小型企業負責人在筆記型電腦上使用 Adobe 工具,將自身的合約系統數位化

Acrobat Sign

文件數位化如何協助您簡化合約系統

仰賴紙本文件可能拖慢您的業務流程速度。探索轉換成數位格式如何強化您的職場工作流程。 

將合約系統數位化的三大理由

  • 相較於紙本文件,數位檔案可讓員工更輕鬆地存取。
  • 只要使用 Adobe Scan 和 Adobe Acrobat Sign 等應用程式,即可輕鬆推動文件數位化和數位簽名。      
  • 數位化合約系統可加快工作流程,並減少浪費。

將合約系統數位化的種種優勢

合約系統為企業用來準備、簽署、制定和管理合約及其他書面協議的流程。隨著越來越多的企業著手採用混合辦公模式,員工會在一週內的某幾天前往辦公室工作,並於其他時間在家遠端工作。正因如此,企業必須將重要流程數位化,讓負責準備合約的員工不用因實體文件存放在單一地點,而飽受限制。

       

持續不斷的數位轉型過程,也會對客戶關係造成影響。虛擬會議的盛行導致您與客戶面對面互動的機會大減,因此,您需要確保對方可於線上簽署必要的書面文件和合約。

       

另外,將紙本記錄轉換成數位資料,也可做為良好的備份機制,而所保留的資料,則能用於企業記錄留存、法規用途,或是天災或任何實體災難等情況。

 

 

什麼是文件管理和數位化?

數位化和文件管理為使用數位檔案的無紙化系統,有助於開啟嶄新契機,以利推行自動化和其他可節省時間的程序,例如透過數位方式簽署需要快速完成整套核准流程的文件。       

在筆記型電腦上顯示數位合約,並於上方疊加 Acrobat Sign 工具和圖示的模擬畫面

將文件數位化的最佳方式

推動文件數位化的第一步,在於使用以下三個簡單步驟來建立穩固的流程。 

準備:

掃描文件為帶領合約系統邁向數位化的重要關鍵。只要使用 Adobe Scan 等免費應用程式,您就能輕鬆快速地將紙本檔案數位化為 PDF 格式,以利儲存在共用伺服器或硬碟中。Adobe Scan 可使用光學字元識別 (OCR) 來分析頁面中的所有文字,讓掃描後的文件可供完整搜尋。 

簽署:

文件數位化之後的下一個重點,在於將其提供給利益相關者。有了 Adobe Acrobat Sign,您就能將文件傳送給必要的對象,讓對方能透過電子或數位化方式加以簽署、管理所有簽署流程,並縮短完成作業的所需時間。 

管理:

建立好支援電子或數位簽名的數位化系統後,管理系統也水到渠成,您可以藉助於 Adobe 工具之力,輕鬆加以管理。只要使用 Adobe 的線上儲存空間或所選線上儲存系統,並搭配 Adobe Document Cloud 將文件分門別類,您就能安全地監督和管理企業中的所有重要文件。 

如果您的辦公室充斥著塞滿重要文件的檔案櫃,憑一己之力將所有內容數位化,將是一項浩大的工程。在這個情況下,不妨求助於文件數位化服務,透過更妥善的方式處理所有必要的掃描和資料輸入作業,繼而讓您的資訊順利上線。無論您透過何種方式推動文件數位化,都將獲得值回票價的成效。

ITV 如何使用數位合約來節省紙張和時間

以製作 EmmerdaleCoronation Street 等長壽肥皂劇聞名的英國電視網路 ITV,曾面臨紙本文件問題。每個月,該公司都需僱用眾多導演和編劇來製作節目,相關合約管理流程年度紙本文件數量竟高達 20,000 份以上。在郵寄合約以供簽署,再由對方寄回文件的流程下,每個簽名平均需要花費兩週的時間。

       

ITV 將合約系統數位化,並著手使用 Acrobat Sign 處理合約之後,立即見證了多項成果。行政人員指出,Acrobat Sign 自動智慧型文件會儲存訊息並自動填寫表格,因此合約準備時間減少了 80% 以上。能以電子方式簽署文件後,傳送給編劇和導演的大部分數位合約會在幾天內送回,不用花費數週。將公司整體的合約程序數位化之後,現在,ITV 每年可省下 340 萬張紙,並減少 20,000 磅的廢棄物。

讓您完成工作,無論您身在何處。

Acrobat 標誌

Adobe Acrobat Pro

一位員工正在筆記型電腦上輸入內容,同時透過數位化來簡化公司的合約系統

使用 Acrobat Sign 簡化合約系統

如果您的公司已完成文件數位化作業,Acrobat Sign 可提供各項所需工具,協助您完整掌握生命週期中的每份數位書面文件。從電子簽名、強式密碼到加密功能,Acrobat Sign 都有助於簡化文件流程、減少文書作業,並保存寶貴的資源。

       

Acrobat Sign 快速入門

Acrobat 標誌

使用 Adobe Acrobat Pro 完成更多工作