ワークフロー自動化ソフトウェアで効率化

洗練された、時間の節約につながるソフトウェアを通じてビジネスをさらに効率化しましょう。

ワークフローには、まるで配管の詰まりのような問題が発生しがちです。サビやゴミなどがたまると、水道(つまりビジネス)がスムーズに流れなくなります。コミュニケーションの断絶やボトルネック、旧式のテクノロジーなどによってワークフローのスピードが低下します。

ワークフロー自動化ソフトウェアは、すべてをスムーズかつ迅速に進め、進行途中のエラーや故障を減らし、詰まりのない状態にするためのソリューションです。この記事では、ビジネスのワークフローを滞らせない方法をご紹介します。

繰り返し作業を減らす

ここでは、職場において繰り返される、よくある作業例をご紹介します。

印刷や署名などのペーパーワーク

カスタマーサービスメールの送信

クライアントや仕入先情報の入力と更新

これらの作業は、従業員全体の生産性を低下させます。また、繰り返し作業はチームを疲弊させてしまう場合もあります。

ワークフロー自動化ソフトウェアを使用すれば、これらのよくある繰り返し作業をテクノロジーで自動化し、チームの作業時間を短縮することができます。例えば、ワークフロー自動化ソフトウェアの中には、カスタマーサービスに寄せられる問い合わせを分析する機能があります。このソフトウェアは、メッセージに含まれるキーワードを検出し、適切なメールを返信します。これにより、カスタマーサービスチームは、他の問題に対処することができるようになります。

簡単な文書管理

ワークフロー自動化ソフトウェアがどのように機能するかをより分かりやすく説明するために、以下の実例をご覧ください。車の販売代理店では、お客様が車を購入するたびに、書類や署名の管理に多くの時間を費やしています。1回の取引につき、約30枚もの紙の書類と署名が必要なのです。お客様は、書類を受け取り、すべての書類に署名するために販売代理店まで足を運ばなければなりません。

ワークフローを自動化することで、販売代理店は重要な書類をすべてデジタルで管理できるようになります。これによって印刷が不要になり、紙のコストや無駄を削減できるだけでなく、お客様は、自宅(または好きなモバイルデバイス)から書類を確認、署名、送信することができるようになります。

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