PDF로 업무생산성을 높이는 4가지 방법

종이 대신 디지털 문서가 중심이 되는 업무 환경, 페이퍼리스가 새로운 표준으로 떠오르고 있습니다. 이런 환경에서 어도비 애크로뱃은 전자문서 생성, 공유, 편집 기능을 제공하여 이러한 변화에 대응할 수 있도록 지원하고 작업의 효율성과 업무생산성을 한층 높여주는 역할을 하고 있습니다.

업무생산성을 위한 페이퍼리스 문화

페이퍼리스(Paperless)는 말 그대로 종이를 사용하지 않는다는 뜻으로, 종이 대신 디지털 기술을 활용해 문서와 데이터를 관리하고 처리하는 방식을 말합니다. 주로 업무 환경에서 사용하는 문서를 전자화하여 디지털 기기로 저장, 공유, 편집하는 것이 핵심입니다.

한국과학기술연구원(KIST)는 전자계약 솔루션을 도입하여 계약서 작성부터 체결, 보관 및 관리까지 전 과정을 디지털화 하였으며 이를 통해 업무에 소요되던 비용과 실감을 절감하고, ESG 실천 성과를 개선하였습니다. 하나은행은 수출 업무 처리에 자체 개발한 OCR 변환 프로그램을 도입하여 비정형화된 수출 서류를 자동으로 인식하고 처리하는 시스템을 구축하였습니다. 이를 통해 수출 서류 처리의 정확성과 효율성을 높였습니다.

금융, 제조 등 다양한 산업 분야에서 어도비 애크로뱃을 활용하면 별도의 프로그램 없이도 업무 흐름을 효율적으로 개선할 수 있습니다.

디지털 업무 환경의 도입과 PDF의 중요성

페이퍼리스의 첫 사례는 1986년, 미국 국세청은 전자 신고 시스템입니다. 국세청은 세금 보고를 디지털 방식으로 처리해 종이 문서를 줄이고 세금 신고와 검토의 속도를 크게 향상시킨 사례로 평가됩니다. 이처럼 디지털 업무 환경이 도입되면서 PDF 문서의 중요성이 강화되었습니다. 하지만 갑작스러운 변화 때문에 업무 상 전자문서를 관리하는 것이 어려운 경우도 빈번히 발생하고 있습니다.

특히, HR 직무는 기업 내 구성원의 채용, 평가, 교육, 복지 등 다양한 영역을 관리하는 중요한 역할을 맡고 있으며, 이와 관련해 방대한 양의 문서를 처리하게 됩니다. 면접 및 채용 기록, 근로 계약서, 인사 관리 문서, 급여 문서, 조직도 관리 등의 다양한 문서들을 아래에 소개할 4가지 기능을 활용하면 효율적으로 관리할 수 있으며, 업무 흐름 또한 크게 개선될 것입니다.

HR 직무의 업무 플로우 개선을 도와주는 애크로뱃의 4가지 기능

신규 입사자 및 기업 간 계약서 작성을 지원하는 디지털 서명 기능

근로계약서 작성에서 핵심적인 부분은 서명입니다. 본인임을 증명하기 위해 자필 서명이 필요하며, 이 때 어도비 애크로뱃의 PDF 서명 기능을 활용하면 자필 서명도 디지털 방식으로 간편하고 안전하게 처리할 수 있습니다.

전자 서명 만들기

1. 모든 도구에서 채우기 및 서명 선택
2. 서명 추가 선택

자필 서명하기

3. ‘그리기’ 선택
4. 자필 서명 작성
5. 적용 클릭

서명 위치 정하기

6. 서명 놓을 위치 클릭 후 사이즈 조정

스캔한 문서에서 텍스트 인식 및 편집을 도와주는 OCR 변환

앞서 소개한 전자계약 외에도 스캔된 이미지 파일로 계약서를 전달 받는 경우가 종종 있습니다. 이때 계약서의 내용에 오류가 있거나 수정이 필요할 때가 있는데, 예를 들어, 직원의 근로 시작일, 급여 조건 등이 잘못 기입된 계약서나, 직원의 부서 변경 후 기존 계약서를 수정해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 이런 상황에서 온라인 애크로뱃의 OCR 기능을 활용하면, 스캔된 이미지를 텍스트로 변환하여 빠르고 정확하게 수정할 수 있습니다.

