一位小型企業負責人暫時放下縫製產品的工作,在手機上查看電子郵件。

Acrobat Sign

將數位簽名納入工作流程自動化的 5 個理由

電子簽名可提高效率和生產力。了解如何將電子簽名整合到您的工作流程,並讓您的業務流程更出色。

什麼是工作流程自動化?

  • 工作流程自動化是一種流程改良,藉由預先定義的資料和規則集自動將任務傳遞給特定部門。
  • 工作流程自動化軟體能將先前需要手動輸入的流程自動化,提高業務效率。
  • 在此過程中,電子簽名是重要的一部分,可以減少耗時的成本浪費情況。 

在提高效率並將工作流程最佳化時,數位簽名是此過程的主要部分但您不需要直接相信這種說法。以下提供將數位簽名納入您的工作流程的幾個理由。

1. 電子簽名可增加信賴以及對本地和全球協議的遵從程度

當您使用像是 Acrobat Sign 這樣的簽名提供者時,您必須建立數位 ID。這類 ID 來自經過認證的信任服務提供者 (TSP),由他們來確認您就是您自己所宣稱的那個人。經過驗證的數位 ID 符合所有本地和全球的協議規定和法律,因此它們是有效的。

       

所有這一切都表示,當您使用經過驗證的來源所提供的數位簽名時,您也在增加您對客戶的整體信任,而且由於他們獲得了安全且快速的驗證,您的工作流程管理將會進展得更快速,且障礙更少。

2. 簽署文件時,數位簽名可增加保護

在任何數位工作流程中,安全文件有很多機會被遺漏。Acrobat Sign 可讓您選擇使用具防篡改封印的 PDF 密碼保護,以防範人為錯誤。除此之外,加密編譯可保護文件以防止被竄改。這可減少詐欺的可能性,並確保只有合適的人才能參與文件簽名工作流程。

讓您完成工作,無論您身在何處。

Acrobat 標誌

Adobe Acrobat Pro

3. 電子簽名可加快執行重複性作業

有了 PIN 碼所驗證的唯一數位身分憑證,簽署人就可以輕鬆驗證認證及其身分。由於這些簽名有上述的 TSP 提供支援,所以建立簽名時將可減少提供額外資訊所需的整體時間和心力。流程自動化加快了整體流程。

       

除此之外,可以更快地重複公證文件的數位公證服務已經逐步推出。Acrobat Sign 與 Notarize 有合作關係,這讓經過公證的簽名可套用到美國境內的文件。

       

而且整合的領域不只有公證。無論您使用的是工作流程自動化工具還是類似 Salesforce 等客戶關係管理 (CRM) 工具,Acrobat Sign 整合了數十款不同的應用程式

兩位小型企業負責人在一桌產品元件旁工作,同時審查數位合約。

4. 輕鬆驗證簽名

合約上的簽名通常都需要重新簽名。使用電子簽名的優點之一就是帶有數位簽名的文件可重新驗證,效期長達 10 年以上。這通常就像拖放一樣簡單。對於定期簽署和驗證文件的人來說,這可以免除為了確保簽名真實性而設計的額外安全性流程。

5. 在使用行動和網頁平台時增加彈性

許多團隊都在雲端、遠端或線上工作。採用數位簽名後,您的團隊或組織將能夠在他們工作的任何地方交付數位簽名文件,無論用行動裝置還是網頁。進階 (AdES) 和合格 (QES) 的電子簽名由專業 TSP 憑證支援,受到信任且符合規範,可放心簽名。

簽名成功案例及工作流程自動化典範

將 Acrobat Sign 實作到工作流程中可帶來巨大的收益。PGI 使用 Acrobat Sign 與 Salesforce 的整合功能,讓完成合約的時間縮短了 50%,其組織的成員平均在 33 小時內完成合約,而不需要數週的時間。

       

聖地牙哥州立大學開始使用數位工作流程讓教職員工和學生入職及入學,並透過 Acrobat Sign 整合功能減少了瓶頸,讓新進員工入職時間縮短了 66%。

 

Novozymes 的法律團隊在全球各地發送數百份電子合約,自從採用電子簽名後,不但錯誤減少了,合約往返時間也縮減了 93%

       

Persol 在每份合約的建立和發送節省了近七分鐘,進而提高了其組織的整體處理速度,並回報文件記錄的合規性獲得提升。

使用 Acrobat Sign 簽署營運協議的實機操作,手機上重疊著簽名和圖示。

Acrobat Sign 可簡化工作流程自動化

對於銷售團隊、人力資源部門、財務部門、行銷團隊或是所有其他需要定期使用或存取電子簽名的人,Acrobat Sign 都能提供可簡化任何簽名工作流程的必備工具。有了 Acrobat Sign 提供的工具,您將可以:

 

  • 減少任何相關人員在簽名過程中的錯誤
  • 透過合約管理和專案管理來節省時間
  • 改善合約往返時間 (透過通知之類的功能)
  • 節省辦公用品費用和運費成本
  • 透過權限、密碼和通知創造更多管理性監督

 

除此之外,Acrobat Sign 也與許多常用的應用程式整合,包括 Salesforce、Workday、Microsoft Office 套件和 Google 雲端硬碟。

 

使用 Acrobat Sign 可輕鬆節省時間和金錢,您的簽名流程很快就會前所未有的簡化。進一步了解您隨手可得的一些工具,以幫助您順利採用數位簽名。

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使用 Adobe Acrobat Pro 完成更多工作