ドキュメントワークフローの自動化がビジネスを加速

ドキュメントワークフローとは何か、またそれを自動化することで仕事にどんなメリットがあるのかをご紹介します。

ベンダーとの契約書、NDA契約書、プロジェクトの入札書など、ビジネスを運営していると、平均的な1日の仕事は文書処理で埋め尽くされます。これまで手作業で文書を処理してきた方なら、同じ作業が繰り返し発生し、混乱を招く作業であることをご存じでしょう。ドキュメントワークフローの自動化で業務を効率化するというのは、当然の戦略です。

ドキュメントワークフローとは?

ドキュメントワークフローとは、関連する承認と署名がすべて揃うまで、文書を組織内で回していくプロセスのことです。ワークフローが完了すると、法的拘束力のある文書が作成され、保存や次のプロセスが可能になります。

実際のワークフローは、その文書や組織の構造によって異なります。例えば、機密保持契約書(NDA)のドキュメントワークフローは次のようになります。

NDA草案を作成して人事部に送ります。

人事部はその文書を確認して必要な調整を行い、法務部に送ります。

法務部は独自の検証を完了し、社内の関係者に文書を回します。

関係者は文書を確認し、受け入れ先に渡します。

最後に、受け入れ先がNDAに署名をして、返送されます。

ドキュメントワークフローを自動化する理由

これらの手順をそれぞれ手作業で行うと、処理が非常に複雑になります。次に誰が受け取るのかを忘れてしまったり、人事異動があれば、文書が使われていない受信トレイに届く可能性が出てきます。また、文書の追跡ができなくなることもあります。

ドキュメントワークフローを自動化すれば、処理プロセスからこういった可能性を取り除くことができます。すべての受信者をあらかじめ設定しておけば、受信者はボタン1つで文書を転送することができます。また、文書をリアルタイムで追跡することができるので、遅延を防ぐことができます。

ドキュメントワークフローを自動化する方法

Adobe Signには、自動化されたドキュメントワークフローを簡単に作成できる、ワークフローデザイナーというツールが搭載されています。受信者の決定と役割の割り当て、文書の進捗状況の確認とリマインダーの送信、ワークフローテンプレートの作成などが可能です。

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