문서 및 파일 디지털화로 얻을 수 있는 10가지 이점
디지털 문서를 이용하면 업무가 더욱 수월해집니다. 협업 향상에 도움이 되는 문서 디지털화를 통해 얻을 수 있는 10가지 이점을 확인해 보세요.
문서를 디지털화해야 하는 이유
문서를 디지털화하면 다양한 이점을 얻을 수 있습니다. 다음과 같은 이점을 통해 비즈니스를 강화하세요.
- 풍부한 스토리지 용량 — 파일 캐비닛에서 벗어나 하나의 하드 드라이브에 모든 문서를 저장할 수 있습니다.
- 간편한 접근성 — 캐비닛을 살펴볼 필요 없이 파일 폴더에서 원하는 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 여러 사람이 동시에 문서를 검색할 수도 있습니다.
- 빠른 파일 검색 — 수많은 폴더를 뒤적거리지 않고, 검색 창에 원하는 파일명을 입력하여 즉시 찾을 수 있습니다.
- 간편하고 신속한 협업 — 동료와 공유할 파일 사본을 만들지 않아도 됩니다. 멀리 떨어져 있더라도 이메일로 보내고 실시간으로 협업할 수 있습니다.
- 효율적인 구성 — 캐비닛에 넣을 수 있는 파일의 수는 제한적이지만, 하드 드라이브는 그렇지 않습니다. 훨씬 더 많은 수의 파일을 보관할 수 있습니다.
- 철저한 보안 — 자물쇠와 열쇠가 필요 없습니다. 암호화를 통해 문서를 안전하게 보관할 수 있으며, 암호 없이는 문서에 액세스하기가 어렵습니다.
- 리소스 절약 — 종이와 토너를 구매하지 않아도 되므로 비용을 절감할 수 있습니다.
- 환경 친화적 — 종이가 낭비되지 않으므로 환경에 이롭습니다.
- 신속한 데이터 복구 — 예기치 못한 상황으로 인해 문제가 발생하더라도 파일을 빠르게 복구할 수 있습니다. 종이 문서는 분실되거나 훼손되면 복구할 수 없습니다.
- 긴 파일 수명 — 종이 문서는 시간이 지남에 따라 낡아지지만, 디지털 문서는 영구히 보존할 수 있습니다.
디지털 문서로 변환하는 방법
디지털 문서로 변환하고 싶으신가요? Adobe Acrobat DC를 사용하면 수월합니다. 모바일 카메라로 문서를 스캔한 다음, 공유 가능하고 관리하기 쉬운 디지털 문서로 변환하세요.
이외에도, 온라인에서 PDF로 작업하는 다양한 방법이 있습니다. Acrobat DC를 통해 문서 관리 방식을 간소화하는 방법을 알아보세요.