テレワークでも同僚とスムーズに作業をするために

積み重なった会社案内パンフレットの印刷物

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の拡大により、急速に普及が進んでいるテレワーク。緊急事態宣言が発令された2020年4月のテレワーク(リモートワーク)実施率は前月比2倍の27%とも言われています。(※1)一方で、テレワークを行うにあたって「相手の気持ちがわかりにくい」「仕事をサボっていると思われないか」といった不安を抱えている人も多いようです。そこで本記事では、テレワークでも同僚とスムーズに作業を進めるポイントをご紹介します。

 

 

テレワークの課題

ワイヤーフレームを描いた会社案内のパンフレットのコラージュ

テレワークのポイントを紹介する前に、まずテレワークを行う上での課題について整理します。おそらくテレワークを実践している多くの人は「コミュニケーションの難しさ」を感じているのではないでしょうか。

2020年3月、アドビがビジネスパーソン500名を対象に行なった「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」では、自分以外の仕事の進捗が把握しづらい(35%)や会議が非効率になる(24%)、ファイルを共有しづらい(23%)など、コミュニケーションに対する課題がいくつも上がっていることが分かりました。

 

例えば、Web制作やシステム開発など、プロジェクト型の業務をチームで行う場合、進行管理や意見交換、データのやりとりなど、様々なコミュニケーションが発生します。その際、もし何か不明点があった場合、メンバー同士が同じオフィス内にいれば、対面で即座に確認、認識の共有ができます。しかし、テレワークではそう簡単にはいきません。

 

また、相手の表情から心情を読み取ることができない点も大きな課題と言えるでしょう。オフィス内でメンバー同士が作業をしている場合は、雑談や対面のコミュニケーションの中からアイデアが生まれ、仕事を円滑に進めるための人間関係も深まっていくケースは往々にしてありますが、オンラインだとそれもなかなか叶いません。

 

さらに、直接的なコミュニケーションが減ることで、リソースや健康状態など相手の状態もわかりにくくなります。同じオフィス内で仕事をしていれば、仕事を依頼する相手の健康状態や業務進捗を確認して仕事を依頼することができますが、テレワークだと相手の状態を把握することは困難です。その結果、体調不良の中業務を行うテレワーカーや業務過多になってしまうテレワーカーが発生する恐れもあります。

 

 

 

クラウドツールでテレワークの課題を解決

 

では、上記のような課題を解決するためにはどうすればいいのでしょうか。最も現実的な打ち手はSaaS(Software as a Service)を中心としたクラウド型ツールの活用です。ここからは用途別にどのようなツールがあるのかご紹介していきます。

 

Web会議システム『Zoom』

 

今やテレワークの定番ツールとして多くの企業で活用されているWeb会議システム『Zoom』。このツールを活用すれば、相手の表情や資料を確認しながら、対面の打ち合わせと同様にオンライン会議が可能になります。

 

『Zoom』の活用に専門機器は不要で、PCやスマホなどあらゆる端末からWeb会議に参加できます。さらに、Web会議だけでなく拠点間の情事接続や多拠点の従業員がコミュニティを形成する「コミュニケーション拠点」にも『Zoom』活用は有効。無料でも最大40分、最大100人までグループ会議を行えるだけでなく、1対1のミーティングは無制限で使えます。アプリインストールが必要になりますが、その分通信が安定していて、モバイルアプリの使いやすさも好評です。

 

ビジネスチャットツール『Chatwork』

 

メール、電話、会議、訪問など、仕事に必要なコミュニケーションをより効果的にする日本発のビジネスチャットツール。チャットに加え、ファイル添付、ビデオチャット、タスク管理、社外コミュニケーション対応、検索などビジネスに欠かせない機能が基本搭載されているため、総合的なビジネスツールとして活用できます。

 

さらに、プロジェクトや取引先ごとに指定メンバーでチャットルームを作成できるため、案件ごとのやりとりをわかりやすく実行・管理できます。リモートでもチャット感覚でプロジェクトメンバーと気軽にコミュニケーションがとれるので、コミュニケーション不足解消にもつながります。

 

ビジネスチャットツール『Slack』

 

『Chatwork』と同様に多くの企業で使用されている米国発のビジネスチャットツール。タスク管理機能はありませんが、『Chatwork』に搭載されているビデオ通話、音声通話、ファイル添付、メンションなどの基本機能を備えています。外部サービスとの連携、コードの投稿、情報の一元化、ワークフロービルダーなど、Slack独自の特徴もあります。それぞれの特徴を吟味した上で導入するビジネスチャットツールを選定するといいでしょう。

 

オンラインストレージ『Google Drive』

 

