques

Signing an invoice on a laptop using Adobe Sign

Comment conclure des contrats plus rapidement grâce aux signatures électroniques ?

Les signatures électroniques optimisent tous les types de transactions, y compris la facturation. La possibilité de signer électroniquement un document peut faciliter une interaction précise pour tout le monde, des dirigeantes et dirigeants de PME aux grandes entreprises et administrations.

Économies de papier et amélioration des services publics

Les administrations ont quotidiennement affaire à des milliers de prestataires et de fournisseurs différents. Grâce à son programme de signature électronique en ligne, l’État d’Hawaï a économisé plus de 24 000 pages de papier par jour et peut ainsi améliorer les services offerts au public.

Fluidification des opérations bancaires grâce aux signatures électroniques

TSB Bank estimant que 75 % de sa clientèle utilise des services bancaires en ligne, sa transformation digitale s’imposait. Après l’instauration des signatures électroniques en ligne, la banque a pu remplacer 15 000 visites en agence par des interactions en ligne et traiter plus de 140 000 formulaires en trois mois, augmentant ainsi le taux de libre-service digital de 9 %.

Lire l’étude de cas

A business owner using a laptop and mobile phone to review an invoice

Comment établir facilement une facture grâce à Adobe Acrobat Pro ?

Adobe Acrobat et la signature électronique simplifient les demandes de paiement à la clientèle et aux partenaires : vous savez à quel moment la facture a été consultée et signée par la ou le destinataire. Établissez des liens avec les services de paiement en ligne, intégrez vos factures à votre workflow et recueillez des signatures juridiquement recevables pour conclure des accords plus rapidement.

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