Adobe Acrobat Sign
電子文書で書類作業を簡単に
電子文書でビジネスプロセスやファイリングシステムを合理化し、ビジネスパートナーにシンプルで安全なアクセスを保証する方法を学びます。
電子文書（e-doc）とは？
電子文書（e-doc）とは、紙のコピーや印刷物に代わるデジタルファイルです。チームメンバーが同じオフィスにいても世界各地に散らばっていても、PDFと同様に、電子文書を使って共有、整理、コラボレーションが簡単になります。電子文書は安全です。どのデバイスからでも、表示、レビュー、サイン、そして進捗状況の追跡が可能です。
電子文書を利用するメリット
紙文書でできることは何でも、電子文書でもっと効率良く行うことができます。紙は常にオフィスにあることが前提ですが、電子文書はクラウドストレージのおかげでいつでもどこでもアクセス可能です。体系化された、いつでも利用できる安全な電子ワークフローで、業務プロセスを円滑に進め、会社の収益を助けます。
ペーパーレスにすると費用や物理的な保管スペースを削減するだけでなく、更新された書類を再印刷する追加コストも削減されます。電子文書であればコラボレーションも簡単になり、カスタマーサービスを改善でき、プロセスの合理化を助け、ビジネス処理能力をスピードアップできます。加えて、電子文書で特定の文字、文章、詳細を検索できるため、時間の削減になります。
PDFを使って書類管理の安全性をより確実にする方法
契約書、請求書、購買依頼、HRフォーム、リリース事項など、機密情報の電子文書をファイアウォールの内側に保管して保護でき、また削除やファイル破損に対してもバックアップを用意できます。ビジネススピードで物事を進めて、契約書や機密デジタルフォームを迅速に処理する時でも、電子サインを行った文書をパスワードでロックしてセキュリティを強化できます。
電子文書の種類
最も一般的なタイプの電子文書をご紹介します。
2. プレゼンテーション
PowerPointファイルや他のスライドプレゼンテーションを変換して、プレゼンテーションを行った後に資料として送信することができます。こうしたファイルは、どのコンピュータやモバイルデバイスでも簡単に表示でき、オーディエンスが情報にもっとアクセスしやすくなります。
3.スプレッドシート
数値やデータはスプレッドシートで確認する方法がベストです。そのデータを スクリーンサイズに合わせて表示できる読みやすいPDFに変換すれば、密度の高い情報を安全に共有することが簡単にできます。
電子文書に関するサクセスストーリーをご覧ください
以下の企業は、電子文書とAcrobat Signで貴重な時間を削減しました。
Acxiom社が透明性の高い契約状況を把握し、オンボーディングを迅速化
Acxiomはデータを世界中のマーケターに提供し、ターゲットを絞った販売やマーケティングキャンペーンを可能にしています。需要は高く、同社は成長の一途にあります。文書や契約書の業務をよりスムーズかつ迅速に行えるよう、Acxiomは数年前に電子サインソリューションの実装を開始しました。Acxiomでは、すべての部署でAcrobat Sign ソリューションに切り替えたことが成功を呼びました。Salesforceチームは Acrobat Signを使用して月に約200件のクライアント変更リクエストを発行していますが、記録はすべてSalesforceに保管されています。
同時にAcxiom の人事部門は、Workdayに統合したAcrobat Sign のソリューションを利用して、新人採用のスピードを速めました。「契約関連の管理業務で削減できた時間は、グローバルな採用活動に再投資して、従業員のニーズをサポートしています」（シニア人事マネージャー、キャシー・ブランド氏）
PGi 社で契約書の完成や修正がスピードアップ
会議サービス会社からビジネスコミュニケーションプロバイダーへと成長を遂げるのは決して楽なことではありませんし、ましてや、全社規模の契約管理システムがなければ非常に大変です。しかし、Salesforce に統合された Acrobat Sign のソリューションを採用してから、PGi はこれまで数週間かかっていた契約締結までの時間を、平均して 33 時間に短縮しました。
PGi は、統合によって契約締結プロセス全体への可視性を初めて得ることができました。「Adobe Sign と Salesforce の統合により、プロセスの中のギャップを示し、ワークフローを改善することでそれにどう対処すべきか、分析できるようになりました」（CRM オペレーション＆テクノロジー担当 IT ディレクター、コーディ・ロイスター氏）
PGi は Acrobat Sign ソリューションを使用して、契約変更を承認し、またヨーロッパの顧客の EU 一般データ保護規則（GDPR）の同意を取得しています。さらに、組織の営業担当者は自分の業績がどのように評価され報酬を受けるかを常に把握しています。それは、新入社員および従来からの社員は、コミッション制と修正版のコミッション条件に、Acrobat Sign ソリューションで署名するからです。
Acrobat Sign で電子文書を戦略計画の一部に取り入れる
企業はかつてないほど、ビジネスの中断を最小限に抑えてビジネスの継続性を維持し、同時に将来に備える必要に迫られています。金融サービスや政府、ヘルスケアやライフサイエンスなど、規制の厳しい業界では、これが特に欠かせません。セキュリティとコンプライアンスは、特に従業員が急速にリモートワークに移行しているため、これまでになく重要になっています。
電子署名の送信、署名、追跡を簡単に行うことで、企業の関係性を向上させます。コストを削減しつつ、顧客やクライアントとの関係を向上させることができます。たった数回のクリックで、あらゆるドキュメントに電子署名をすばやく追加します。
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