様々なデータ対応したオンライン上のファイル保管サービス。インターネットにつながる環境であれば、スマートフォンやパソコン、タブレットなどあらゆる端末からどこでも保存ファイルにアクセスできます。テレワーク でもプロジェクトで共有したい資料やアウトプットを『Google Drive』に保管して共有できるので、円滑な情報共有が可能になります。

 

 

 

リモート環境下でクリエイティブな作業を行う場合

ハイキングウィークのパンフレットの印刷物

Web制作、動画編集、グラフィックデザインなど、クリエイティブなプロジェクトをグループで行う場合、最適なのがAdobe Creative Cloud。Adobe Creative Cloudはクリエイティブな作業を行うために必要なPhotoshop、Illustrator、Dreamweaver、Premiere Proなどの各アドビ製品をサブスクリブションかつオンラインで利用できるサービス。従来型のAdobe Creative Suite(Adobe CS)と比べUI/UXが向上しているため、より効率的に高品質なクリエイティブを制作できます。

 

特に法人には、Creative Cloudが提供するすべての機能に加え、ライセンス管理を容易にするアドミンコンソールやカスタマイズ可能なデプロイツール、エキスパートによるトレーニングやサポートなど、個人版にはない機能やサービスを備えたCreative Cloudグループ版がおすすめ。クリエイティブな作業をグループで行うテレワークを快適かつ効率的に進めることができるでしょう。

 

法人向けCreative Cloudグループ版

 

 

 

Adobe Creative Cloudの導入事例

 

では、Adobe Creative Cloudを導入することで、どんな企業がどんな課題を解決していったのでしょうか。リモート環境下での具体的な導入事例を株式会社ティー・ワイ・オーのご担当者様にお聞きしました。

 

 

事例:株式会社ティー・ワイ・オー

 

■テレワーク中のクリエイティブ作業で、Adobe Creative Cloudをどの様に活用しているのか教えてください。

 

弊社は、コンテンツ制作会社なので、社員それぞれのPCにAdobe Creative Cloudがインストールされております。

リモートワーク中も、実際の映像制作に触れる機会がまだ少ない新入社員や、普段から操作に不慣れな社員を対象に、操作に慣れている先輩がリモートで使い方のレクチャーを行なっています。

 

リモートワーク環境下では、実際の撮影が困難な為、撮影をせずにアニメーションやモーショングラフィック、ストックフォトを使用した映像制作が増えており、自宅にいながら監督やアニメーターや編集スタッフとAdobe Creative Cloudを活用しています。

 

Adobe Creative Cloudなら、場所を選ばずに、皆が連携しながら映像制作がスムーズに進められてとても助かっております。

 

映像制作において、撮影の事前段階で絵コンテという設計図を作成するのですが、いままでは一箇所に集まって作業をしておりました。リモート環境下では、絵コンテライターのイラストをマックオペレーターがPhotoshopで取り込み、画像を加工、Illustratorで絵コンテを作成、そのデータを共有してプロダクションマネージャーが微調整して仕上げるといった作業もすべてネットワーク経由で可能です。

 

ソフトウェアの自動更新により、統一されたバージョンで作業出来きるので、在宅中でも会社と同じ環境で作業をする事が可能です。

 

 

 

まとめ

 

少子高齢化による労働人口減少や新型コロナウイルス感染拡大によって急速に普及しているテレワーク。従業員同士が同じオフィスで作業をするわけではないので、「コミュニケーションの難しさ」をはじめとする課題に悩む人も多いと思います。しかし、SaaSを中心としたクラウド型ツールを導入し、テレワークがしやすい環境を整えればオフィスでの作業と変わらないパフォーマンスを実現できるでしょう。

 

業務効率化やテレワークを支援するツールは世の中に溢れていますが、特にチームでクリエイティブな共同作業を行う場合は、Adobe Creative Cloudの導入がおすすめです。最後にAdobe Creative Cloudの特徴を改めてご紹介しますので、ぜひツール導入の参考にしてください。

 

 

 

<Adobe Creative Cloudの特徴>

・クリエイティブな作業をクララウド環境で行えるため、リモート環境下でもグループ作業を止めることなく進めることができる

・1ライセンスで2台のPCにインストールすることができるので、会社の許諾があれば、自宅のPCにインストールすることで、自宅にいながらオフィス環境と同じように作業が可能(同時起動はできません)

・法人版はいつでも簡単にライセンス割り当ての変更ができ、アドビのアドミンコンソールで一元管理できる。そのため、チームや担当の変更やライセンス追加も簡単にできる

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Photoshop、Illustrator、InDesign、Spark、Acrobat Proなど、アドビのクリエイティブアプリを1つ選択

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