जानें कि कैसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ आपके भागीदारों के लिए सरल और सुरक्षित पहुंच सुनिश्चित करते हुए व्यावसायिक प्रक्रियाओं और फ़ाइलिंग सिस्टम को सुव्यवस्थित कर सकते हैं.
ई-दस्तावेज़ों से कागज़ी कार्रवाई को आसान बनाएं.
ई-दस्तावेज़ क्या हैं?
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या ई-दस्तावेज़, एक डिजिटल फ़ाइल है, जो एक भौतिक प्रतिलिपि या प्रिंटआउट की जगह लेती है. PDF की तरह ई-दस्तावेज़ को शेयर करना, व्यवस्थित करना और उस पर सहयोग करना आसान है, चाहे टीमें एक ही कार्यालय में हों या दुनिया भर में बिखरी हुई हों. वे सुरक्षित हैं, और आप उन्हें किसी भी डिवाइस से देख सकते हैं, समीक्षा कर सकते हैं और हस्ताक्षर कर सकते हैं, और उनकी प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करने के लाभ.
कागज़ कुछ भी कर सकता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बेहतर कार्य कर सकते हैं. कागज़ कार्यालय के परिसर में रहता है, जबकि आप क्लाउड-आधारित संग्रहण के लिए कभी भी और कहीं भी ई-दस्तावेज़ का उपयोग कर सकते हैं. यह व्यवस्थित, हमेशा उपलब्ध और सुरक्षित इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को चालू रखेगा और आपकी कंपनी के बेहतर परिणाम में मदद करेगा.
पेपरलेस होने से पैसे और भौतिक भंडारण स्थान की बचत होती है, और अद्यतन दस्तावेज़ों के पुनर्मुद्रण से अतिरिक्त लागत में कमी आती है. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सहयोग को भी आसान बनाते हैं और ग्राहक सेवा में सुधार करते हैं, प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में मदद करते हैं और व्यवसाय करने की आपकी क्षमता को तेज़ करते हैं. साथ ही, आप ई-दस्तावेज़ों में विशिष्ट शब्दों, वाक्यांशों या विवरणों की खोज करके समय बचा सकते हैं.
PDF कैसे दस्तावेज़ प्रबंधन को अधिक सुरक्षित बनाते हैं.
गोपनीय ई-दस्तावेज़ जैसे अनुबंध, इनवॉइस, खरीद आदेश, मानव संसाधन फ़ॉर्म, और रिलीज़ को फ़ॉयरवॉल के पीछे संग्रहीत और संरक्षित किया जा सकता है, और फ़ाइल के हटने और खराब होने से बचाने के लिए बैकअप लिया जा सकता है. इन ई-हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों की सुरक्षा बढ़ाने के लिए पासवर्ड के साथ तब भी लॉक किया जा सकता है, जब आप अनुबंधों या गोपनीय डिजिटल फ़ॉर्म को जल्दी से संसाधित करने के लिए व्यवसाय की गति से आगे बढ़ रहे हों.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रकार.
यहां कुछ सबसे सामान्य प्रकार के ई-दस्तावेज़ दिए गए हैं.
01.
दस्तावेज़: अनुबंधों और प्रस्तावों से लेकर उपयोगकर्ता गाइड और पांडुलिपियों तक, आप किसी भी Microsoft Word दस्तावेज़ या टेक्स्ट फ़ाइल को PDF में कनवर्ट कर सकते हैं, जिसे शेयर करना, टिप्पणी करना या हस्ताक्षर करना आसान होता है.
02.
प्रस्तुतियां: आप उन्हें प्रस्तुत करने के बाद संसाधन के रूप में भेजने के लिए PowerPoint फ़ाइलों को और अन्य स्लाइड प्रस्तुतियों को कनवर्ट कर सकते हैं. इन फ़ाइलों को किसी भी कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर आसानी से देखा जा सकता है, जिससे आपके दर्शकों के लिए जानकारी और भी अधिक सुलभ हो जाती है.
03.
