環境にやさしいペーパーレス文書管理ソフトウェア
ペーパーレス化を進めることで、事務経費や二酸化炭素排出量を削減することができます。
ペーパーレス化の利点とは？次のことを試してみてください。書類棚、プリンター、そしてシュレッダーをすべて数えます。次に、紙の文書の管理に費やしたすべての時間を、月ごとに集計します。最後に、この1年間で紙や印刷用品にいくら使ったかを試算してみましょう。
では、現在の文書管理プロセスに費やしているスペース、時間、そして費用を考えてみてください。それらはあっという間に増えてしまいます。また、これらの要素は、環境に配慮したオフィスを実現する妨げになります。
ペーパーレス文書管理ソフトウェアを使えば、より適切なオフィス環境を実現することができます。ここでは、ニーズに合ったソフトウェアを見つける方法をご紹介します。
現状を分析
まず、自分の平均的な1日を想像して、次のような質問に答えてみてください。
- どのくらいの頻度で書類棚を開きますか？
- チームが紙のコピーを印刷する理由は何ですか？
- 一番よく印刷するのはどのような文書ですか？
次に、文書の使い方を分析することで、ワークフローの改善点が見えてきます。例えば、以下のような場合です。
- アシスタントが作業指示書を印刷してあなたが署名している場合、代わりに電子署名を検討してみてください。
- スタッフが何百人もの患者さんのファイルを管理している場合、ペーパーレス文書管理ソフトウェアを使うことで、文書管理の負担を減らすことができます。
- たくさんの紙のファイルを棚に保管している場合、ペーパーレスで保管する方が安全かもしれません。
未来を思い描いてみる
次に、将来の成長プランについて考えてみましょう。数年後には、ペーパーレス文書管理ソフトウェアが必須になっていることが予測できるはずです。また、文書管理のニーズが拡大した場合でも、高価なソフトウェアへの切り替えをしなくてもよくなります。
では、次のような質問に答えてみてください。
- 様々な文書管理ソフトウェアの階層はどのようになっていますか？
- 現在どのくらいのストレージが必要で、将来的にはどのくらいの規模が必要になりますか？
- 作業を自動化するために、文書管理ソフトウェアが必要ですか？
すべての回答を参考にして、プロフェッショナルなワークフローとプロジェクトに最適な文書管理ソフトウェアを見つけましょう。
**Acrobat Sign**の様々な機能を使って、すべての重要な文書処理を管理しましょう。