애크로뱃은 스캔한 문서에서 텍스트를 자동으로 추출하고, 편집 가능한 PDF로 변환해 줍니다. 이를 통해 계약서나 인사 문서에서 발생할 수 있는 오류들을 쉽게 수정하고, 문서 수정 후 다시 PDF로 저장할 수 있어 HR 업무의 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 텍스트를 편집할 수 있는 상태로 만들기 위하여 이미지를 PDF로 먼저 변경해주도록 하겠습니다.

OCR PDF 변환하기

1. 온라인 어도비 애크로뱃 > ‘PDF로 변환’ 클릭
2. PDF로 변환이 필요한 파일 드래그 앤 드롭

OCR PDF 저장하기

3. ‘자세히 보기’ > ‘이 파일 다운로드’ 클릭
4. PDF 형식 선택
5. ‘PDF 다운로드’ 클릭

이제, 텍스트 및 이미지 편집 기능으로 잘못 작성된 계약서의 텍스트를 수정해주도록 하겠습니다. 이 기능 또한 다운로드 없이 온라인 애크로뱃에서 파일을 불러와 수정이 가능합니다.

OCR 텍스트 편집하기

1. 온라인 어도비 애크로뱃 > ‘텍스트 및 이미지 편집’ 클릭
2. 텍스트 수정을 할 PDF 파일 드래그 앤 드롭

불러오기 만으로도 모든 텍스트가 수정이 가능한 PDF 파일로 변환되며 더블 클릭만으로도 간단하게 수정이 가능합니다.

OCR 텍스트 추가하기

1. ‘편집’ 클릭
2. 텍스트 변환이 필요한 박스 더블 클릭 > 텍스트 수정

OCR PDF 수정본 저장하기

3. ‘자세히 보기’ > ‘이 파일 다운로드’ 클릭
4. PDF 형식 선택
5. ‘PDF 다운로드’ 클릭

높은 보안성으로 문서를 안전하게 보호해주는 PDF 암호화 기능

작성한 계약서나 민감한 개인정보가 포함된 문서들이 유출되진 않을까 걱정된다면 PDF 암호화를 통해 보안성을 강화할 수 있습니다. PDF 암호화 기능을 활용하면 문서의 열람 제한, 편집 제한 등 세부적인 보호 설정이 가능해집니다. 이때, 강력한 보안을 위해서는 영문, 숫자, 특수문자를 조합하여 암호를 설정하는 것이 중요합니다.

PDF 암호화하기

1. 모든 도구 > PDF 보호 클릭
2. 암호로 보호 클릭
3. ‘보기’ 작업 선택
4. 암호 입력
5. 적용 클릭

이처럼 암호가 설정되면, 문서 하단에 암호를 사용하여 파일이 보지 못하도록 보호된다는 안내 문구가 표시됩니다.

이외에도 간편한 문서 작업들을 도와주는 온라인 애크로뱃

위에서 소개한 기능 외에도, 온라인 애크로뱃에서 제공하는 다양한 기능을 활용하면 HR 직무에서 필요한 업무들을 더욱 효율적으로 처리할 수 있습니다. 그 기능들 중 몇 가지를 소개해드리도록 하겠습니다.

• ‘코멘트 추가’ 기능은 문서에 직접 메모, 강조 표시, 도형 등을 추가하여 원활한 소통이 가능하도록 지원하는 기능입니다. 이 기능을 활용하면 문서를 직접 수정하지 않고도 특정 위치에 의견을 남길 수 있어 실수나 오해를 줄임으로써, 효율적인 커뮤니케이션이 가능합니다.
• ‘페이지 번호 매기기’ 기능은 다수의 페이지로 구성된 문서의 가독성을 높이고 체계적으로 정리할 수 있게 하는 기능입니다. 페이지 번호를 추가함으로써 문서 내 특정 위치를 쉽게 찾을 수 있어 시간도 절약할 수 있습니다.
• ‘PDF 병합 및 분할’ 기능은 여러 PDF 파일을 하나로 합치거나, 단일 파일을 페이지 별로 분할할 수 있어, 문서 관리를 더욱 편리하게 해주는 기능입니다. 예를 들어, 동일한 내용의 계약서를 여러 건 작성할 때, 필요한 부분만 분할하여 다른 계약서에 병합하면 작성 시간을 효과적으로 절약할 수 있습니다.

갑작스러운 페이퍼리스 업무 환경이 도입된다고 하더라도 어도비 애크로뱃의 계약서 작성, 전자 서명, 암호화 기능을 활용하면 더욱 효율적으로 문서를 관리할 수 있습니다. 업무생산성을 위한 어도비 애크로뱃을 다운로드하고, 애크로뱃 무료체험을 통해 이 모든 기능을 직접 경험하고 구독해보세요.