페이퍼리스를 실현하는 방법

2020년대, 전 세계는 코로나 펜데믹을 전후로 다양한 변화 속에 놓여 있습니다. 기후 위기와 탄소중립 이슈가 대두되었고, 모든 기업에서 ‘지속가능경영’은 빼놓고는 말할 수 없는 화두가 되었습니다. 동시에 원격 및 하이브리드 근무가 확대되며 떠오른 메타버스, 다양한 산업에서 혁신을 가져오는 AI와 같은 첨단 기술은 하루가 다르게 발전하는 모습입니다. 이러한 환경적 변화와 디지털 혁신이 합쳐져, 다양한 분야에서 라이프 스타일에 변화가 일어나고 있습니다.

환경경영 이슈와 디지털 기술 발전이 결합하며 떠오른 것이 바로 페이퍼리스 트렌드입니다. 종이 문서 대신 디지털 형식으로 문서를 저장하는 등, 업무 환경에서 종이 사용을 최소화하는 방식을 말합니다. 페이퍼리스에 최적화된 애크로뱃 프로그램에 주목해보세요. PDF 변환 및 PDF OCR 등 디지털 문서 편집에 특화되어, 종이 문서 디지털화와 문서 관리 시스템 구축에 가장 효율적인 프로그램입니다.

새로운 업무 환경, 페이퍼리스 트렌드

페이퍼리스란 페이퍼(Paper)와 리스(Less)의 합성어로 ‘종이가 없는 것’을 뜻합니다. 최근에는 많은 기업에서 ‘종이 없는 사무실’을 지향하는 용어로 사용되고 있습니다. 디지털 기술이 발달함에 따라 기존의 종이문서 기반 업무를 전자문서로 대체하는 경향입니다. 기업은 페이퍼리스 환경을 통해, 운영 비용을 절감하고 정보 보안을 강화하며, 환경 보호에 기여하여 지속가능경영을 실천할 수 있습니다.

코로나 펜데믹과 함께 비대면, 하이브리드 업무 모델이 보편화되었습니다. 이에 페이퍼리스의 확산 속도 역시 빨라지고 있는데요. 비대면 업무가 일상화되며 전자문서의 활용이 크게 증가했습니다. 이제는 일상에서도 흔히 볼 수 있는 예시로 전자결재 시스템을 들어볼 수 있습니다. 과거에는 업무 추진을 위해 결재 내용을 인쇄하고 직접 대면으로 서명을 받아야 했지만, 최근에는 전자 서명 시스템으로 비대면 결재 후 회사 서버에 저장하는 것이 보편화되었죠. 이러한 페이퍼리스 기반의 문서 관리 시스템은 인쇄 용지 비용을 절감할 뿐 아니라, 무겁고 부피가 큰 종이 문서 보관 부담을 줄이고, 문서 보안을 강화하여 안전성을 높입니다.

이처럼 다양한 장점을 바탕으로 확산되는 페이퍼리스. 디지털 문서 편집 프로그램 애크로뱃을 활용하면 페이퍼리스 환경을 성공적으로 구축할 수 있습니다.

디지털 전환 시대, 페이퍼리스의 시작

인쇄 용지 광고를 한 번 떠올려보세요. 정장을 입은 사람이 프린터 기계에서 복사나 프린트를 하는 모습. 이것이 기존 종이 중심 업무 환경의 전형적인 모습이었습니다. 그러나 종이 중심 문화는 기업과 환경 모두에게 부담을 주는 문제가 있었습니다.

한국 인터넷진흥원 전자 문서 사업 실태조사(2016)에 따르면, 한 은행에서 연간 발행하는 종이 문서는 약 1억 장이라고 합니다. 이는 30평대 아파트 20채를 가득 채우는 양으로, 박스로 환산하면 무려 73,000개의 보관 박스가 필요한 규모입니다. 현재 우리나라의 기업 및 금융기관은 종이 문서의 유통과 보관 비용에 연간 1조원 이상을 소요하고 있습니다. (출처: 기획재정부 블로그)

종이 없는 사회로의 원활한 전환을 위해, 정부는 2020년 12월 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’을 개정하며 전자 문서의 효력을 강화하여 활용 범위를 넓혔습니다. 해당 법 개정을 통해, 정부는 52억 장에 달하는 종이문서 보관 비용을 절감하고, 탄소중립에 기여할 것을 기대하고 있습니다.

관공서에 직접 갈 필요 없이 서류를 발급받을 수 있는 정부 24, 학교의 종이 기록을 대체하는 교육행정정보시스템 나이스 등, 정부는 다양한 플랫폼을 개발하여 행정 및 공공기관 업무를 디지털화하고 종이를 절감하려 노력하고 있습니다.

페이퍼리스가 꼭 필요한 이유

그렇다면 정부까지 이렇게 적극적으로 페이퍼리스 전환에 나서는 이유는 뭘까요? 페이퍼리스는 단순히 종이 사용을 절감하는 것을 넘어, 환경과 비용, 효율 면에서 현대사회에 더 적합한 모델이기 때문입니다.

• 환경 보호

종이 사용을 줄이면 생산에 소모되는 나무를 보호할 수 있습니다. 평균적으로 종이 1톤을 생산하기 위해서는 약 2~3톤의 나무가 필요합니다. 종이 대신 디지털 환경을 적극 활용하면, 나무 소모는 물론 생산, 유통하는 과정에서 발생하는 에너지를 절약하여 환경 보호에 기여할 수 있습니다.