स्प्रेडशीट्स: स्प्रेडशीट्स में नंबर और डेटा को सबसे अच्छे तरीके से ट्रैक किया जाता है, और कनवर्ट करने में सक्षम होने और उस डेटा को आसानी से पढ़े जाने वाले PDF में प्रदर्शित करता है, जो कि किसी भी स्क्रीन में फिट हो सकता है, अधिक जानकारी को सुरक्षित तरीके से शेयर करना आसान बनाता है .
04.
छवियाँ: छवि को PDF में कनवर्ट करके, आप आसानी से स्टोर की जाने वाली छवियों, फ़ोटो और भी बहुत कुछ का खोजने योग्य, शेयर करने योग्य डेटाबेस बना सकते हैं.
कैसे Acrobat Sign ई-डॉक्स को भरना और हस्ताक्षर करना आसान बनाता है.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं, जब दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की बात आती है, तो ई-दस्तावेज़ों को बेहतर माना जाता है. पारंपरिक कागज़ी दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर की तुलना में ई-हस्ताक्षर कहीं अधिक सुरक्षित हैं. ई-हस्ताक्षर में ऐसी जानकारी होती है, जिससे आप इस बारे में पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ पर किसने हस्ताक्षर किए, और उन्होंने उस पर कब और कहाँ हस्ताक्षर किए. आप अनुबंधों, आवेदन फ़ॉर्म, नई नियुक्ति के ऑनबोर्डिंग फ़ॉर्म, गैर-प्रकटीकरण अनुबंध, विक्रेता ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़, साथ ही प्रस्तावों के लिए अनुरोध, परिवर्तन प्राधिकरण, और सरकारी लाभ नामांकन फ़ॉर्म में हस्तलिखित हस्ताक्षरों को बदलने के लिए ई-हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं. आसान, अधिक सुरक्षित और लागत बचाने वाले, ई-हस्ताक्षर ई-डॉक ट्रिपल खतरा हैं.
इन ई-दस्तावेज़ सफलता की कहानियों को देखें.
इन व्यवसायों ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और Acrobat Sign के साथ महत्वपूर्ण समय बचाया.
Acxiom को पारदर्शी अनुबंध स्थिति और शीघ्र ऑनबोर्डिंग दिख रही है.
Acxiom दुनिया भर के मार्केटर को डेटा प्रदान करता है, जो उन्हें लक्षित बिक्री और मार्केटिंग अभियान बनाने की सुविधा देता है. मांग अधिक है, और कंपनी आगे बढ़ रही है. दस्तावेज़ और अनुबंध के अनुभव को आसान और तेज़ बनाने के लिए, Acxiom ने कई साल पहले एक ई-हस्ताक्षर समाधान लागू करना शुरू किया था. यह ऐसी सफलता है, जिसे Acxiom ने सभी विभागों को Acrobat Sign पर स्विच कर दिया है. Salesforce टीम Acrobat Sign का उपयोग करके एक महीने में लगभग 200 क्लाइंट परिवर्तन अनुरोध जारी करती है, लेकिन Salesforce के भीतर सभी रिकॉर्ड रखती है.
इस बीच, Acxiom में HR नई प्रतिभाओं को तेज़ी से Acrobat Sign के साथ Workday में एकीकृत कर रहा है. वरिष्ठ मानव संसाधन प्रबंधक Kathy Brand कहते हैं, "अनुबंध से संबंधित व्यवस्थापन पर हम जो समय बचा रहे हैं, उसे वैश्विक भर्ती और कर्मचारियों की ज़रूरतों का समर्थन करने में फिर से निवेश किया जा रहा है."
PGi अनुबंधों को तेज़ी से पूरा और संशोधित करता है.
एक कॉन्फ़्रेंसिंग कंपनी से एक व्यावसायिक संचार प्रदाता के रूप में आगे बढ़ना कोई आसान उपलब्धि नहीं है, और यह एक उद्यम-व्यापी अनुबंध प्रबंधन प्रणाली के बिना और भी कठिन है. लेकिन Salesforce के साथ Acrobat Sign एकीकरण को अपनाने के बाद, PGi ने अनुबंध पूरा होने के समय को कई हफ्तों से घटाकर औसतन 33 घंटे कर दिया है.
