ペーパーレスオフィスソフトウェアでデジタル化
従来のオフィスからペーパーレスに切り替えるのは大変そうですが、必ずしもそうではありません。
変わることは良い面が多いですが、特に最初のうちは、移行の段階で摩擦が生じることも少なくありません。何年も前からあるワークフローを変更するのは大変ですが、古いプロセスがイノベーションの障害になることはありません。実は、適切なツール、コミュニケーション、導入プランがあれば、ワークフローの移行は非常に簡単に行うことができます。
ペーパーレスオフィスソフトウェアを使って、昔ながらのオフィス業務を変えていきたいと考えている方に向けて、実現するためのステップをご紹介します。
イノベーションについてチームで話し合う
プロセス移行に関する情報を、オフィスの全員で共有します。たとえスタッフ全員が影響を受けるとは思わなくても共有しましょう。ペーパーレスにすることで、スタッフ、経営陣、そしてお客様にどのような利点があるのかをすべて伝えます。ペーパーレスオフィスソフトウェアで解決できる従来のワークフローの問題点について、早めに話し合っておきましょう。そして、それぞれ独自の業務を行っているすべてのグループでペーパーレス化を成功させるにはどうすれば良いかをチームで考えてみましょう。
変化についてオープンに話し合うことで、オフィスが直面している課題を明らかにすることができます。コミュニケーションをとればとるほど発見があるはずです。これまで考えもしなかったような、別のオフィスワークフローを改善する新しい方法が見つかるかもしれません。
ペーパーレスオフィスへの移行プランを作成する
書類、ファイルの保管、情報セキュリティなど、オフィスで紙を使うあらゆる場面を考えてみてください。そして、チームと協力して移行プランを練りましょう。ここでは、プランのテンプレートをご紹介します。
- 紙の文書をすべてまとめた一覧表を作成します。
- いつまでにペーパーレス化を完了するかという目標を設定します。
- 組織的なシステムを考えます（既存のシステムがない場合）。
- ペーパーレスオフィスソフトウェアで文書をスキャンしてアップロードします。
- 今後は、ペーパーレスオフィスソフトウェアを使うようにします。
オフィスでのペーパーレス化を進める前、進めている途中、進めた後も、チームとのコミュニケーションを大切にしてください。また、新しいシステムの使い方を全員に教えるソフトウェアトレーニングを行うこともできます。
**Acrobat Sign**の様々な機能を使って、ペーパーレス化のプロセスを効率良く進めましょう。