Le fatture devono essere firmate?

Scopri perché richiedere firme sulle fatture può essere una buona idea e come semplificare il processo.

Ufficialmente, le fatture non devono essere firmate. Tuttavia, vi sono alcune buone ragioni per richiedere una firma sulle fatture, per tutelare sia te stesso che i tuoi clienti da eventuali malintesi.

Le fatture come documenti legali.

Senza firma, le fatture non costituiscono documenti legali, ma sono solo un elenco di prodotti e servizi inviati a un cliente per richiederne il pagamento. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, i clienti pagano le fatture non firmate senza alcun problema.

Se dunque vuoi che le fatture siano considerate come documenti legali, devono essere firmate? Sì. Per essere ufficiali, tutti i documenti legali devono essere firmati. È l’unico modo per dimostrare che entrambe le parti hanno compreso la fattura e hanno accettato di rispettarne i termini.

Perché è consigliabile richiedere una firma?

Una firma indica che un utente ha letto, compreso e accettato i termini del documento. Nel mondo della fatturazione, avere la prova definitiva del riconoscimento e dell’accordo di un cliente rende il processo di pagamento molto più semplice.

Se qualcosa va storto, è più facile esigere il pagamento di una fattura firmata. Dato che il cliente ha già accettato i termini, non vi sarà alcuna controversia: sarà legalmente obbligato a pagare la fattura, senza fare domande.

Le firme possono essere utili anche se si forniscono prodotti o servizi prima del pagamento. Una fattura firmata non solo sancisce l’obbligo legale del cliente di pagare una volta completata la transazione, ma riduce anche il rischio di un mancato pagamento complessivo.

Un modo semplice per firmare le fatture.

Anche se la richiesta di firme sulle fatture presenta sicuramente dei vantaggi, può interrompere il workflow aggiungendo passaggi al processo di vendita, in quanto entrambe le parti devono gestire scanner, stampanti, originali e copie.

Le firme online ti permettono di semplificare la procedura. Con un software di firma elettronica come Adobe Sign, sia il cliente che il fornitore possono firmare legalmente le fatture da remoto con un semplice clic. Scopri cos’altro puoi fare con Adobe Sign per rendere la raccolta di firme un gioco da ragazzi.