契約書によっては、手書き署名が求められる場合があります。手書き署名が求められる場合でも、デジタルのワークフローを通して迅速に署名を得ることができます。
手書き署名がどうしても必要！そんな時も役立つ電子サインのワークフロー
手書き署名とは？
手書き署名とは、本人が手書きした氏名のことです。手書き署名と混同されやすいものに、記名があります。記名は、他人による代筆や、スタンプ、ゴム印、PC、ワープロなど、本人の自筆以外で書かれた氏名のことです。筆跡は人によって異なるため、証拠能力は記名よりも手書き署名の方が高いとされています。
ペーパーレス化が進む中で、手書き署名から電子サインへ移行する動きが強まっています。日本では、2020年に総務省・法務省・経済産業省の連名で公表された「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」により電子サインの法的有効性が明確になりましたが、各団体の内部規定や安心感を理由に、引き続き手書き署名が選ばれる場合もあります。
電子サインの法的な有効性については、下記の記事で詳しく説明しています。
立会人署名方式による電子署名の電子署名法2条1項1号該当性について | Adobe Sign
手書き署名を迅速かつ効率良く処理する方法
Adobe Signでは手書きの署名を画像として保存し電子サインに使う方法もありますが、紙に手書きした署名を効率良く処理することもできます。Adobe Sign の手書き署名ワークフローを使うと、文書の明瞭さを保つことができる上、適切なアクセス制限を設定できます。ここでは電子処理のメリットを生かしながら手書き署名を取得する方法を紹介します。
Adobe Signで、紙に手書きした署名を依頼する方法
- 依頼者が「電子」オプションではなく「手書き」オプションを選択し、署名を依頼します。署名者にはメールで依頼が届きます。
- 依頼メールが届くと、署名者は、署名以外の箇所をデジタルで記入できます。その後、記入した書類をダウンロードし、印刷します。
- 署名者が手書きで書類に署名します。
- 署名者がスマートフォンやほかのデバイスで書類をスキャンしてデジタル化します。無料スマホアプリのAdobe Scanを使うと、高品質のPDFに変換できます。
- 最初に届いた依頼メール内のリンクをクリックすると、ファイルをアップロードするためのインターフェイスが開きます。ファイルをアップロードすれば、作業は完了です。
手書き署名を取得する方法については、下記の記事で詳しく説明しています。
別の方法: あらかじめアカウント設定で許可されている場合、署名者側で電子形式か手書き形式を選択できるようになります。詳しくは下記の記事で説明しています。
手書き署名の取得 - 手書き署名オプションを有効にする方法 | Adobe Sign
Adobe Signで、マウスやスタイラスペン、指を使って電子サインをする方法については、下記の記事で詳しく説明しています。
電子サインの活用方法は？電子サインでコストを削減した事例も紹介 | Adobe Sign
デジタルソリューションでコストを削減
電子サインをはじめとしたデジタルソリューションを実施することで、組織はコストを削減することが可能です。世界50ヵ国に拠点を置くコンサルティング会社であるCapgeminiの調査によると、電子システムやデジタルソリューションを使用している企業は、使用していない企業より収益力が26％高いと報告されています。
電子サインについては、下記の記事で詳しく説明しています。
電子サインは法的に有効？ もちろんです | Adobe Sign
Capgeminiの調査については、下記の記事で詳しく説明しています。
We respect your privacy | Capgemini
電子サインへの移行事例
書類に手書きで署名する場合は、時間、労力、費用がかかります。下記で紹介する行政機関や企業では、電子サインを導入したことで、すべての関係者が業務速度を上げ、無駄な時間を削減することができました。
Police ICT：年間約2万5,000時間を削減
かつて、イギリス警察は証人と実際に会って、証人の陳述が記載された書類に署名をしてもらう必要がありました。Adobeは、イギリスの法執行機関を支援する企業であるPolice ICTと提携し、業務処理の合理化とデジタル化に協力。イギリス警察は、電話で証人と話し、手書き署名ではなく本人の陳述を確認する電子サインをすることで、会議の準備をできるようになりました。
電子サインに移行することで、イギリス警察では年間約2万5,000時間を削減することができました。
CXC：契約管理時間を月28時間短縮
CXCは、オーストラリアの人材管理会社です。数年で急速に拡張したため、2,000人以上の契約者をできるだけ早く登録する必要が生じました。
その業務フローに電子サインを取り入れることで、CXCは契約管理時間を月28時間短縮。急速な拡張に伴う手間を削減し、スムーズに成長することができました。
Adobe Signで手書き署名を活用しよう
Adobe Signは、手書き署名を簡単に電子サインのワークフローに取り入れることができ、主要なビジネスソフトウェアにもシームレスに同期できます。
また、Adobe Acrobat Pro DCを使えば、必要事項を入力して電子サインを追加できるPDFを作成できるため、書類作成にかかる時間もコストも削減できます。
電子サインについては、下記の記事で詳しく説明しています。
Adobe Signについては、下記の記事で詳しく説明しています。
その他のおすすめ...
オンライン契約書を用いて署名を回収し、契約ワークフローをスピードアップする方法を知る。
