電子文書を活用すれば、業務プロセスや書類の保管方法を合理化し、ビジネスパートナーに簡単で安全なアクセスを保証することが可能です。
ここでは、Acrobat Signを使った電子文書の運用方法をご紹介します。
電子文書にサインする方法は？Acrobat Signを使えば簡単で安全な運用が可能
電子文書とは、ソフトウェアで作成された文書
電子文書とは、パソコンなどのソフトウェアを使って作成された文書のことです。紙の文書をスキャナーなどで取り込んだものは、電子化文書と呼ばれて区別されています。
電子文書は、紙のコピーや印刷物に代わるデジタルファイルです。PDFのような電子文書を使えば、チームメンバーが同じオフィスにいても、世界各地に散らばっていても、文書の共有や整理、共同作業を簡単に行うことができます。
電子サインについては、下記の記事で詳しく説明しています。
電子文書を活用するメリット
紙の文書でできることは、電子文書ではより効率的に行うことができます。電子文書の主なメリットとしては、「さまざまな場所から安全にアクセスできること」「保管や更新のコストが削減できること」「検索性が高いこと」の3点が挙げられます。
紙の文書を確認するにはオフィスに行く必要がありますが、クラウドストレージに保管した電子文書であれば、いつでもどこでもアクセス可能です。電子文書を使ったワークフローは安全性が高いため、業務プロセスを円滑に進めることができ、会社の収益に貢献します。電子文書であれば共同作業も簡単になるため、カスタマーサービスの改善や業務プロセスの合理化、ビジネス処理能力の向上も期待できるでしょう。
電子文書を活用してペーパーレスな環境にすれば、費用や物理的な保管スペースを削減できるだけでなく、更新された書類を再印刷するコストを削減できます。
加えて、電子文書では、特定の文字や文章などを検索できるため、業務時間の削減も可能です。
PDFでより確実に書類管理の安全性を確保する方法
電子文書であるPDFを使用することで、契約書、請求書、発注書、人事に関する書類、リリース事項など、機密情報をファイアウォールの内側に保管して、保護することができます。また、ファイルの削除や破損に備えて、バックアップを用意することも容易です。
契約書や機密情報が記載されたデジタルフォームを迅速に処理したいときでも、PDFに電子サインでパスワードを設定し、セキュリティを強化できます。
PDFで電子文書にできるファイルの種類
電子文書の安全性をさらに高めるには、PDFを活用するのがおすすめです。続いては、PDFで電子文書にできるファイルの種類をご紹介します。
ドキュメント
契約書や提案書、ユーザーガイド、原稿など、さまざまなドキュメントをPDFに変換し、電子文書にすることが可能です。
Microsoft Wordで作成したテキストファイルをPDFに変換すると、共有や注釈、サインを行いやすくなります。
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プレゼンテーション
Microsoft PowerPointで作成したファイルやその他のスライドプレゼンテーションも、PDFに変換することが可能です。PDFはコンピュータやモバイルデバイスで簡単に表示できるため、アクセスしやすい形でプレゼンテーションをする相手に送信できます。
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スプレッドシート
数値やデータを確認するには、スプレッドシートを使うのがベストです。スプレッドシートをPDFに変換すれば、デバイスのスクリーンサイズに合わせて表示できるため、密度の高い情報も共有しやすくなります。
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画像
JPGやPNGの画像データをPDFに変換することが可能です。手書き署名を写真に撮影し、PDFに変換するといった活用方法があります。
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電子文書には、電子サインでの署名が便利
電子サインは、契約書や申込書、新入社員雇用フォーム、秘密保持契約書、ベンダー登録書類、提案依頼、許可の変更などの手書き署名と同じ役割を持ちます。
また、電子サインは、ドキュメントにサインした人物や、どこでいつサインされたかを追跡できる情報が保存されています。従来の手書き署名よりも高い安全性が確保され、法的にも有効なので、電子文書には、電子サインでの署名が便利です。
契約書については、下記の記事で詳しく説明しています。
Acrobat Signは電子契約書への署名に使用できます | Acrobat Sign
秘密保持契約書については、下記の記事で詳しく説明しています。
NDA (秘密保持契約)を締結して自社の情報を守る | Acrobat Sign
電子文書にAcrobat Signを活用した事例
電子文書でAcrobat Signを活用することで、さまざまな業務効率化が可能です。続いては、Acrobat Signを活用して作業時間を削減した事例をご紹介します。
Acxiom：Acrobat Signをクライアントや新入社員との契約管理に活用
マーケティング支援サービスを提供しているAcxiomでは、ドキュメントや契約書の手続きをより円滑かつ迅速に行えるよう、一部の部署で電子サインのソリューションを導入。その後、ソリューションをAcrobat Signに切り替え、全部署に展開したことが、成功につながりました。
Salesforceチームは、クライアントとの契約内容の変更を、月に約200件Acrobat Signで処理しています。記録はすべてSalesforceに保管され、契約管理の効率化と可視化を実現しました。
同時に、Acxiomの人材採用チームは、Workdayという人事財務システムとAcrobat Signを連携させ、新入社員との契約業務を迅速に行うことができるようになりました。シニア人事マネージャーのキャシー・ブランドさんによると、「契約関連の管理業務を削減することで生まれた時間は、グローバルな採用活動に再投資して、従業員の要望を支えています」とのことです。
PGi：Acrobat Signで契約締結にかかる時間を削減
PGiは、web会議システムの提供企業から、ビジネスコミュニケーションプロバイダに成長しました。これは、決して簡単なことではなく、企業全体の契約管理システムがなければ、難しいことだったかもしれません。
PGiでは、Salesforceと連携したAcrobat Signを採用したことで、これまで数週間かかっていた契約締結までの時間を、平均33時間削減。また、契約締結のプロセスを可視化することもできるようになりました。
CRMオペレーション＆テクノロジーのITディレクターであるコディ・ロイスターさんは、「Acrobat SignとSalesforceの連携によってワークフローが改善し、プロセスと対応方法のギャップが分析できるようになりました」と言います。
また、PGiはAcrobat Signを使用して社員の契約変更を承認し、さらにヨーロッパの顧客のEU一般データ保護規則（GDPR）の同意を得ています。すべての社員がAcrobat Signで契約変更後の業務内容に同意して署名しており、自分の業績がどのように評価され、どれくらいの報酬を受けているのかを常に把握できるようになりました。
Acrobat Signで電子文書を戦略プランの一部に取り入れる
企業は、将来の計画を立てる際、これまで以上にビジネスの中断を最小限に抑え、継続できるようにする必要があります。また、従業員が急速にリモートワークに移行しているため、セキュリティとコンプライアンスは、これまでになく重要になっています。金融サービスや政府、ヘルスケア、ライフサイエンスなど、規制の厳しい業界では、特にセキュリティ対策は重要です。
電子サインを使えば、たった数回のクリックで、あらゆるドキュメントに電子サインを素早く追加することができます。電子サインで文書の送信や署名、追跡を行うことで、コスト削減や顧客との関係向上に貢献できます。
Acrobat Sign については、下記の記事で詳しく説明しています。
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電子文書またはPDF が開けられて署名された瞬間に、リアルタイムで即座に通知を受け取れます。
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