• 비용 절감

기업은 페이퍼리스를 통해 종이 구입과 저장 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 디지털화된 문서는 문서 관리 시스템을 통해 관리가 가능하여, 관리의 자동화로 인건비 절감이 가능합니다.

• 업무 효율성

디지털 문서는 필요 시 즉각 검색 및 공유가 가능합니다. 필요 시 긴 문서에서 텍스트를 찾거나 필요한 부분을 발췌하는 작업에도 용이합니다. 업무 상 협업이 용이해지고, 작업 시간을 효율적으로 단축할 수 있습니다. PDF 변환 사이트 애크로뱃 온라인을 활용하면 디지털 문서를 PDF 파일로 변환하고 저장할 수 있습니다. 종이로 인쇄된 보고서는 PDF OCR을 활용해서 디지털화 해보세요. 손쉽게 이미지에서 텍스트를 추출하고, 작은 글씨까지 인식하여 텍스트로 변환해줍니다.

• 보안 강화

디지털 데이터는 암호화와 각종 제어를 통해 보호할 수 있어, 종이 문서보다 더 안전하게 관리할 수 있습니다.

페이퍼리스 도입 사례

페이퍼리스 환경을 실제로 도입한 몇 가지 사례를 함께 소개합니다. 다양한 기업들이 페이퍼리스 트렌드에 동참하고 있습니다.

• SM 엔터테인먼트

국내 주요 엔터테인먼트 기업 SM 엔터테인먼트는 온실가스 배출 저감을 위한 페이퍼리스 오피스를 지향하고 있습니다. 페이퍼리스 및 스마트워크 업무 환경을 조성하여, 환경 경영을 실행하고 지속가능경영을 모색하고 있습니다. (출처: SM엔터테인먼트 2022년 지속가능경영보고서)

• 신세계아이앤씨

신세계아이앤씨는 10여 년 전부터 신세계백화점과 이마트의 기존 종이 영수증을 모바일 영수증으로 변경해왔습니다. 종이 영수증 사용을 줄인 결과, 2억원의 비용 절감과 동시에 약 1천400리터의 물과 약 3천 그루의 나무를 절약할 수 있었습니다.

애크로뱃 프로그램의 다양한 기능 알아보기

어도비 애크로뱃은 디지털 문서 작업에 필요한 모든 툴을 제공해 페이퍼리스 환경을 구축하는데 적합합니다. 손쉬운 문서 편집부터, 공유, 문서 추적까지 안전하게 진행할 수 있습니다.

애크로뱃 프로그램의 PDF 변환 기능
회사에서 자주 사용하는 마이크로소프트의 엑셀, 파워포인트 등 다양한 포맷의 파일을 PDF 파일로 변환할 수 있습니다. 온라인 애크로뱃으로 PDF 변환 작업하면, 프로그램 설치 없이도 파일 변환이 가능하고, 이어서 추가적인 PDF 편집을 바로 작업할 수 있습니다.

1. 어도비 애크로뱃 온라인 접속 > [변환] > [PDF로 변환] 선택

2. 파일 드래그 앤 드롭 > 문서 PDF 변환 완료

3. [편집] 탭 선택 > 다양한 PDF 편집 도구로 문서 수정

이미지에서 텍스트를 추출하는 PDF OCR 기능
종이 문서로 작성된 중요한 서류도 디지털화 하고 싶다면 걱정하지 마세요. PDF OCR 기능으로 손쉽게 텍스트 인식까지 가능한 문서로 변환이 가능합니다.

1. 어도비 애크로뱃 온라인 접속 > [변환] > [OCR로 텍스트 인식] 선택

2. 텍스트 인식할 이미지 파일 파일 드래그 앤 드롭

3. [텍스트 인식] 선택

4. 이미지 문자 인식을 통해, 이미지 파일이 텍스트로 변환. 작은 글씨도 텍스트로 인식하며, 편집 작업도 가능합니다.

어도비 애크로뱃에서 제공하는 [스캔 및 OCR] 기능은 작은 글씨까지 인식 가능하여, 아주 작은 글씨도 이미지에서 추출하여 텍스트로 변환할 수 있습니다. 검토하기 기능을 활용하면 오타 등의 텍스트 오류를 발견하고 수정할 수도 있습니다. 각종 종이 문서를 PDF OCR 기능으로 디지털 텍스트로 변환해보세요.

애크로뱃 프로그램을 활용하여 페이퍼리스 환경 구축하기

이렇게 애크로뱃은 PDF 변환, PDF OCR 서비스 등 다양한 기능를 기반으로 종이 문서를 디지털화할 수 있습니다. 텍스트 인식이 가능한 OCR 기능은 기존 종이 문서를 즉시 텍스트 형태로 활용할 수 있도록 지원합니다. 뿐만 아니라, 디지털 문서를 어도비 클라우드에 저장하면 기기와 장소에 관계없이 내용 확인 및 작업이 가능합니다.

뿐만 아니라 애크로뱃은 별도의 설치 없이도 온라인 페이지를 통해 손쉽게 기능을 사용할 수 있도록 온라인 서비스를 제공하고 있습니다. 또한 프로그램을 통해서 온라인 이상의 다양한 고급 옵션을 제공하며, 고급 문서 편집까지 가능하게 하므로, 페이퍼리스 환경에서도 효율적인 업무가 가능하게 합니다. 애크로뱃 무료체험으로 페이퍼리스를 실현해보세요.