एकीकरण से अनुबंधों को पूरा करने की पूरी प्रक्रिया में पहली बार PGi को दृश्यता मिली है. IT, CRM ऑपरेशंस और प्रौद्योगिकी के निदेशक Cody Royster कहते हैं कि "Acrobat Sign और Salesforce एकीकरण विश्लेषिकी को सक्षम बनाता है, जो हमें प्रक्रिया में अंतराल और यह दिखाता है कि हम अपने वर्कफ़्लो में सुधार करके उन्हें कैसे संबोधित कर सकते हैं".
PGi अनुबंध संशोधनों को मंजूरी देने और यूरोपीय संघ के सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (GDPR) के लिए यूरोपीय ग्राहकों की सहमति प्राप्त करने के लिए Acrobat Sign का उपयोग करता है. इसके अलावा, कंपनी के बिक्री प्रतिनिधि हमेशा जानते हैं कि उनके प्रदर्शन को कैसे मापा और पुरस्कृत किया जाता है क्योंकि नए और मौजूदा कर्मचारी Acrobat Sign के साथ कमीशन पैक और संशोधित कमीशन शर्तों पर हस्ताक्षर करते हैं.
Acrobat Sign के साथ ई-दस्तावेज़ को अपने कार्यनीतिक प्लान का हिस्सा बनाएं.
अब पहले से कहीं अधिक, आपकी कंपनी को भविष्य के लिए प्लान बनाते समय व्यावसायिक रुकावट को कम करने और व्यवसाय की निरंतरता बनाए रखने की आवश्यकता है. यह वित्तीय सेवाओं और सरकार, साथ ही स्वास्थ्य देखभाल और जीवन विज्ञान जैसे अत्यधिक विनियमित उद्योगों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है. सुरक्षा और अनुपालन कभी भी अधिक महत्वपूर्ण नहीं रहे हैं, खासकर जब कर्मचारी तेज़ी से दूर से काम करने के लिए आगे बढ़ रहे होते हैं.
आसानी से ई-हस्ताक्षर भेजें, हस्ताक्षर करें और ट्रैक करें, अपने व्यवसाय को एक बेहतर भागीदार बनाएं, इससे आपके पैसे बचने के साथ-साथ ग्राहक और क्लाइंट के संबंधों में सुधार होता है. कुछ ही क्लिक में किसी भी दस्तावेज़ में त्वरित रूप से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जोड़ें.
इनमें भी आपकी दिलचस्पी हो सकती है...
Acrobat Sign के साथ डिजिटल हस्ताक्षर प्राप्त करें.
ऑनलाइन हस्ताक्षर प्राप्त करने के सुरक्षित, लचीले तरीके के बारे में विवरण प्राप्त करें.
दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में हर एक कार्य को एंड-टू-एंड स्वचालित करने के लिए विज़ुअल डिज़ाइन टूल का उपयोग करें.
कार्य प्रवाहित रखने के लिए दस्तावेज़ ट्रैकिंग को स्वचालित करें.
जैसे ही कोई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या PDF खोला और हस्ताक्षरित किया जाता है, वास्तविक समय में, तत्काल सूचनाएं प्राप्त करें.
अपने व्यवसाय फ़ॉर्म को केवल एक क्लिक में ऑनलाइन पोस्ट करें.
विभिन्न व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए PDF और दस्तावेज़ों को ऑनलाइन फ़ॉर्म में बदलें.
Adobe Acrobat Sign के साथ कानूनी और अनुपालन मानकों को पूरा करें.
ई-हस्ताक्षर की ज़रूरी शर्तें
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इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल हस्ताक्षर अनुपालन
अनुपालन में बने रहने के लिए कहीं से भी Adobe Acrobat Sign पर निर्भर रहें.
एंड-टू-एंड डिजिटल प्रक्रियाओं के लिए तैयार हैं?
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी यात्रा में कहां पर हैं, Adobe Document Cloud के साथ अगला कदम बढ़ाएं.